1.4. Принципы формирования логистической информации

Для того чтобы логистическая информация адекватно отвечала требо­ваниям логистических систем и эффективно поддерживала процесс управ­ления и оперативного контроля, она должна опираться на соответствую­щие принципы, заложенные в основу ее формирования:

• доступность;

• точность;

• своевременность;

• оперативность реагирования на сбои и отклонения;

• гибкость;

• наглядность.

Доступность. Прежде всего важна легкость доступа к логистической информации.

В частности, любой организации постоянно нужна информация о прохождении заказов и наличии запасов. Сведений такого рода обычно бывает в изобилии, но они либо хранятся на бумажных носителях, либо их трудно извлечь из компьютерной памяти из-за несогласованности ведения баз данных.

От быстрого доступа к информации зависят отзывчивость к запросам потребителей и возможность совершенствования управленческих решений. Так, потребитель в любой момент вправе потребовать, чтобы его оповестили о наличии запасов и перспективах исполнения его заказа. Но у доступности информации есть и другой, более общий аспект: нередко необходима информация о состоянии заказов вне связи с конкретным менеджером, клиентом или местом, где происходит обработка того или иного заказа. Децентрализованность логистических операций требует, чтобы информация была доступна для считывания и обновления из любого места страны и даже мира. Это позволяет уменьшить неопределенность хозяй­ственной деятельности, планирования и управления.

Точность. Логистическая информация должна точно отражать и теку­щие значения, и динамику функциональных показателей, таких как про­хождение заказов и уровень запасов.

Для бесперебойной работы системы логистики нужно, чтобы оценки запасов, выдаваемые информационной системой, совпадали с фактиче­ским уровнем не менее чем на 99%. Если такой степени точности достичь не удается, приходится держать страховые запасы, которые выполняли бы роль буфера для защиты от неопределенности. Как и в случае с доступно­стью, более высокая точность информации уменьшает неопределенность и потребность в запасах.

Своевременность. Своевременность измеряется промежутком време­ни между моментом, когда происходит какое-либо событие, и моменте когда оно находит отражение в информационной системе.

Например, в некоторых ситуациях системе требуются часы или даже чтобы опознать новый заказ как реальный запрос на поставку, и все из-за того что заказ не всегда попадает непосредственно в базу данных о предъявленном спросе. Из-за такой задержки в распознавании предъявленного спроса эффективность планирования снижается, а объем запасов увеличивается.

Другой пример того, как важна своевременность, связан с обновлением информации о составе запасов, когда продукция переходит и «незавершенки» в разряд «готовых продуктов». Даже если товарно-материальный поток непрерывен, информация может обновляться с интервалами — ежечасно, в конце смены или в конце рабочего дня. Лучше всего, естественно, обновлять информацию в режиме реального времени, но это не самое простое решение: оно требует очень тщательного ведения базы данных. Своевременности обновления информации способствуют штриховое кодирование, сканирование и электронный обмен данными (см. разд. 4 данной главы).

Своевременность информации важна не только для оперативного управления запасами, но и для управленческого контроля, осуществляемого на основе ежедневных или еженедельных отчетов. Своевременный контроль позволяет вносить коррективы в работу, когда еще есть время исправить ситуацию или минимизировать убытки. В общем, своевременная информация сокращает неопределенность и помогает вовремя выявлять проблемы, что уменьшает потребность в запасах и способствует принятию более надежных решений.

Оперативность реагирования на сбои и отклонения. Несмотря на постоянное повышение уровня автоматизации информационных систем, многие из них требуют, чтобы решения в экстремальных ситуациях прини­жались менеджерами самостоятельно, в результате анализа и интуиции. Причина в том, что предпосылки многих решений неформализованы, по­этому их принятие не может обойтись без активного участия пользователей информационной системы. Лучшие ЛИС умеют обнаруживать такие «экстренные» ситуации автоматически. Благодаря этому менеджеры име­ют возможность сосредоточить внимание на наиболее трудных и не под­дающихся автоматическому решению задачах. Пример такого «системно­го» подхода к выявлению экстренных ситуаций приведен в табл. 8.1.

Как видно из таблицы, перечень экстренных ситуаций содержит информацию о заказах на пополнение складских запасов, об экспедировании заказов и об изменении сроков поставок, т. е. все, что нужно для эффективного управления запасами. По каждому продукту указаны состояние (объем) имеющихся запасов, срочность их пополнения и даты исполнения заказов. Такого рода оповещение об исключительных ситуациях позволяет менеджерам заниматься анализом важных и сложных проблем, действительно требующих их внимания, а не тратить время на их выявление.

Дополнительными примерами исключительных ситуаций, которые должна бы обнаруживать ЛИС, являются очень крупные заказы, продукция с нулевым или очень малым уровнем запасов, задержка отправки или падение производительности. В общем, по-настоящему хорошая система логистической информации должна обладать способностью выявлять все исключительные ситуации, для чего она должна уметь опознавать реше­ния, требующие внимания менеджеров.

Гибкость. Способность удовлетворять информационные потребности как пользователей, так и конечных потребителей. Информационная систе­ма должна представлять данные в соответствии с особыми запросами потребителей. Например, клиенту может понадобиться, чтобы счет-фактура агрегировал все платежи по географическому или иным признакам. Ком­пания розничной торговли А, скажем, хочет получать счета-фактуры по поставкам в каждый отдельный магазин, а сходная компания Б предпочи­тает, чтобы счет-фактура отражал сумму поставок во все магазины компа­нии. Гибкая информационная система в состоянии выполнить требования всех клиентов. Структура информационной системы должна предусматри­вать возможность своего развития в ответ на периодически возникающие потребности предприятия, причем совершенствование без чрезмерных расходов и без полной замены программного обеспечения.

Наглядность. Выходные документы и отчеты должны быть должным образом оформлены, т. е. содержать нужную информацию и в нужной форме.

Например, ЛИС часто выдают на монитор диаграмму, отражают наличие какого-то продукта в отдельном распределительном центре. Такая подача данных означает, что клиентам при поиске источника снабжения нужно просмотреть информацию о наличии этого продукта во всех распределительных центрах компании. Скажем, если их пять, то нужно рассмотреть и сопоставить пять диаграмм. При разумном оформлении экранного изображения информация о наличии продукта во всех пяти распределительных центрах будет размещена на одной картинке, что намного облегчает потребителям задачу поиска.

Другим примером является распечатка или изображение на мониторе, содержащие всю информацию, нужную для принятия решения. Так, требуется одновременно показать величину наличных запасов, прогноз спроса на 12 недель вперед и запланированные на ближайшие 12 недель поступления какого-либо продукта.

Резюмируя вышесказанное, следует сказать, что в логистике информация является одним из ключевых факторов сохранения конкурентоспособности. Сегодня для этого мало просто иметь логистическую информационную систему. Конкурентоспособность в настоящем и в будущем обеспечит лишь такая информационная система, которая способна предоставить информационную поддержку не только базовых логистических операций, и управленческого контроля, анализа оперативных решений и стратегического планирования. В правильно организованной ЛИС информация должна быть легкодоступной, точной и своевременной. К тому же система должна оперативно реагировать на сбои, быть гибкой и выдавать инфор­мацию в удобной для пользования (наглядной) форме.