§ 3. Некоторые вопросы источниковедческой обработки делопроизводственной документации

Для изучения делопроизводственной документации как источ­ника по истории советского общества применимо большинство при­емов и методов, выработанных по отношению к комплексам дело­производственной документации предшествующих периодов. Но при этом необходимо учитывать и ряд особенностей, которые выте­кают из общих закономерностей развития систем делопроизвод­ственной документации и ее отдельных разновидностей в советский период.

Проблемы истории советского общества широки и многоплановы. Решение многих из них требует обобщения большого конкрет­но-исторического материала, использования комплексов делопро­изводственной документации, сосредоточивающих огромную массу сведений по различным аспектам социально-экономического, по­литического и культурного развития страны. Источниковедческое изучение делопроизводственной документации предусматривает поиск и выявление круга необходимых документов, критический анализ содержащихся в них сведений, разработку обобщенных ме­тодов их использования, оценку, сопоставление, обработку, интер­претацию и формулирование выводов исследования.

В источниковедческом анализе важно учитывать обстоятельст­ва возникновения документов, цели, для которых они составля­лись. Это решающим образом влияет на определение степени их пригодности для исследования. В процессе анализа содержания ну­жен исторический подход. Необходимо составить общее представ­ление, насколько документы полны, надежны, доступны, какова степень их сохранности, насколько они репрезентативны для целей исследования. В комплексах делопроизводственной документации могут быть существенные пробелы, обусловленные как объективны­ми, так и субъективными причинами. Так, значительные объемы документов были утрачены в годы гражданской и Великой Оте­чественной войн, несмотря на меры, которые предпринимались для их спасения. В самом делопроизводстве документы могут посту­пать на хранение с перерывами, быть неполными, непредставительными. В процессе своей работы над документами историк должен предусматривать возможности дальнейшего поиска и обнаружения новых документов. Нужно также учитывать доступность докумен­тов. Наибольшие трудности связаны с получением личных доку­ментов, так как это может затрагивать интересы живущих ныне людей. К тому же личные документы хуже сохраняются. Офици­альные документы, получившие общественное признание, более до­ступны. Многие из них публикуются в периодической печати, в специальных сборниках.

Делопроизводственная документация как исторический источ­ник не исчерпывает всего многообразия явлений действительности. Документы обычно меньше рассказывают о самом процессе дея­тельности. Они чаще указывают на ее необходимость или резуль­таты, но меньше говорят о мотивах деятельности, о различных пе­рипетиях, нюансах и других субъективных моментах. Поэтому изучение сведений документов нужно дополнять данными, извле­ченными из других видов источников.

Спецификой делопроизводственной документации как вида ис­точников является ее объективно-функциональный характер. Ее материалы нередко обеспечивают более высокую степень надеж­ности и обоснованности исторических знаний, чем другие виды ис­точников. Однако это еще не значит, что объективная истинность сама по себе вытекает исходя из официального служебного харак­тера документов. Направленность, замысел и задача документа, отображенная в нем временная и пространственная ситуация, ав­тор, заказчик, характер представления исходных данных как в смысле теоретических позиций, так и в смысле метода, стиля, объ­ема, формы и точности изложения являются важными признаками в определении достоверности и пригодности всех, в том числе и официальных служебных документов.

Попавшие в поле зрения историка документы могут иметь лишь частичное значение для решения поставленной задачи. В процессе исследования необходимо стремиться к выявлению таких комплек­сов документов, которые доказательно отображали или предполо­жительно могли бы отобразить соответствующие задачам исследо­вания исторические обстоятельства. Но в силу закономерностей отложения и закрепления документации, в силу возможных пробе­лов в ней в исторической науке правомерно существование так на­зываемого неполного знания. Анализ отдельных документов в ряду утраченных может представлять значительный интерес. При этом следует отчетливо представлять ограниченную роль данного доку­мента в более широком историческом контексте. Отталкиваясь от сведений документов, историк прибегает к догадке, интуиции, опи­раясь на свой предшествующий опыт и знания.

При работе с документами по истории советского общества приходится сталкиваться с проблемой иного рода: документов, ко­торые можно привлечь для работы, слишком много, а их содержа­ние по формальным критериям одинаково. Необходимо решить, каким должен быть минимальный объем привлекаемых к исследованию документов. Разработка методики исследования обширных комплексов документации является весьма актуальной для источ­никоведения истории советского общества.

Важность и значимость документов при их отборе определяет­ся в зависимости от целей и задач исследования. Если взять кон­кретный документ и попытаться проанализировать, сколько в нем содержится информации, важной для историка, то из этого ниче­го не получится. Так, простое перечисление вопросов, обсуждав­шихся в протокольной документации того или иного органа, едва ли продвинет исследователя к решению поставленных задач. Историк должен попытаться сгруппировать материал вокруг опре­деленной проблемы. Выделение исследовательских целей позволя­ет определить научную ценность сведений, их отбор, приемы ана­лиза и обработки. В этом одна из важнейших задач работы с комплексами делопроизводственной документации.

Нужно принимать во внимание, что в документах содержатся сведения, предназначенные первоначально не для исследователь­ских целей, а для требований руководства и управления. Появив­шись на свет независимо от исследователя по другому поводу, до­кументы анализируются историками в соответствии с задачами конкретных исследований. В зависимости от этого выделяются различные структуры сведений, разрабатываются оценочные кри­терии, приемы использования. Хорошо, если цели исследования и назначение документа совпадают, но чаще использование докумен­тов в исторических исследованиях обладает свойством вторичного -сбора фактов. Для того чтобы обнаружить исторически значимые факты, объяснить причины исторических событий, историк как бы заново, с определенных теоретических позиций систематизирует данные документов, получает сведения, носящие более обобщен­ный характер. Предпосылкой строго научного решения этой зада­чи является знание особенностей отражения действительности в от­дельных разновидностях документов.

В советском источниковедении, в практике исторических иссле­дований разрабатываются и все более совершенствуются способы изучения документов. Имеется много работ, посвященных источ­никоведческому анализу комплексов документов или даже единич­ным документам. Иногда может создаться впечатление, что доку­менты исследуются как бы сами по себе. Однако это далеко не так. Проблемы источниковедческого анализа даже единичных до­кументов связаны с той ролью, которую сыграл тот или иной доку­мент в истории советского общества. Чаще всего изучение таких документов находится в русле исследования поворотных моментов в истории нашего государства, начиная с изучения условий победы Великой Октябрьской социалистической революции. Привлечение каждого нового документа, дающего более полную картину этого события всемирно-исторического значения, представляет большую ценность. Поэтому в источниковедческих сборниках много внима­ния уделяется анализу документации этого периода: протоколам различных органов, решениям собраний рабочих и крестьян, анкетам делегатов съездов Советов, переписке центральных и местных учреждений.

Хотя в источниковедческом плане может представлять интерес отдельный документ, в большинстве случаев он не дает полной картины событий. Необходимо изучать комплексы документов,, связанных одной темой и взаимно дополняющих друг друга, поэто­му документальные материалы исследуются обычно большими группами так, как они откладываются в процессе управления и хранятся в архиве. С помощью последовательной цепи умозаклю­чений и выводов обобщается материал, воспроизводится ход собы­тий, подчас уникальных ^!и неповторимых в своем историческом своеобразии. Например, изучая директивы Главного командова­ния в годы гражданской войны и командования армий и фронтов, приказы, доклады, боевые донесения и сводки, телеграммы, мож­но последовательно воспроизвести боевые операции Красной Ар­мии.

Логика развития исторической науки такова, что требует реше­ния все более сложных вопросов, касающихся взаимодействия большого числа факторов общественного развития самого различ­ного свойства: экономического, политического, культурного. Отсюда необходимость расширения источниковедческой базы и привлече­ния все более широкого круга документов. Довольно часто доку­менты содержат лишь отдельные фрагменты исторических собы­тий, обладающих сложной структурой. К примеру, анализ изменений в области производственной деятельности общества всегда основывался на мобилизации большого числа фактических данных, отражающих положение дел на отдельных предприятиях и в отраслях производства и извлекаемых из первичных докумен­тов. Из данных обыденных, незначительных на первый взгляд мо­гут складываться специфические черты крупных исторических яв­лений и процессов. Так, изучение социальных изменений в нашей стране за годы Советской власти складывается из миллионов ин­дивидуальных биографий, семейных, генеалогических связей, из истории производственных коллективов, классов и других объеди­нений людей. Изучение таких проблем требует подходить к ком­плексам делопроизводственной документации как к источникам массовым.

Действие различных факторов в историческом процессе реали­зуется через совокупность признаков и показателей, которые нахо­дят отражение в документах. Например, возрастающая роль фактора общественно-политической активности трудящихся в про­цессе коммунистического строительства находит широкое отраже­ние в росте членов общественных организаций, в проведении ими массовых мероприятий, в расширении лекционно-пропагандистской, культурно-массовой, спортивной работы и во многих других конкретных направлениях в их деятельности. Все это имеет след­ствием рост документации.

В каждом отдельном случае значения признаков и показателей источников несут в себе небольшую, с точки зрения отражения процесса в целом, информацию. Использование различных спосо­бов обобщения сведений, от элементарной сводки и простейших группировок до применения целой совокупности новых методов об­работки данных, позволяет превратить разрозненные сведения до­кументов в целостное знание о характере массовых исторических процессов. Обработка делопроизводственных документов как мас­совых источников начинается с их выявления, отбора по программе, исходящей из целей исследования и обеспечивающей единый под­ход при качественном и количественном анализе. Отбираются необ­ходимые для раскрытия существа дела документы, содержащие сопоставимые между собой признаки во времени и пространстве.

В отличие от способов анализа документов, которые в настоя­щее время разрабатываются в экономических и социологических исследованиях, задачи историков в изучении массовой документа­ции много сложнее, так как им приходится иметь дело с комплек­сами документов, откладывавшимися в течение длительного вре­мени. Это значительно увеличивает объем материала, который нуж­но подвергнуть обработке, ставит проблему отбора документов по временным сериям, осложняет сопоставимость признаков и показа­телей. Необходимо учитывать характер изменения этих признаков в процессе исторического развития. Так, если взять признак «обра­зование», находящий отражение практически во всех документах личного характера, то совершенно очевидно, что его значение не было одинаковым в отношении дореволюционного периода, когда получали образование наши отцы и деды, первых лет Советской власти и в настоящее время. Анализируя данные о выпуске про­дукции, содержащиеся во многих учетных и отчетных документах на предприятиях, нужно иметь в виду, что методы ее исчисления не были одинаковыми на всем протяжении развития нашего об­щества. Имеющиеся во многих документах стоимостные (в руб­лях) показатели должны изучаться с учетом изменения денежного курса и предполагают использование при их анализе так назы­ваемых цепных индексов. Пропуски, пробелы, отсутствие в силу каких-то причин сведений в документах также затрудняют пробле­му сопоставимости. Требуется кропотливая работа историка по подготовке документов к их сравнению и сопоставлению, и чем дальше по времени от нас отстоят эти документы, тем больше объ­ем подготовительной работы. Она предполагает глубокое проникно­вение в историческую обстановку, знание многочисленных подроб­ностей и деталей.

Это затрудняет использование документов как массовых источников, тем не менее в последние годы они вводятся в исследо­вание. Большую роль в этом процессе играет все более широ­кое применение ЭВМ, позволяющее быстро и эффективно обраба­тывать обширные комплексы документов. Наиболее разработана методика изучения документов, имеющих типовые и прежде всего статистические формы. В научный оборот введены сведения годо­вых отчетов предприятий, колхозов и совхозов, анкеты делегатов съездов, конференций, документы личного учета. Многие формы современных документов подготовлены не только для статистической, но и для машинной их обработки.

Статистическая обработка документов предусматривает ряд последовательных операций по отбору нужных документов, анали­зу их содержания и выделению признаков и показателей, необхо­димых для исследования. Заключительная обработка сведений сос­тоит в получении статистических распределений с вычислением процентов, средних, дисперсий (степени разброса значений приз­наков), в выяснении их взаимосвязей и зависимостей, в анализе таблиц сопряженности, т. е. конкретных соотношений между значе­ниями признаков. Для осуществления подобных аналитических операций необходим большой объем вычислительных работ с при­менением ЭВМ. Обработка сведений документов на ЭВМ, преду­сматривает разработку системы кодирования признаков, т. е. снаб­жение их определенными шифрами или символами, понятными для языка ЭВМ, использование специальных программ обработки дан­ных, подготовленных математиками-программистами.

Существование типовых форм документов уже само по себе ука­зывает на наличие значительного количества документов, на их массовый характер. Когда имеются большие объемы документа­ции, встает вопрос об их выборочной обработке. Например, извест­но, что во всех учреждениях существует личная документация ра­ботников, но ввести ее всю сразу в исследование невозможно, да и нецелесообразно. Даже при приеме делопроизводственной доку­ментации на длительное хранение архивы все чаще практикуют выборочный метод.

Необходимо учитывать, что выборочный метод — это не произ­вольный отбор каких-либо документов. Этот отбор должен быть научно обоснован. Целью выборочного метода является получение уменьшенной модели изучаемого явления или процесса с помощью отбора (случайного, типического и т. д.) комплекса документов, обеспечивающего представительность изучаемых признаков и пока­зателей. На этой основе можно подвергнуть документы более тща­тельному, углубленному анализу. Применение выборочного мето­да разработано для тех случаев, когда объем затрат времени и средств, необходимых на обработку всего материала, не соответст­вует характеру решаемых задач. Выборка при соблюдении опреде­ленных правил и заранее запланированной возможной погрешно­сти, позволяет получить достаточно надежные выводы и утверждения. Выборочный метод не применяется, когда в сфере ис­следования находится небольшой комплекс документов. Способы отбора в случае применения выборочного метода в обработке до­кументов целиком определяются целью исследования и характе­ром изучаемых признаков и показателей. Так, если большие груп­пы документов имеют общие признаки, то для изучения последних можно применять различные способы случайного, меха­нического отбора. Если признаки документов меняются в преде­лах определенных групп, лучше прибегать к так называемым се­рийным выборкам.

Для документации советского периода не исключен и другой ва­риант применения выборочного метода, когда на основании сведе­ний небольшого сохранившегося комплекса документов нужно сде­лать более широкие обобщения относительно характера изучаемых процессов, т. е. произвести экстраполяцию. Например, в нашем распоряжении имеется только часть приказов о приеме, перемещении и увольнении служащих какого-либо учреждения и нужно решить, можно ли на этой основе проследить динамику кадрового состава. Очевидно, что необходимо установить представительность сохра­нившегося комплекса по отношению ко всему объему документа­ции. К сожалению, пока еще в теории выборочного метода статис­тический анализ неполных данных — менее разработанная: область исследования.

В настоящее время делаются попытки разработать подход и к индивидуальным текстовым документам как к источникам массо­вым. Одним из таких способов является статистический анализ со­держания текстов документов, известный под названием контент-анализа. Главной задачей статистического анализа содержания документов является выделение ключевых понятий, которые прини­маются за единицы содержания текста. Иногда выделение таких понятий идет от самого материала (например, вопросы, обсуждае­мые в протоколах или переписке). Но нередко выделение понятий, смысловых узлов, их оценка и интерпретация требуют тщательного изучения текстов документов. В процессе статистического анализа смысловое содержание можно проанализировать путем количест­венного сопоставления и расчетом соотношения различных элемен­тов текста друг к другу и ко всему содержанию комплекса докумен­тов. Анализ изменения содержания документов за длительный период времени заставляет обратить внимание на некоторые мо­менты, которые ускользают при обычном чтении текста. Определен­ные категории документов вообще невозможно изучать без предва­рительной классификации, оценки и анализа содержания. Это касается, например, писем, которые огромным потоком поступают в различные учреждения. Изучая многочисленные связи, которые существуют между различными понятиями, можно обнаружить их скрытый контекст. На этом основано широкое применение методов, контент-анализа.

Количественный анализ содержания позволяет выявить устой­чивые тенденции в деятельности предприятий, учреждений, орга­низаций за длительный период времени, обнаружить новые явле­ния, проследить изменение функций управления. Например, изучая протоколы заседания Президиума ВСНХ за длительный период времени, историки проследили, как менялось внимание это­го высшего органа государственной власти к вопросам социалисти­ческого строительства в связи с выдвижением на повестку дня тех или иных задач. При анализе содержания документов необходимо выделять главные и второстепенные понятия, но нельзя полностью игнорировать незначительные на первый взгляд вопросы. В после­дующих комплексах документов они могут превратиться в весьма существенные показатели общественного развития. Так, в документации промышленных предприятий все более значительный удельный вес получают показатели качества и эффективности общественного производства, тогда как раньше им уделялось меньше внимания.

Важнейшим условием при статистической обработке текстов документов является единство методов качественного и количественного анализов. Только такой подход позволяет обеспечить надежный уровень и обоснованность наших утверждений в историческом исследовании.