Глава 25

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Наиболее обширную группу источников по истории Советского общества составляют комплексы делопроизводственных докумен­тов предприятий, учреждений, организаций. Управление есть не что иное, как процесс передачи, оценки, преобразования информа­ции и осуществляется пока еще в значительной мере в форме бу­мажного документооборота. Документы свидетельствуют и удостоверяют факты, события, права, обязательства, компетенцию, полномочия, подтверждают и доказывают их. Значение документов как исторических источников определяется в зависимости от их роли в общественном развитии и от научно-исторической ценности заключенных в них сведений. Если в практике непосредственного управления надобность в определенных группах документов пос­тепенно отпадает, их функция как исторических источников оста­ется постоянной.

Комплексы взаимосвязанных документов составляют системы документации. В системах документации находят отражение уже не отдельные факты, а последовательность фактов в их многочис­ленных связях во времени и пространстве. Ведение системы доку­ментации составляет основное содержание делопроизводства. Рабо­та с документами предприятий, учреждений, организаций как источниками по истории советского общества требует знания ос­новных закономерностей ведения делопроизводства и особенностей образования систем документации с момента революции до наших дней.

§ 1. Основные закономерности развития делопроизводственной документации в советское время

Победа Великой Октябрьской социалистической революции привела к существенным изменениям в характере делопроизвод­ственной документации. Слом старого государственного аппарата, утверждение Советов как единой демократической основы госу­дарственной власти, национализация производства, внутренней и внешней торговли, транспорта, финансов и других отраслей народ­ного хозяйства, легализация деятельности общественных органи­заций, неуклонное расширение их функций вызвали перестройку всей сферы управления и соответствующие изменения в системе документации и документооборота. Отошли в прошлое документы, связанные с ведением капиталистического хозяйства, с эксплуа­таторской сущностью старого строя и его сложной бюрократиче­ской иерархией. Выросли группы документов, связанных с фун­кциями планирования, учета и контроля, лежащими в основе со­циалистического хозяйства. Становление единых принципов управления народнохозяйственными и другими общественными процессами способствовало унификации и стандартизации дело­производства. Одновременно происходило сокращение излишней, несущественной документации, велась борьба с бумажной воло­китой.

Единой организационной основой государственной власти явля­ются Советы, образующие стройную систему государственного управления. В настоящее время существует более чем 50 тыс. Советов народных депутатов, которые различаются по масштабам своей управленческой деятельности, по своим полномочиям и внут­ренней организации. За годы, прошедшие со времени революции, менялись организационная структура, содержание деятельности Советов, но существо подхода к определению их полномочий оставалось незыблемым. Постепенное превращение экономики нашей страны в единый народнохозяйственный комплекс усили­вало влияние высших органов власти, но параллельно шел процесс расширения координационных и контрольных полномочий местных Советов. Это отразилось на развитии систем докумен­тации.

В документации Советов находила отражение их деятельность на основе коллективного, свободного, делового обсуждения и решения вопросов. Гласность, регулярная отчетность исполнитель­ных и распорядительных органов, создаваемых Советами, перед избирателями, производственными коллективами и обществен­ными организациями, привлечение к работе Советов все более широких слоев населения являются характерной чертой этой документации. Например, большую группу в документации Сове­тов составляют наказы избирателей и отчетность по их исполне­нию и претворению в жизнь. Тот факт, что в законодательном порядке была установлена обязанность всех Советов системати­чески информировать население о своей работе и принимаемых решениях, имеет большое значение для оценки документов. Про­цесс демократизации деятельности органов государственной вла­сти получил свое дальнейшее развитие в новой Конституции СССР, закрепившей и усилившей роль Советов как органов народной власти.

Советы осуществляют государственную власть и непосред­ственно, и через создаваемые ими органы государственного управ­ления (министерства, ведомства, объединения и т. д.). Управле­ние промышленностью, строительством, транспортом, наукой, культурой строится по отраслевому принципу. Советы выполняют функцию территориальных органов управления. Они осуществля­ют постоянный контроль над деятельностью государственных учреждений и предприятий, борются против проявлений бюрокра­тизма, способствуют тому, чтобы, говоря словами В. И. Ленина, поголовно население училось управлять и начинало управлять.

Советская организация покончила с полной бесконтрольно­стью, замкнутостью государственного аппарата, формализмом, волокитой и произволом чиновников. Демократизация общест­венной жизни процесса управления привела к изменению языка и стиля делопроизводства. В. И. Ленин, будучи председателем СНК и СТО, выдвинул задачи перестройки госаппарата с пози­ций научной организации труда, исключающей возможности проявления бюрократических излишеств и извращений. Для осуществления функций контроля в управлении был создан специальный Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (РКИ). В его задачи входила рационализация делопроизводства, учета и отчетности. Для расширения функций контроля HP РКИ был объединен с Центральной контрольной комиссией (ЦКК) ВКП(б). При НК РКИ с 1926 по 1932 г. существовал Институт техники управления, сыгравший определенную положительную роль в рационализации управления, во внедрении стандартных первичных форм документов и в ускорении документооборота. В результате принятых институтом мер прохождение документов в управлении ускорилось вдвое, а количество операций сократи­лось примерно на 60%. Многие документы приобрели простые, естественные формы. Но постепенно в работе Института техники управления обнаружились серьезные недостатки. Институт исхо­дил из того, что работа госаппарата должна строиться на основе постоянной детализации функций управления. Построение орга­нов управления по функциональному принципу вело к потере ответственности и обезличке, нарушало взаимосвязь и координа­цию различных звеньев управления. XVII съезд партии осудил функционализм как метод управления.

Процесс рационализации делопроизводства продолжался и в по­следующие годы. Быстрыми темпами шло обновление управленче­ской документации, внедрение новой техники управления. Большое влияние на это оказал технический прогресс. Тенденции к техниче­скому усовершенствованию, которые ранее только наметились в делопроизводстве, получили быстрое развитие. Распространение средств связи и передачи информации ускорили оперативность до­кументооборота. Телефон, радио, телеграф, телевидение снизили значение текущей переписки. На совершенствование делопроизвод­ства огромное влияние оказали повышение уровня образования и культуры советских людей, рост числа подготовленных специалис­тов по документоведению и делопроизводству.

С середины 60-х годов стали разрабатываться проблемы унифи­кации и стандартизации документов. В 1965—1975 гг. были разра­ботаны и утверждены стандарты установленных сведений к отдель­ным системам документации. Госстандарт СССР утвердил единые требования к содержанию документов, изготовлению и конструиро­ванию их форм, к обработке сведений. В 1966 г. был создан Все­союзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который занимается рационализаци­ей систем документации и их хранения. В настоящее время ведется интенсивная разработка и внедрение Единой системы государст­венного делопроизводства (ЕСГД).

К существенной перестройке делопроизводства ведет быстрое распространение в народном хозяйстве автоматизированных систем управления и их информационное обеспечение. Оно идет как бы в двух направлениях, неразрывно связанных между собой: во-пер­вых, создание информационно-поисковых систем, позволяющих быстро найти нужный документ в массе других; во-вторых, создание автоматизированных систем обработки данных документов. Приспособление документов к поиску и обработке их на ЭВМ ускоряет процесс их унификации и стандартизации.

Многие тенденции, характерные для развития документации государственных предприятий и учреждений, можно наблюдать в документации колхозно-кооперативного сектора, в деятельности профсоюзных, комсомольских и других общественных организаций. Постоянное расширение функций общественных организаций ведет к росту группы документов, в которых находит отражение их ра­бота. Род деятельности, организационная структура общественных организаций определяется в их уставах. В документах обществен­ных организаций значительную группу составляют материалы, сви­детельствующие о творческой инициативе трудящихся. Среди них документы по социалистическому соревнованию трудовых коллек­тивов и распространению передового опыта, дневники бригад коммунистического труда и т. д. О повышении роли рабочего класса в управлении производством свидетельствуют материалы производ­ственных совещаний, коллективные договоры, заключаемые между администрацией предприятий и профсоюзными организациями. При­чем если в 20-х годах существо коллективных договоров сводилось к пунктам об охране труда, прав и здоровья рабочих, то начиная с 30-х годов в них все больше места стали занимать взаимные обя­зательства рабочих коллективов и администрации по выполнению плана, по организации социалистического соревнования, разверты­ванию процесса рационализации производства и изобретательства, внедрению передовых методов труда, жилищному строительству, по повышению уровня культуры и быта рабочих. Роль обществен­ных организаций особенно возрастает в современных условиях, так как им передается целый ряд функций государственного управле­ния. В настоящее время действуют более 2000 добровольных об­ществ и организаций, участвующих в различных аспектах общест­венной жизни.

Унификация делопроизводственной деятельности, упорядочение и регламентация хранения документов приводят к быстрому росту архивных фондов. По ориентировочным подсчетам, объем докумен­тов, возникающих ежегодно в деятельности предприятий, учрежде­ний, организаций, составляет до 200 млн. дел. Даже если учесть, что только 2—3% от этого количества представляют архивную цен­ность и поступают на длительное хранение, очевидно, что объем еди­ниц хранения в текущем делопроизводстве и архивах чрезвычайно велик и к тому же стремительно растет. В текущем делопроизводст­ве удвоение объема документов происходит за 12—16 лет, в архи­вах — за 20—30 лет. Растет и количество сведений, заключенных в документах, что объясняется увеличением числа предприятий, уч­реждений, организаций, усложнением связей между ними, возрас­танием масштабов задач коммунистического и социалистического строительства. Комплексы делопроизводственных документов на­столько обширны и труднообозримы, что простое перечисление групп и разновидностей документов заняло бы не один десяток страниц. Только перечень документов, подлежащих приему в госу­дарственные архивы, насчитывает более тысячи наименований. Практически в любой сфере управления и в общественной деятель­ности имеются специфические, только ей присущие документы- Это касается промышленности и сельского хозяйства, транспорта, сфе­ры обслуживания, внутренней и внешней торговли, финансов, снаб­жения, внешней политики, здравоохранения, народного образова­ния, науки и искусства, спорта, обороны и защиты государствен­ных интересов, охраны общественного порядка, суда, следствия и т. д. Свои особенности имеет документация колхозно-кооператив­ного сектора, общественных организаций. Тем не менее, в делопро­изводстве предприятий, учреждений, организаций можно устано­вить некоторые общие черты, которые имеют большое значение для поиска и анализа документов, использования заключенных в них сведений.