Глава 18 делопроизводственная документация

§ 1. Общие принципы изучения делопроизводственных материалов

Делопроизводственная документация составляет один из самых больших по количеству и разнообразных по типам видов исторических источников. Делопроизводство — деятельность аппарата управления учреждений, организаций и предприятий, связанная с процессом создания документов. Понятие делопроизводства вклю­чает перемещение документов в информационных целях и в связи с рассмотрением, утверждением, исполнением их, также организацию их хранения.

Эволюция делопроизводственных документов в условиях ка­питалистической России имела свои особенности. Развитие и расширение управленческих функций государственного аппарата по­влекло повышение роли делопроизводства. В известном смысле оно становилось особой областью государственного управления Усложнение социально-экономических отношений определило фор­мирование наряду с документацией государственных учреждений делопроизводственных материалов частнокапиталистических пред­приятий и объединений.

Развитию делопроизводства содействовал рост общественных потребностей в информации и обмен ею. Успехи техники и куль­туры также ускоряли процесс возникновения делопроизводствен­ных документов. Постепенно все больший удельный вес стали за­нимать документы, воспроизведенные механическим способом.. На­ряду с типографскими появляются документы, отпечатанные на множительных аппаратах: гектографе, мимеографе, стеклографе. В конце XIX в. появилась машинопись. Большое распространение в делопроизводстве получили различные типографские бланки со штампом учреждения и определенным текстом, в который следо­вало лишь вписывать отдельные слова, фразы.

Особенностью делопроизводства данного времени является строгое регламентирование документов по их внешним признакам и по содержанию. Документы должны были иметь соответствую­щие заголовки, индексы, состоять из установленных разделов, что определялось в законах и распоряжениях верховной власти. По­явилось много «зданий по ведению делопроизводства как госу­дарственных учреждений, так и частнокапиталистических пред­приятий и организаций.

Делопроизводственная документация периода капитализма по происхождению делится на три основных комплекса: документа­ция государственных учреждений; документация частных хозяйств и предприятий, банков и монополистических объединений; Доку­менты общественных и политических организаций, партий.

Наметим общие принципы и направления в методике изучения делопроизводственных материалов.

Исследование должно начинаться с изучения истории учреж­дения, организации и предприятия. Выясняются функции, задачи фондообразователя, поскольку они обусловливали состав и содер­жание материалов. Обычно цели, структура учреждения, пред­приятия или организации определены в уставе, положении, про­грамме или договоре. Строго говоря, эти виды документов не от­носятся к делопроизводственной документации и представляют ак­товые или нормативные документы. Они возникали не в процессе деятельности данного учреждения, предприятия или организации, а предшествовали их созданию в иных инстанциях. Но именно та­кие документы определяют характер того или иного комплекса, группы, разновидности делопроизводственной документации; их нужно знать.

При анализе делопроизводственной документации важно уде­лить максимальное внимание внутренней структуре учреждения, предприятия, выявить основные его структурные единицы, которые осуществляли решение вопросов, входящих в компетенцию данного Учреждения или предприятия. Именно это поможет определить особенности делопроизводства, порядок прохождения дел, систе­му учета, комплектования бумаг, наконец, основные разновидно­сти делопроизводственной документации. Изучение этих вопросов позволяет решать вопросы об авторстве, адресате, целях и об­стоятельствах составления документов, их вариантов. Исследова­ние внутренней организации делопроизводства, равно как и связей данного учреждения или предприятия с другими и между собой, оказывает неоценимую помощь в розыске документов, в установ­лении их места в общей системе делопроизводственного комп­лекса.

Необходимо комплексное изучение делопроизводственных ма­териалов. Это связано прежде всего со спецификой источника. Де­лопроизводственные документы не существуют единично, это всег­да система документов, связанных друг с другом. Движение до­кументов осуществлялось определенным порядком и порождало соответствующее фиксирование и обобщение информации на каж­дой ступеньке управленческой лестницы.

Комплексный метод изучения в то же время не исключает оп­ределенной систематизации материалов, выделения основных, ключевых документов в том или ином фонде. Систематизация, группировка материалов позволяет не только оценить отдельные документы, но и показать их взаимодействие. В результате дости­гается раскрытие полноты, достоверности, информационной зна­чимости как всей совокупности материалов, так и отдельных их частей. Это не столько сравнительное изучение документов, что тоже необходимо, сколько исследование документов в их органи­ческой взаимосвязи.

Комплексный метод исследования делопроизводственной доку­ментации должен учитывать взаимодействие, определенное взаи­мопроникновение документов частнокапиталистических предприя­тий, общественных и политических организаций и партий в си­стему материалов государственных учреждений. Этот факт чрез­вычайно важен как в самом анализе, критике источников, так и в их поиске, выявлении.

В процессе источниковедческого исследования нельзя забывать и о существовании отдельных систем, разновидностей, вариантов (черновик, оригинал, копия, отпуск и т. д.) делопроизводственных Документов, требующих учета особенностей их происхождения и соответствующей методики анализа и использования.