18. Стиль сучасного ділового листування

Діловий лист – це джерело інформації і одночасно, документ, складений звичайно на паперовій основі, покликаний слугувати досягненню певної поставленої мети.

В той час як телефон - первинний засіб зв'язку з вашими потенційними клієнтами, вам треба буде неодноразово писати ділові листи. Професійно написаний діловий лист може зміцнити ваші комерційні зв'язки, значно підняти престиж вашої компанії в очах ваших перспективних клієнтів, і покласти гарний початок вашій справі. Непрофесійний лист може стати причиною втрати інтересу до вас з боку ваших перспективних клієнтів до вашої продукції чи послуг, і може дорого вам коштувати.

Ділові листи зазвичай поділяються на три категорії – ознайомлювальні листи, уточнюючі листи і супровідні листи до пакетів з інформацією. Як видно з назви, ознайомлювальні листи використовуються, щоб представити себе перспективним клієнтам і повідомити їм, що ви збираєтеся зв'язатися з ними у визначений день і час. Уточнюючі листи служать, щоб уточнити умови контакту, обговорені в попередньому листі: це може бути телефонна бесіда або особиста зустріч. Супровідні листи посилають як частину більшого пакету, вони несуть інформацію одержувачу про те, що шукати в такому пакеті.

Нижченаведені поради допоможуть вам складати успішні ділові листи:

ПИШІТЬ ПРО ВАШОГО КЛІЄНТА, А НЕ ПРО СЕБЕ  Найменш привабливе слово в діловому листі - "я", а найефективніше слово - "ви". Ніколи не починайте лист з "я", тому що читач, можливо, ніколи не прочитає друге слово. Все зводиться до торгівлі вигодою - ваші потенційні клієнти цікавляться не особливостями ваших послуг чи виробів, а тим, яку користь можуть принести їм ваші вироби чи послуги. Змініть "Я можу навчити ваш обслуговуючий персонал новітнім методам задоволення потреб клієнтів" на "Скарги ваших клієнтів скоротяться, якщо ваш обслуговуючий персонал буде навчений новітнім методам задоволення потреб клієнта".

НАДАЙТЕ ІНФОРМАЦІЮ ЧИ НАГАДАЙТЕ ОДЕРЖУВАЧУ ПРО СЕБЕ  Як правило, необхідно почати ваш лист з короткого введення про те, ким ви є і чим займаєтеся. Це є невід'ємною частиною ознайомлювального листа, але якщо ви вже говорили з цією людиною і він вас знає, відновіть враження від попереднього контакту. Наприклад: "Розмова з вами в минулий четвер була дуже важливою. «Екми Партнерз» - рекламне агентство, що може допомогти підвищити відвідуваність вашого веб-сайта за допомогою цілеспрямованої рекламної кампанії".

ВИКОРИСТАННЯ СПИСКІВ  Ваш лист має включати приблизно три ключових пункти, виділених окремо. Читачам подобається поділ на пункти, тому що це робить лист легким в прочитанні. Як автор/продавець, ви отримаєте вигоду, чітко вказуючи найважливіші пункти, які ви хочете здійснити.

ЗАКІНЧУЙТЕ ЛИСТ ОПИСОМ ДІЙ  Якого результату ви хочете досягти вашим листом? Чи хочете ви призначити особисту зустріч з адресатом? Чи відповідаєте на питання, що виникли на попередній зустрічі? Чи хочете ви краще інформувати потенційних клієнтів? Ви повинні отримати підписаний контракт? Ваш лист містить інформацію про визначені дії. Наприклад: "Я зателефоную вам у вівторок, 18 листопада о 10 ранку, щоб призначити зустріч" чи "Будь ласка, поверніть контракт, що додається, у п'ятницю, 12 грудня, чи зателефонуйте мені, якщо у вас виникнуть будь-які інші питання".

БУДЬТЕ СТИСЛИМ  Рідко хто збирається читати щось крім першої сторінки, тому скоротіть ваш лист до однієї сторінки. Багато одержувачів негайно дивляться в кінець сторінки, щоб побачити, чи є там підпис, щоб знати, від кого прибув лист. Необхідність уміститися на одній сторінці також змусить вас бути точним, тому що хаотичний лист - неефективний лист.

ПОКАЖІТЬ, ЩО ВИ РОЗУМІЄТЕ ЇХНЮ КОМПАНІЮ  Ви негайно заслужите довіру, якщо покажете, що ви прекрасно розбираєтеся у всіх нюансах діяльності компанії вашого клієнта. Це особливо важливо, коли ви хочете здобути великого корпоративного клієнта. Коротко поговоріть про їхню марку, імідж і потреби. Наприклад: «Екми» має репутацію партнера, що забезпечує чудове обслуговування і ставить на перше місце потреби клієнта» чи «Це величезна відповідальність бути власником «Аякс віджета».

ВИКОРИСТОВУЙТЕ СТАТИСТИКУ  Підтримайте ваші заяви статистикою. Це покаже, що ви розумієте проблеми їхнього бізнесу, демонструючи, що ваша продукція чи послуги можуть вирішити ці проблеми. Це також дає вашим потенційним клієнтам підстави скористатися вашою продукцією чи послугами в межах компанії. Наприклад, компанія, яка навчає співробітників навичкам роботи з програмним забезпеченням, залучаючи корпоративного клієнта, могла б послатися на наступні дані: "Відповідно до досліджень «Екми Партнерз», середньостатистичні користувачі комп'ютера витрачають понад 100 годин на рік, намагаючись зрозуміти, як вирішити деякі задачі".

ПОДІЛІТЬСЯ ІДЕЯМИ  Ваш діловий лист, по суті, є дуже короткою діловою пропозицією, тому ви повинні показати, що ви думаєте про потреби ваших потенційних клієнтів. Ви можете вагатися, чи оголошувати ваші кращі ідеї в листі, побоюючись, що ваші потенційні клієнти використають їх і не стануть співробітничати з вашою компанією. Це - помилка. Повідомляючи ваші ідеї в листі, ви змусите ваших потенційних клієнтів відчути, що вони вже отримали дещо, і що вони матимуть користь з вашої продукції чи послуг. Що важливіше, ви продемонструєте свої творчі здібності, компетенцію в даній області і важливість для вас інтересів вашого потенційного клієнта.

ПОПРОСІТЬ КОГОСЬ ПЕРЕЧИТАТИ ЛИСТ  Нехай ще одна пара очей перегляне лист, перш ніж ви відправите його. Це допоможе вам визначити, наскільки зрозумілим є ваш лист, і чи досягли ви бажаного ефекту. Також попросіть, щоб ця людина пошукала помилки; адже ви не хочете зазнавати невдачі в бізнесі через невірно написане слово чи іншу необережну помилку.