10. Сортировка данных

Сортировкой называется упорядочение элементов таблицы по возрастанию или убыванию. Например, последовательности (а)-(г) упорядочены по возрастанию, а последовательности (д)-(з) – по убыванию:

а) 1, 2, 3, 4;

б) 25.45, 31.33, 44.55, 44.56, 44.57;

в) А, Б, В, Г, Д;

г) Арбузов, Борисов, Владимиров, Глебов, Данченко;

д) 4, 3, 2, 1;

е) 44.57, 44.56, 44.55, 31.33, 25.45;

ж) Д, Г, В, Б, А;

з) Данченко, Глебов, Владимиров, Борисов, Арбузов.

Excel позволяет выполнять сортировку данных, хранящихся в таблицах. Можно выделить два основных режима сортировки – одноуровневый и многоуровневый. В первом случае данные упорядочиваются по указанному пользователем признаку, например, по номеру зачетной книжки студентов. Во втором случае, упорядочение идет сразу по нескольким ключам, например, сначала по первому, затем по второму.

Например, таблица 10.1 содержит варианты упорядочения списка по трем ключам: по фамилиям, именам, отчествам.

Таблица 10.1.

Пример сортировки по трем ключам

Фамилия	Имя	Отчество
Борисов	Александр	Алексеевич
Борисов	Александр	Сергеевич
Толстой	Алексей	Константинович
Толстой	Алексей	Николаевич
Толстой	Алексей	Федорович
Толстой	Лев	Львович
Толстой	Лев	Николаевич
Толстой	Федор	Константинович
Толстой	Федор	Степанович
Уфимцев	Вячеслав	Иванович
Яковлев	Андрей	Петрович

Общая схема сортировки

1. Выделить таблицу.

2. Выполнить команду Данные – Сортировка.

На экране появится окно (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Пример окна сортировки

3. Указать:

• в области 1 – как идентифицировать поля:

(а) используя подписи, то есть первая строка таблицы рассматривается как ее "шапка";

(б) по номерам (обозначениям) столбца, то есть "Столбец А", "Столбец В" и т.п.;

• в области 2 – первый ключ сортировки (например, "Столбец А" (см. рис. 8.1) или "Фамилия" (см. табл. 8.1);

• в области 3 – правило упорядочения информации в первом столбце (по возрастанию или по убыванию);

если необходимо, то:

• в области 4 – второй ключ сортировки (например, "Столбец В" (см. рис. 1.1) или "Имя" (см. табл. 8.1);

• в области 5 – правило упорядочения информации во втором столбце (по возрастанию или по убыванию);

• в области 6 – третий ключ сортировки (например, "Столбец С" (см. рис. 8.1) или "Отчество" (см. табл. 8.1);

• в области 7 – правило упорядочения информации в третьем столбце (по возрастанию или по убыванию)

и щелкнуть по кнопке ОК.

Замечание. Имейте в виду, что при сортировке взаимосвязанных строк, необходимо выделять всю таблицу. Иначе информация после сортировки не будет соответствовать истинной.