2. Ознаки діяльності менеджера
Усі організації мають загальні характеристики, включаючи необхідність управління, тому управлінська робота також має багато загальних характеристик.
Мінцберг, який узагальнив найбільш ранні досліди та провів фундаментальне дослідження з вивчення праці п’ятьох керівників вищої ланки, зазначає у своїй книзі «Природа управлінської праці», що для роботи керівника характерні короткочасність, різноманітність та фрагментарність здійснюваної діяльності.
Стосовно змісту роботи менеджера Мінцберг знаходить ще одну загальну рису управлінської роботи — роль керівника, яка, за його визначенням, є «набором певних поведінкових правил, що відповідають конкретній установі або конкретній посаді».
У своїх роботах Мінцберг вирізняє 10 ролей, які, за його думкою, беруть на себе керівники у різні періоди та в різному ступені. Він класифікує їх у межах трьох великих категорій: міжособистісні ролі, інформаційні ролі та ролі з прийняття рішень. Як зазначає Мінцберг, ролі не можуть бути незалежними одна від одної. Навпаки, вони взаємозалежні та взаємодіють для створення єдиного цілого. Міжособистісні ролі витікають з повноважень і статусу керівника в організації та охоплюють сферу його взаємодії з людьми. Ці міжособистісні ролі можуть зробити керівника точкою зосередження інформації, що надає йому можливість, і одночасно примушує його, грати інформаційні ролі та діяти як центр обробки інформації. Беручи на себе міжособистісні та інформаційні ролі, керівник здатен грати ролі, пов’язані з прийняттям рішень: розподіл ресурсів, залагодження конфліктів, пошук можливостей для організації, ведення переговорів від імені організації. Усі ці 10 ролей, узяті разом, визначають обсяг і зміст роботи менеджера, незалежно від характеру конкретної організації.
Аналіз Мінцберга змісту управлінської роботи є корисним поясненням того, чим займається керівник. Однак не всі автори згодні з Мінцбергом у частині його визначень і класифікацій. Не існує такого опису роботи менеджера, яке задовольняло б усіх відносно змісту, ролей та функцій управлінської праці. Навіть у визначенні управління, в управлінській думці немає готових відповідей. Однак, широке розповсюдження отримала точка зору, що існує процес управління, який можна застосувати до будь-якої організації і який полягає в реалізації функцій, що має виконувати кожен керівник. Більшість експертів в області управління приймають таке визначення: управління — це процес планування, організації, мотивації та контролю, необхідний для формулювання та досягнення цілей організації. Ці функції взаємодіють між собою, формуючи єдиний процес, тобто безперервний ланцюг взаємопов’язаних дій.
3. Рівні управління
Хоч усі керівники грають певні ролі та виконують певні функції, це не означає, що велика кількість керівників у великій організації зайнята виконанням однієї й тієї ж самої роботи. Організації, достатньо великі для того, щоб забезпечити чітке розподілення у роботі керівників та некерівників, зазвичай мають такий великий обсяг управлінської роботи, що вона також має бути поділеною. Одна з форм поділу управлінської роботи носить горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів. Горизонтально розділена управлінська робота повинна бути скоординованою для забезпечення успішної діяльності організації. Деяким керівникам доводиться витрачати час на координування роботи інших керівників, які, у свою чергу, також координують роботу керівників, поки, кінець кінцем, ми не спускаємося до рівня керівника, який координує роботу неуправлінського персоналу – людей, що фізично виробляють продукцію або надають послуги. Таке вертикальне розгортання поділу праці в результаті утворює рівні управління. Зазвичай в організації можна визначити, на якому рівні знаходиться один керівник стосовно іншого. Це можна зробити через назву посади.
Незалежно від того, скільки існує рівнів управління, керівників традиційно поділяють на три категорії. Соціолог Талкотт Парсонс розглядає ці три категорії з точки зору функції, яку виконує керівник в організації. Згідно з визначенням Парсонса, особи на технічному рівні в основному займаються щоденними операціями та діями, необхідними для забезпечення ефективної праці без зривів у виробництві продукції або наданні послуг. Особи, що знаходяться на управлінському рівні, в основному зайняті управлінням та координацію усередині організації; вони узгоджують різні форми діяльності та зусилля різних підрозділів організації.
Керівники на інституціональному рівні зайняті в основному розробкою довготермінових (перспективних) планів, формулюванням цілей, адаптацією організації до різних змін, керуванням відносинами між організацією та зовнішнім середовищем, а також суспільством, в якому існує та функціонує дана організація.
Більш загальновживаний спосіб опису рівнів управління міститься у вирізненні керівників низової ланки, або операційних керуючих, керівників середньої ланки та керівників вищої ланки. Рис.11 ілюструє відповідність між цими рівнями та концепцією рівнів управління за Парсонсом.
Рис.1.1 Два способи представлення рівнів управління
Молодші начальники, яких також називають керівниками першої (низової) ланки, або операційними керівниками,— це організаційний рівень, який знаходиться безпосередньо над робітниками та іншими працівниками (некерівниками). Молодші начальники в основному здійснюють контроль над виконанням виробничих завдань з метою безперервного забезпечення безпосередньою інформацією про правильність виконання цих завдань. Керівники цієї ланки часто відповідають за безпосереднє використання наданих їм ресурсів, таких як сировина та обладнання. Типовою назвою посади на даному рівні є майстер, сержант, завідувач відділом, старша медсестра, завідувач кафедри. Більшість керівників взагалі — це керівники низової ланки.
Робота молодших начальників координується та контролюється керівниками середньої ланки. За останнє десятиріччя середня ланка управління значно зросла і за своєю чисельністю, і за своєю значущістю.
Керівник середньої ланки часто очолює великий підрозділ або відділ в організації. Характер його роботи більшою мірою визначається змістом роботи підрозділу, ніж організації загалом. Типовими посадами керівників середньої ланки управління є: декан (в університеті), директор філії, керуючі армійські офіцери від лейтенанта до полковника. В основному керівники середньої ланки являють собою буфери між керівниками вищої та низової ланок. Вони готують інформацію для рішень, які приймають керівники вищої ланки та передають їх у вигляді завдань низовим керівникам.
Вищий організаційний рівень — керівництво вищої ланки — менш чисельний за інші. Типові посади керівників вищої ланки — це голова Ради, президент, міністр, генерал, ректор. Керівники вищої ланки відповідають за прийняття найважливіших рішень для організації загалом або для основної частини організації.