2. Види управлінського контролю

Деякі найбільш важливі види контролю даної організації можуть бути замаскованими серед інших функцій управління. Так, наприклад, хоча планування та створення організаційних структур рідко відносять до процедур контролю, вони як такі дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.

Попередній контроль зазвичай реалізується у формі певної політики, процедур і правил. Оскільки правила та лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, то їх суворе додержання — це спосіб переконатися, що робота розвивається у заданому напрямку.

В організаціях попередній контроль застосовується відносно трудових, матеріальних та фінансових ресурсів.

Людські ресурси. Попередній контроль в області людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових та професійних знань і навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов’язків, та відбору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. Для того, щоб переконатися, що працівники, яких приймають, в змозі виконувати покладені на них обов’язки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти або стажу роботи у даній галузі та перевірити документи й рекомендації, що надаються тим, кого наймають.

Матеріальні ресурси. Очевидно, що зробити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо. Тому промислові організації встановлюють обов’язковий попередній контроль використовуваних матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом вироблення стандартів мінімально допустимих рівнів якості та проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів відносяться також забезпечення їх запасів в організації на рівні, достатньому для запобігання дефіциту.

Фінансові ресурси. Важливим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, який дозволяє також здійснити функцію планування. Бюджети також встановлюють граничні значення витрат і не дозволяють, таким чином, якому-небудь відділу або організації загалом вичерпати свої наявні засоби до кінця.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Частіше за все його об’єктом є підлеглі співробітники, а сам контроль традиційно проводиться безпосередніми начальниками. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають, та пропозицій з удосконалення роботи дозволять уникнути відхилення від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвитися, вони можуть перерости в серйозні труднощі для всієї організації.

Поточний контроль не провадиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Скоріш за все, він базується на вимірі фактичних результатів, одержаних після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для здійснення поточного контролю, таким чином, апарату управління необхідний зворотний зв’язок. Зворотний зв’язок, використовуваний тут,— це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв’язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їх робота незадовільна, якщо він бачить, що вони припускаються помилок.

Системи зворотного зв’язку дозволяють керівництву виявити багато непередбачених моментів і скорегувати свою лінію поведінки таким чином, щоб запобігти відхиленням організації від найбільш ефективного шляху до поставлених перед нею задач.

Усі системи зі зворотнім зв’язком:

1. мають характер ланцюгів;

2. використовують зовнішні ресурси;

3. перетворюють зовнішні ресурси для внутрішнього використання;

4. слідкують за значними відхиленнями від намічених цілей;

5. корегують ці відхилення з метою забезпечення досягнення цілей.

Заключний контроль здійснюється після закінчення роботи або коли вийшов відведений на цю роботу час. Заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, коли аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому.

Порівнюючи фактично отримані результати з тими, що були потрібні, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реальними були складені ним плани. Ця процедура також дозволяє одержати інформацію про проблеми, що виникли, та сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому. Друга функція заключного контролю полягає в сприянні мотивації. Якщо керівництво організації пов’язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, очевидно, що фактично досягнуту результативність потрібно виміряти точно й об’єктивно.