По унификации и типизации форм.

• Индивидуальные документы. Документы, разрабатываемые внутри конкретного предприятия.

• Типовые документы. В БИС преимущественно применяются типовые документы. Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Эти альбому являются частью унифицированной системы документации. Каждому из типовых документов присваивается код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). Методическое руководство по разработке типовых форм документов с 1998 года осуществляется органами статистики по согласованию с министерством финансов и министерством экономики. Типовые документы бывают двух видов:

- Межотраслевые. Являются едиными для всех предприятий любой отрасли и формы собственности. Это основные первичные документы: платежные поручения, приходно-расходные кассовые ордера.

- Отраслевые типовые документы. Используются в пределах отдельной отрасли. Чаще всего используются для регистрации операций по заработной плате, учету затрат, учету готовой продукции.

Современные программные продукты позволяют формировать основные формы типовых первичных документов.

Стандартная форма типового документа имеет три части:

1. Заголовочная часть. Здесь основные реквизиты, необходимые для идентификации.

2. Содержательная часть документа – информация, характеризующая операцию (чаще всего в табличном виде).

3. Оформляющая часть – подписи должностных лиц, которые отвечают за совершение конкретной хозяйственной операции.

Унифицированные типовые документы должны отвечать некоторым общим требованиям:

• Иметь стандартную форму представления (построения).

• Содержать необходимые и достаточные для решения задач показатели.

• Исключать дублирование одних и тех же показателей в разных документах.

• Быть приспособленными к автоматизированной обработке.

В БИС появилось понятие: “вид (тип) документа”. Вид документа отождествляется с любой формой документа: типовой или индивидуальной. Например: в 1C видом документа является:

1. Приходный, расходный кассовые ордера как типовые.

2. Начисление амортизации основных средств и нематериальных активов как индивидуальный документ.

Модели документооборота БИС.

В АИС важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе данных, но и организовать оптимальную схему движения документов, т.е. документооборот.

Документооборот – движение документов в рамках хозяйствующего субъекта с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах, а также до завершения исполнения документов и сдачи их в архив.

Выделяют 2 подхода к работе с операционными учётными документами в зависимости от того, является ли БИС локальной или входит в состав комплексной ИС предприятия:

1. Подход: Каждый возникший документ сразу должен найти отражение на счетах бухгалтерского учёта. В его основе лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях.

2. Подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.

1ый подход реализуется одной из следующих 3 моделей:

1 модель – дополнение к хозяйственной операции. 2 модель – средства формирования записи массива информации о хозяйственных операциях. 3 модель – вспомогательный информационный объект.

Модель документооборота – порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

1 Модель:

Технология работы с первичными документами и их отражение выглядит следующим образом:

1. Возникновение хозяйственной операции.

2. Запись в массиве информации хозяйственных операций.

3. Первичный документ готовый для печати.

Особенности технологии:

1. Системы, использующие эту технологию, работают “от проводки”.

2. Центральными понятиями являются “хозяйственная операция” и “проводка”.

3. Первичный документ рассматривается как выходная форма, являющаяся дополнением к хозяйственной операции.

4. Документы формируются автоматически или по запросу бухгалтера только после ввода хозяйственной операции. Часть реквизитов в поля шаблона документа проставляются программой из введённой записи по хозяйственной операции, а некоторые вводятся дополнительно.

5. Входящие документы отдельно в базе данных не регистрируются. Те документы, которые сформированы программой, хранятся в привязке к записям-основаниям, либо после печати документов вообще не сохраняются.

6. Введённая запись о хозяйственной операции сразу же считается актуальной. Сформированные по ней проводки сразу корректируют величину оборотов и сальдо по счетам, что является существенным недостатком в практике применения БИС.

2. Модель:

Технология работы осуществляется следующим образом

1. Возникновение хозяйственной операции.

2. Первичный документ.

3. Запись в массиве информации о хозяйственной операций.

Особенности:

1. Бухгалтер заполняет форму первичного документа определённого вида, а программа формирует документ и даёт возможность его распечатать.

2. По данным введённым на основе макета документа программа формирует соответствующие ему записи массива информации о хозяйственных операциях. После этого связь документа со сформированными записями теряется.

3. Как и в первой модели проводки, сформированные по данным документа, считаются подтверждёнными, актуальными и всегда участвуют в расчёте оборотов и остатков бухгалтерских счетов.

4. Сам документ рассматривается только как средство, позволяющее сформировать записи на счетах, т.е. в полной мере сохраняются все недостатки первой модели, а разница состоит лишь в том, что записи о хозяйственных операциях формируются по данным документов, а не наоборот.

2. Модель:

Основная цель это отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственной операции. Технология модели реализуется следующим образом:

1. Возникновение хозяйственной операции.

2. Первичный документ.

3. Совершение хозяйственной операции.

4. Запись в массиве информации о хозяйственной операций.

Как и во второй модели, сначала вводятся данные документов, однако при этом соблюдается временной разрыв между формированием документа и отражением содержания хозяйственной операции на счетах учёта.

Особенности:

1. Документы сохраняются в электронном архиве.

2. Однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах.

3. Возможен вариант, когда документ сначала регистрируют в реестре, а затем предлагают бухгалтеру для заполнения.

4. Данная технология соблюдает естественную последовательность работы с документами за счёт разделения момента формирования самого первичного документа и формирования соответствующих ему проводок.

Во многих системах использующих 3 модель работы с первичными документами по некоторым хозяйственным операциям устанавливается взаимосвязь между документами разных видов. Например, между документами-основаниями и сопроводительными документами, так на основе счёта покупателю можно сформировать накладную на отпуск материалов, товаров, при этом необходимые данные автоматически переносятся из одного документа в другой – это позволяет автоматизировать процесс формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хозяйственной операции. Однако, наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документами разных видов получил в системах, ориентированных на документооборот всего предприятия

Модель полного документооборота.

Она реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский комплекс является одной из функциональных подсистем управления предприятием. Данная модель базируется на следующих положениях:

1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массив документов могут формироваться в электронных архивах вне бухгалтерии.

2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь.

3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учёта.

4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах учёта может быть разделён во времени.

Особенности:

1. Функции по ведения аналитического учёта должны быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерии.

2. Электронные копии документов из оперативных подсистем передаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии формируют записи на счетах с помощью типовых операций или без них.

3. Типовые операции могут быть применены не к одному документу, а к совокупности однородных документов, т.е. формируют групповые проводки.

4. Документ рассматривается как полноправная информационная единица.

5. Благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам или архивам документов, хранящимся в других подсистемах, что обеспечивает освобождение учётной базы от хранения излишней аналитической информации.

Ввод и хранение информации в хозяйственных операциях.

Данные о совершившихся и подтверждённых хозяйственных операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.

Массив информации о хозяйственных операциях – это совокупность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия совершённых с начала использования компьютерной системы. Массив информации о хозяйственных операциях является стержнем любой БИС, он содержит основные исходные учётные данные, которые в дальнейшем подвергаются логико-арифметической обработке с целью формирования результативных показателей при заполнении учётных регистров и форм отчётности. Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах (Это журналы и книги учёта хозяйственных операций).

Данные о хозяйственных операциях могут вводиться:

1. Непосредственно в журнал учёта хозяйственных операций через специальные экранные формы.

2. Автоматически при заполнении проведении оправдательных документов.

Необходимо помнить, что структура и содержание массива информации о хозяйственных операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными; это связано с тем, что именно вкладывается в понятие “запись” массива:

1. Бухгалтерская проводка.

2. Бухгалтерская операция.

Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться и вне связи с ней. В ПО БУ сведения о хозяйственных операциях могут храниться 3 способами:

1. В виде расширенных проводок.

2. В виде бухгалтерских операций.

3. В виде закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих конкретные проводки.

1 Способ:

Массив информации о хозяйственных операциях в этом случае представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности. Это характерно для многих систем, базирующихся на единой модели представления учётных данных. При этом, чем более подробно представлена информация классификационных идентификационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с созданной базой данных.

Этот способ реализован массив информации о хозяйственных операциях в системах “1C Бухгалтерия Проф 6.0”, “Компас”, “Главный бухгалтер”, “Best 4”. При этом способе каждая строка журнала или книги учёта хозяйственных операций представляет собой проводку и включает все её реквизиты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал. Часто в экранном представлении списка расширенных проводок можно видеть только часть реквизитов каждой из них, а полный набор информационных полей отражается только в специальной экранной форме.

2 Способ:

Массив информации о хозяйственных операциях представлен 2 уровнями бухгалтерских операций:

1. Заголовок операции.

2. Одна или совокупность нескольких проводок, которые полностью отражают в учёте хозяйственную операцию.

Массив информации о хозяйственных операциях условно разбивается на два массива: “массив-заголовок операции” и “массив проводки операции”. Представляют собой единое целое и в программе отображаются в двух взаимосвязанных регистрах:

1. Журнал операций.

2. Журнал проводок.

Сведения о хозяйственных операциях могут вводиться различными способами в т.ч. и вручную, в этом случае, как правило, используется специальный вид документов: “Операция” или “Операция, введённая вручную”, или “Ручной ввод”.

Этот способ представления сведений обеспечивает большую структурированность массива информации о хозяйственных операциях и позволяет уменьшить информационную избыточность записи т.к. часть общих реквизитов не нужно дублировать в общих расширенных проводках.

3 Способ:

Каждая запись массива информации о хозяйственных операциях отражает закодированное представление, которое называется определение или тип операции. Проводки, связанные с хозяйственной операцией вообще в этот массив не заносятся и в нём не хранятся. В системе создаётся специальный справочник видов операции, в котором хранятся определения для каждой операции. Бухгалтер или оператор БИС может:

1. До начала эксплуатации системы сам создать “Определение” операций и установить правила построения проводок и алгоритмы расчётов для каждого типа хозяйственной операции.

2. Корректировать готовые “определения” операций, которые предложены разработчиком.

Для каждой хозяйственной операции может быть установлена одна или несколько связанных проводок. Перед обработкой операции пользователь или бухгалтер может посмотреть, какие проводки по ней будут учтены в расчётах. Это позволяет назвать подобные проводки виртуальными. Данный способ позволяет значительно снизить трудоёмкость исправления ошибок, особенно важно при пересчёте себестоимости продукции, работ, услуг.

В большинстве программ основанных на первом и втором способах организации массива информации о хозяйственных операциях возможны два способа исправления ошибок:

1. Сторнировочные записи (сторн).

2. Удаление всех неверных записей проводок и ввод новых.

Элементы механизма выполнения автоматического пересчёта субпроводок имеются и в программах, основанных на других способах создания массива информации о хозяйственных операциях.

Например, программный комплекс BEST: записи ведутся в виде расширенных проводок (1 способ организации массива информации о хозяйственных операциях), а для записей списания себестоимости израсходованных материалов или реализованных товаров предусмотрен режим автоматического пересчёта сумм, который применяется пользователем неоднократно.

Способы ввода данных и формирование записей о хозяйственных операциях.

Как правило, даже в рамках одной системы бухгалтерского учёта реализуются различные способы ввода данных. Традиционно выделяют 3 способа:

1. Ручной ввод бухгалтерских операций и проводок. Осуществляется:

   1. Без контроля корреспонденции счетов.

   2. С контролем корреспонденции счетов. Может быть в процессе ввода данных или в виде группового контроля после ввода данных.

2. Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций.

3. Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов. Может осуществляться через:

   1. Через специализированные документы.

   2. Через документы, отражающие реальные хозяйственные операции.

Ручной ввод.

Особенности:

1. Оператор самостоятельно заполняет все реквизиты операции и формирует бухгалтерские проводки.

2. Является достаточно гибким, прост в освоении и не требует предварительной настройки системы.

3. Для снижения ошибок и трудоёмкости ручного ввода в системах иногда предусматриваются некоторые элементы автоматизации ввода. Например, поля дата, номер документа, а также использование режима копирование.

4. Для избегания ошибок при вводе счёта или субсчёта предоставляется возможность полного или ограниченного доступа к плану счетов и справочникам.

5. Ручной ввод операций и проводок может осуществляться с помощью контроля корреспонденции счетов, который организуется с помощью дополнительного справочника “корректные проводки”.

6. Осуществление контроля в групповом режиме позволяет локализовать большинство ошибочных или сомнительных проводок. Эта функция полезна при аудиторских проверках и для систем класс “бухгалтерский комплекс”, где информация поступает в АРМ сводного учёта и требует проверки.

Типовые операции.

Особенности:

1. Создаётся перечень типовых операций бухгалтерского учёта, объединяющих однородные операции.

2. Для каждого типа операции создаётся шаблон, включающий реквизиты операции, корреспонденцию счетов, алгоритм расчета сумм операции.

3. Суммы рассчитываются в некоторых случаях пользователем самостоятельно или с помощью встроенного языка.

4. Ранее введённые типовые операции могут редактироваться и удаляться.

5. После ввода хозяйственной операции с помощью типовой, как правило, связь между ними утрачивается, в некоторых системах остаётся.

Обобщение учётных данных и формирование бухгалтерских регистров.

1. Классификация выходной информации.

2. Учётные регистры и особенности их представления.

3. Процедуры работы с учётными регистрами.

Информацию, полученную в результате обработки массива информации о хозяйственных операциях называют результатной информацией. Она бывает 2 типов:

• Основная – это систематизированная и обобщённая информация данных синтетического и аналитического учёта. Она представляется в форме выходных документов, которые в БИС называют отчётами.

• Вспомогательная – носит справочный характер и получается выборкой данных непосредственно из массива информации о хозяйственных операциях часто без обобщения хозяйственных операций. Такая информация в БИС, как правило, представляется в форме видеограмм.

С точки зрения пользователей все выходные документы делятся на 2 группы:

1. Внутренние:

1. Стандартные;

2. Специализированные: по уникальной форме и по стандартизированной форме.

2. Внешние – это формы регламентированной отчётности для следующих уровней:

1. Государство или макроуровень.

2. Отрасль – отраслевая отчётность.

3. Регион.

Внутренние выходные документы.

Стандартные отчёты – это отчёты, которые отражают бухгалтерские итоги на уровне счетов, субсчетов и объектов аналитического учёта в разбивке по разным периодам, а так же в разрезе разных валют.

формы стандартных отчётов могут содержать детальные проводки. С каждой системой автоматизации бухгалтерского учёта поставляется некоторый набор стандартных отчётов. Алгоритмы расчёта показателей этих отчётов, как правило, изменить нельзя, но перед формированием отчёта через настройку параметров можно поменять состав включаемых показателей и внешний вид отчёта.

По способу группировки стандартные отчёты могут быть:

1. Хронологические.

2. Систематические.

3. Комбинированные.

По степени обобщения стандартные отчёты разделяют на синтетические и аналитические.

Специализированные отчёты – это отчёты, предназначенные для предоставления специфической информации различных разделов бухгалтерского учёта в печатных формах особого вида. Их можно разделить по форме на стандартизированные (кассовая книга, книга покупок, книга продаж, отчёта по основным средствам и НМА) и уникальные (например, анализ динамики поступления конкретного вида материала по партиям в течение выбранного временного периода и т.п.).

Специализированные отчёты по стандартизированной форме входят в комплект поставки, особенно это важно для корпоративных информационных систем, где несколько бухгалтерских АРМ.

Уникальная форма отчётов разрабатывается в соответствии с потребностями конкретного хозяйствующего субъекта и пользователя системы.

Регламентированные отчёты – это отчёты, предназначенные для обобщения информации о хозяйственной деятельности организаций, ИП и передачи различным контролирующим органам. К ним относится бухгалтерская, налоговая и статистическая отчётность. Данные отчёты включаются в состав системы и могут периодически обновляться в связи с изменением законодательства.

Состав отраслевой и региональной отчётности определяется соответствующими отраслевыми или региональными органами. Обычно такие формы отчётов в типовую поставку системы не включаются.

Учётные регистры и особенности их представления.

Обобщение учётных данных – это получение итогов оборота и остатков (сальдо) по счетам, субсчетам и аналитическим счетам. Особенности обобщения для аналитических счетов:

1. Обобщение итогов оборотов и остатков в натуральном выражении для счетов, имеющих признак количественного учёта.

2. Обобщение итогов оборотов и остатков по каждой валюте отдельно - в единицах иностранной валюты и эквиваленте национальной.

Возможные ошибки:

1. Несовпадение оборота по журналу с итоговым оборотом оборотно-сальдовой ведомости по всем счетам. Наличие отрицательных остатков в оборотно-сальдовой ведомости по некоторым субсчетам.

2. Наличие отрицательных сумм по статьям бухгалтерского баланса (за исключением нераспределённой прибыли и убытков). Несовпадение валюты баланса по активу и пассиву баланса.

Обобщение данных в БИС может осуществляться 2 способами:

1. В автоматическом режиме.

2. По запросу пользователя.

Технология формирования учётных регистров и форма из представления в БИС имеет отличие от традиционных, характерных при ручном бухгалтерском учёте:

1. Применение многовариантной технологии получения учётных регистров. Предполагается возможность их формирования в совершенно произвольной последовательности. Например, при журнально-ордерной форме отчётов используется следующая последовательность:

1. Оформление первичного документа.

2. Формирование накопительных и группировочных ведомостей.

3. Формирование журналов-ордеров.

4. Составление главной книги.

5. Формирование оборотно-сальдовой ведомости.

6. Заполнение различных форм отчётности.

Многовариантная технология позволяет более оперативно и эффективно обобщить информацию о хозяйственной деятельности.

2. Изменение периодичности получения регистров.

3. Отсутствие заранее заданной схемы группировки данных в регистрах. Технология ручного учёта задаёт строгую последовательность работы с конкретным учётным регистром и обязательным перечнем разрезов группировки. Изменить их состав и уровень обобщения данных пользователь не может.

4. Возможность произвольного отбора данных включаемых в регистр.

5. Изменение формы и структуры учётных регистров.

Понятие учётных регистров. Обобщение:

1. Журналы-ордера – это учётные регистры дающие расшифровку по корреспондирующим счетам кредитового оборота каждого синтетического счёта в разрезе дат и хозяйственных операций.

2. Ведомости по счёту – это учётные регистры позволяющие получить аналогичную информацию, но по дебетовому обороту каждого счёта.

3. Главная книга – это учётный регистр, который даёт расшифровку по корреспондирующим счетам дебетового оборота синтетического счёта за некоторый временной период без детализации по датам и операциям.

4. Оборотная ведомость – это учётный регистр, позволяющий выявить ошибки, допущенные в учётном процессе. Оборотные ведомости различают:

   1. По типам (уровню детализации):

1. На уровне счетов и субсчетов.

2. На уровне аналитических счетов конкретного счёта или субсчёта.

1. По форме представления:

   1. Временной интервал.

   2. Наличие забалансовых счетов.

1. Шахматная ведомость – табличное представление оборотов между счетами (синтетическими) за определенный временной период. В колонке отображают кредитовый оборот счёта, а в строке дебетовый оборот счёта с необходимой расшифровкой по субсчетам.

Процедуры работы с учётными регистрами.

При работе с учётными регистрами различного типа агрегирования система, как правило, позволяет выполнять ряд стандартных процедур:

1. Настройка параметров отчёта.

Обеспечивается гибкость формирования отчётов различного наполнения, при этом настройки отчёта могут: изменяться и сохраняться, изменяться, но не сохраняться после формирования отчёта. Все настройки задаются пользователем, что определяет алгоритм обработки бухгалтерской информации.

2. Формирование отчёта.

3. Просмотр отчёта.

Он может быть сформирован и отображён на экране монитора в табличном или текстовом редакторе, при этом система должна:

• Иметь развитые средства навигации по отчёту;

• Выполнять быстрый поиск отдельных позиций отчёта;

• Накапливать отдельные суммы в буфере обмена.

Из режима просмотра сформированного отчёта некоторые системы позволяют выполнять перенастройку его формы и заново сформировать отчёт.

4. Сохранение отчёта в архиве.

Обеспечивает возможность неоднократного возвращения к сформированному отчёту, как правило, по официальным формам отчётности.

5. Экспорт отчёта в текстовый или табличный процессор.

Некоторые системы отображают результативную информацию в графическом виде.

6. Просмотр отчёта перед печатью.

В этом случае система должна позволять:

• Отпечатать отчёт в любой форме;

• Задать колонтитулы;

• Изменить шрифт;

• Сжать по ширине;

• Задать количество экземпляров.

Большинство БИС имеет функцию предварительного просмотра отчётов.

7. Печать отчётов.

В ряде систем бухгалтерского учёта наряду с возможностью получения разрозненных отчётов предлагается итеративная технология работы с информацией методом последовательных расшифровок. Суть этого метода: постепенная детализация агрегированных отчётов путём детализации хозяйственных операций, бухгалтерских проводок и первичных документов. В этом случае возможны изменения любого реквизита хозяйственной операции и бухгалтерской проводки. Как правило, используют 2 типа данной технологии:

1. Детализация отчёта. Переход в другой отчёт, раскрывающий выбранный показатель.

2. Позиционирование. Переход из отчёта на конкретную проводку или их совокупность в журнале (операций, проводок, общем журнале).

Данная технология имеет следующие преимущества, т.к. позволяет:

1. Упростить поиск ошибок, допущенных в учётном процессе.

2. Уменьшить выполнение ряда функций, связанных с завершением отчётного периода за счёт оперативного исправления ошибок и автоматического пересчёта итогов.

3. Сократить количество печатных отчётов благодаря возможности доступа промежуточных учётных регистров.

Завершение отчётного периода в БИС.

1. Процедуры завершения отчётного периода.

2. Формирование регламентированной отчётности.

3. Составление консолидированной отчётности.

4. Учётный цикл.

К основным процедурам относится:

• Закрытие месяца;

• Закрытие квартала;

• Закрытие года.

Все они являются регламентными процедурами.

К закрытию месяца относятся:

1. Начисление амортизационных отчислений по основным средствам и нематериальным активам.

2. Расчёты по отнесению доли ранее понесённых затрат и предстоящих расходов в затраты производства, в издержки обращения, резервы предстоящих расходов и платежей.

3. Определение налогов и сборов относимых на издержки производства (ЕСН, земельный и транспортный налог).

4. Распределение накладных расходов между объектами калькулирования (передел, процесс, заказ), а также списание общехозяйственных расходов на финансовый результат по обычным видам деятельности.

5. Определение фактической себестоимости продукции, работ, услуг (полная и усечённая).

6. Формирование сальдо прочих расходов и доходов.

7. Выявление общего финансового результата за отчётный месяц.

Закрытие квартала предполагает выполнение следующих расчётов:

1. Сумм налогов и сборов расходы, по уплате которых относятся на финансовый результат организации (налог на имущество, НДС).

2. Сумм налога на прибыль.

3. Переоценка остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (по законодательству квартальная отчётность в налоговые органы).

4. Расчёт налогов и сборов, по которым поквартально предоставляются налоговые декларации.

Завершение отчётного года включает следующие процедуры:

1. Проведение инвентаризации для объективной оценки имущества и обязательств организации.

2. Закрытие всех субсчетов счёта 90 и 91.

3. Реформация баланса. Определение финансового результата организации за отчётный год и списание его на 84 счёт, что позволяет обнулить все счета финансовых результатов (90,91,99).

Формирование регламентированной отчётности.

Регламентированная отчётность является завершающим этапом бухгалтерской работы. Однако не все системы автоматизации бухгалтерского учёта позволяют выполнить весь набор функций по формированию отчётов. Можно выделить 3 основные группы:

1. Системы, формирующие только стандартные учётные регистры. Они не формируют даже бухгалтерского баланса, предоставляя это делать бухгалтеру по распечаткам главной книги и оборотной ведомости.

2. Системы, обеспечивающие получение только регламентированной бухгалтерской отчётности. К ним относится:

1. Форма №1 – бухгалтерский баланс.

2. Форма №2 – отчёт о прибылях и убытках.

3. Форма №3 – отчёт об изменении капитала.

4. Форма №4 – отчёт о движении денежных средств.

5. Форма №5 – приложение к балансу.

Некоторые из систем формируют только первые две формы.

3. Системы, обеспечивающие получение регламентированной отчётности: бухгалтерской, налоговой, статистической и отчётов для внебюджетных фондов. При необходимости они дают возможность расширить состав отчётности с учётом отраслевой специфики и регионального законодательства.

Несмотря на преимущество систем 3 группы возникают операции, которые невозможно автоматически учесть при формировании отчётов: различные льготы, регулирующие суммы, дополнительное ведение аналитического учёта.

При работе с БИС различают 3 режима заполнения показателей типовых форм отчётности:

1. Ручной. Особенности:

1. Система формирует только бланк типовой формы отчёта.

2. Вводятся самые общие реквизиты автоматически, а все остальные данные вручную на основе предварительного анализа бухгалтерского и налогового учёта.

3. Форма с введёнными показателями доступна для типового отчёта.

2. Автоматический. Предполагает, что все или почти все показатели формы отчёта будут сформированы на основе предыдущей информации (Чаще всего Ф№1 и Ф№2).

3. Автоматизированный. Особенности:

1. Бухгалтер самостоятельно выбирает режим формирования отчёта (автоматический или автоматизированный).

2. При сохранении отчёта возможна его перенастройка и неоднократное использование.

В системах автоматизации бухгалтерского учёта для описания правил расчёта показателей, как правило, применяется специальный макроязык. Бухгалтер может, освоив его, вносить различные корректировки в алгоритмы расчёта показателей. Однако в современных БИС расчёты показателей регламентированной отчётности очень сложны, поэтому системы предлагают расшифровку формирования показателей и ограничивают доступ к корректировке подобных алгоритмов.

Регламентированные отчёты в большинстве программ называют внешними отчётами, их основное преимущество в том, что можно создавать правила составления и расчёта основных показателей в течение жизнедеятельности БИС.

Составление консолидированной отчётности.

Концерны, представляющие собой объединение предприятий, связанных общностью интересов, капиталом, договорами, участием в совместной деятельности должны представлять консолидированную финансовую отчётность. Сами концерны могут иметь разные организационные структуры – это накладывает отпечаток на настройку системы, создающей подобные отчёты. При сложных структурах, как правило, консолидация идёт поэтапно:

1. Консолидация отчётности филиалов на региональном уровне.

2. Консолидация отчётности в целом по концерну.

Основные этапы для универсальной консолидации отчётности:

1. Сбор исходных данных. В рамках автоматизации предусмотрены следующие варианты сбора:

1. В виде документов-формуляров. Перечень реквизитов и порядок их заполнения строго регламентированы в рамках КИС. Как правило, эти документы передаются филиалам-курьерам, где учёт ведётся вручную.

2. Передача данных на дискете при локальной эксплуатации в рамках филиала.

3. Передача данных с помощью глобальной сети корпорации. Результатом этого этапа является бухгалтерская отчётность, составленная в валюте дочернего предприятия и в соответствии с его учётной политикой (по бухгалтерскому и налоговому учёту).

2. Адаптация финансовой отчётности дочерних предприятий. Как правило, каждое дочернее предприятие имеет свою учётную политику, рабочий план счетов и формы отчётности по национальным стандартам и международным стандартам финансовой отчётности. Результатом работы должна стать отчётность, составленная в валюте корпорации и в соответствии с её учётной политикой. Подобный результат достигается с помощью следующих процедур:

1. Адаптация – может выполняться централизованно, то есть в головном предприятии, и децентрализовано, то есть, каждое дочернее предприятие ведёт параллельный автоматизированный учёт по двум или более планам счетов и составляет несколько видов отчётности, при этом возможна адаптация и корректировочные проводки на уровне головного предприятия. Адаптирующие проводки, как правило, хранятся в отдельном файле по позициям баланса и отчёта о прибылях и убытках по каждому консолидируемому предприятию.

2. Переоценка валюты – возможны следующие методы пересчёта валют и их модификации, при этом могут использоваться разные виды курсов валют (исторический, курс на отчётную дату, средневзвешенный).

Для каждого дочернего предприятия могут быть предусмотрены свои правила пересчёта валюты, затрагивающие различные статьи баланса и отчёта о прибыли и убытках. Результатом использования такого подхода становятся разные последствия отражения имущественного и финансового положения, а также прибыли концерна. Пересчёт валют сопровождается в системах постоянным контролем на уровне дочернего предприятия во внутренней валюте и на уровне концерна во внешней валюте.

3. Суммирование отчётности – предполагает построчное сложение всех статей консолидируемых балансов и отчётов о прибылях и убытках. Результатом становится суммарный баланс и суммарный отчёт о прибылях и убытках.

4. Процедуры консолидации. Здесь необходимо обеспечить исключение дублирования информации по статьям баланса и отчёта о прибыли и убытках, обусловленное взаимоотношениями между дочерними предприятиями внутри концерна. Для этого формируются исключающие проводки (метод элиминирования), которые:

1. Выполняют консолидацию задолженностей.

2. Исключают взаимные операции и внутренние результаты.

3. Проводят расчёт разницы необходимой для корректировки.

Кроме элиминирования проводится консолидация капитала – пересчёт участий материнских предприятий относительно долей в собственном капитале, включённых в концерн дочерних и других совместных предприятий. Для этого в системах выделяются специальные модули, формирующие консолидирующие проводки. При этом используются следующие методы консолидации:

1. Полная консолидация

2. Объединение интересов

3. Пропорциональная консолидация

4. Консолидация собственных средств

Результатом работы становится бухгалтерская отчётность концерна.

Учётный цикл.

В БИС различают 2 понятия: отчётный период и учётный период. Отчётный период отражает цикличность в технологии ведения учётных работ. Учётный период связан с технологией обработки данных характерной для конкретной автоматизированной системы.

Понятие учётного периода шире понятия отчётного периода. В рамках учётного периода отчётный период рассматривается как некоторый временной период, за который формируются стандартные отчёты и различный формы регламентированной отчётности. Как правило, любая система поддерживает традиционную цикличность работ: месяц, квартал, год. Однако многие системы позволяют формировать отчёты за произвольный период указанный пользователем (интервал дат), при этом данные отчёта могут относиться к отчётному периоду и нескольким предыдущим. Это вызывает необходимость обеспечить системой доступ к информации об остатках и оборотах по предшествующим периодам, при этом некоторые системы позволяют вносить изменения в исходные данные “задним числом”. Учётный период в БИС характеризуется:

1. Возможностью выбора временного интервала при построении выходных форм.

2. Способами ведения системы переходящих остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

3. Составом ограничений, которые накладывает система при внесении изменений в учётные данные предшествующих отчётных периодов.

Существует три основных модели формирования учётного периода:

1. Модель бесконечного учётного периода.

• Требует полного пересчёта итогов.

• Использует контрольные точки.

2. Модель гибкого учётного периода.

• Устанавливает только начало учётного периода.

• Устанавливает начало и конец учётного периода.

3. Модель фиксированного учётного периода.

Модель бесконечного учётного периода.

Суть: отчёты могут быть получены за любой произвольный интервал дат, а учётные данные могут корректироваться за любой период.

Особенности:

1. Все данные хранятся с начала внедрения в систему.

2. Данные не разделяются по отчётным периодам.

3. Можно вносить любые изменения за любой период.

4. Можно рассчитать остатки и итоги оборотов по счетам за любой указанный интервал дат.

Модель имеет две разновидности:

1. Требует полного пересчёта итоговых данных за всю предысторию использования системы. Достоинством этого подхода является относительно простая поддержка целостности БД при всех возможных корректировках первичной информации. Однако очевидным недостатком является неэффективность работы системы при пересчёте итогов последних отчётных периодов, т.к. для этого необходим полный пересчёт всей совокупности данных. Это замедляет формирование отчётов и требует значительного объёма памяти.

2. Была разработана для избегания недостатков первой модели, для этого применяются различные контрольные точки. Контрольная точка – это точка, в которой формируются и хранятся остатки синтетических и аналитических счетов. Обычно она совпадает с началом или концом отчётного периода, однако может и не совпадать.

Особенности:

1. Период расчёта итогов и формирования отчётов задаётся в виде интервала дат.

2. Эти показатели могут совпадать с начальными и конечными контрольными точками.

3. Программа от ближайшей к заданному периоду контрольной точки рассчитывает обороты и остатки по счетам, а затем формирует отчёты.

4. Несовпадение периода с контрольными точками свидетельствует, что отчёты формируются не только в рамках отчётного периода.

5. Данная разновидность позволяет более эффективно с существенно меньшими временными затратами получить отчётность.

6. При возникновении аварийных ситуаций во время корректировки данных предшествующих контрольной точке или просто некорректных действий пользователей могут возникнуть проблемы с расхождением первичных данных и промежуточных итоговых значений контрольных точек.

Модель гибкого учётного периода.

Суть: предполагается, что длинна учётного периода может переопределяться произвольно.

1. Предполагает установление только начала учётного периода.

Особенности:

1. Предшествующий учётный период закрыт для изменения данных.

2. В конечной контрольной точке предшествующего периода рассчитываются остатки по счетам, которые затем становятся начальными остатками следующего учётного периода.

3. Контрольная точка предшествующего периода становится начальной, от неё рассчитываются все итоги оборотов и исходящие сальдо счетов.

4. Период для составления отчётов может задаваться в любом интервале. Если конечная дата интервала совпадает с установленным отчётным периодом, то отчёты формируются в целом за учётный период, иначе отчёты формируются внутри периода.

5. Обороты по счетам закрытого периода сохраняются в базе данных и могут быть использованы при составлении отчётов, однако корректировка данных закрытого периода уже не допускается.

2. При задании учётного периода устанавливаются начальные и конечные контрольные точки.

Особенности:

1. Система рассчитывает обороты и остатки счетов на начало периода.

2. Водимые в текущем периоде данные изменяют обороты счетов.

3. Не существует понятия закрытого периода, т.е. если изменяются данные предшествующие текущему периоду, то сразу пересчитываются обороты и остатки в начальной контрольной точке.

4. В результате предыдущей особенности оперативно пересчитываются обороты счетов текущего периода в момент ввода или корректировки данных.

Модель фиксированного учётного периода.

Суть: фиксированный учётный период задаётся при разработке системы и представляет собой, как правило, месяц.

Особенности:

1. Технология работы близка к ручной технологии ведения учёта.

2. При вводе системы в эксплуатацию вводятся остатки по всем синтетическим и аналитическим счетам на начало месяца использования системы.

3. В течение месяца в информационной базе делаются записи о хозяйственных операциях.

4. При переходе к следующему месяцу запускается специальная процедура, которая выполняет автоматический пересчёт конечных остатков, переносит их на следующий месяц и устанавливает как входящие остатки.

В ручной технологии ведения учёта возможно:

1. Формировать большинство отчётов не только за текущий месяц, но и за любое число предыдущих месяцев.

2. Получать отчёты за любой интервал дат, а не только за месяц в целом.

3. Вносить изменения в данные предшествующих периодов, с последовательным пересчётом сальдо и оборотов по предшествующим месяцам.

Модель фиксированного учётного периода достаточно естественна и поэтому её часто применяют при создании ПО в различных сочетаниях, однако, несмотря на эти различия, система должна обеспечить:

1. Настройку длины периода.

2. Понятный для бухгалтера и незаметный для него (прозрачный) переход от одного периода к другому, а также возможность корректировки данных прошлых периодов, при этом права пользователей на выполнение данной корректировки должны регулироваться системой.

3. Автоматический или полуавтоматический пересчёт итогов по всей цепочке периодов вплоть до отчётного периода при корректировке данных предшествующих периодов. В начальной контрольной точке отчётного периода должны быть актуальные данные об остатках счетов.

4. Оперативный пересчёт оборотов текущего периода при вводе, корректировке и удалении каждой бухгалтерской записи. Такое поддержание оборотов счетов в актуальном состоянии позволит сэкономить время на составление отчётов т.к. в этом случае обращение идёт не к массиву записи, а к итоговым оборотом и сальдо счетов.

5. Возможность одновременной работы с данными двух смежных отчётных периодов текущего и предшествующего.

6. Доступ к данным последних двух лет при построении отчётов; это необходимо для систем, которые предполагается использовать на предприятиях, формирующих отчётность по двум стандартам – национальным и международным, а также для составления внутрифирменных отчётов за финансовый год.

Необходимо обратить внимание на корректировку данных с помощью специальной процедуры закрытия периодов:

1. Некоторые программы могут изменить исходящие остатки формально по двум корреспондирующим счетам.

2. Однако не все такие программы позволяют автоматически провести проводки или перепровести для закрытия отчётного периода.

3. Существует специальная процедура, позволяющая автоматически выполнить программой цепные пересчёты сумм записей, прямо или косвенно зависящих от оборотов и сальдо счетов предшествующих периодов, - рекурсия хронологической взаимосвязи. Лишь немногие могут быть настроены на выполнение подобной процедуры, для этого программа должны быть построена по принципу электронной таблицы, т.е. массив хозяйственных операций должен интерпретироваться как специализированная электронная таблица, отдельные записи которой связаны друг с другом расчётными формулами. Подобное свойство способно повышать интеллектуальность системы….однако предъявляет требования к процессу внедрения системы в эксплуатацию, т.к. необходимо писать интерпретацию записей о хозяйственных операциях. Существует 2 варианта создания такого варианта:

1. Использование моделей представления записей о хозяйственных операциях в виде закодированных бухгалтерских операций (виртуальные проводки).

2. Использование специальной технологической информации,… увязывать каждую запись с определением правил формирования операции

Основы построения и функционирования многопользовательских БИС.

1. Основные принципы построения.

2. Технология многопользовательской работы.

3. Организация информационной базы многопользовательской БИС.

В бухгалтерии с численностью сотрудников более 1 БИС должна строиться как многопользовательская система. Многопользовательские БИС могут строиться как сетевые и несетевые. Сетевые системы обеспечивают доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же момент времени. В несетевых системах информационная база организована децентрализовано, т.е. всегда рассредоточена по рабочим местам пользователей.

Сетевые системы могут обеспечивать как децентрализованное, ТАК И ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ. При организации централизованной информационной базы возможны 2 варианта:

1. Централизованно ведутся только общие для всех АРМ справочники и классификаторы, а сведения о введённых хозяйственных операциях могут быть рассредоточены по различным участкам учёта. Децентрализовано могут храниться отдельные специфические справочники и классификаторы для некоторых АРМ.

2. Централизованно ведётся хранение всей используемой информации – система работает с единым информационным полем. Конкретный пользователь может быть наделён соответствующими правами доступа к информации по направлениям учёта (кассовые операции, учёт ЗП, движение мат. ценностей).

Вопросы интеграции данных могут решаться по-разному:

1. В несетевых системах, а также в сетевых системах 1го варианта передача данных от рабочих мест локальных участков учёта в АРМ сводного учёта выполняется на уровне отдельных, либо итоговых проводок.

2. В сетевых системах 2го варианта необходимость в выполнении функции интеграции, как правило, отсутствует.

Многопользовательский режим работы требует введения должности администратора системы, которые должен определить конфигурацию системы и назначить права доступа различным пользователям.

Необходимо помнить, что все многопользовательские БИС должны строиться как открытые системы, позволяющие принимать и обрабатывать информацию от других подсистем КИС предприятия.

При организации многопользовательской обработки данных используются 4 основные технологии:

1. Локальное функционирование рабочих мест.

2. Технология файл-сервер.

3. Технология клиент-сервер.

4. Технология полностью централизованной обработки данных.

Первая технология м.б. использована как при применении ЛВС, так и при полном автономном функционировании рабочих мест системы.

Вторая третья технологии м.б. использованы только при объединении компьютеров в локальную сеть.

Четвёртая технология предполагает использование одной или нескольких мощных ЭВМ, которые одновременно обслуживают несколько терминалов.

Локальное функционирование рабочих мест.

Особенности:

1. Компьютеры на каждом рабочем месте функционируют полностью автономно и, в каждом из них хранится свой фрагмент единой базы данных.

2. Для объединения данных необходимые части информационных массивов выгружаются с каждого компьютера на внешний носитель и уже с каждого из них информация переносится в БД другого компьютера. Это функция выгрузки-загрузки данных.

3. Достоинством является техническая простота создания БИС.

4. Основными недостатками являются:

• Снижение оперативности получения обобщённой информации;

• Появляются проблемы содержательного характера: необходимо устранение дублирования одинаковых операций и проводок, а так же возможна неоднозначность в кодировании одинаковых объектов аналитического учёта.

В небольших организациях для работы бухгалтерской службы создаются одноранговые сети, в которых все компьютеры считаются равноправными. Данные м.б. разнесены по отдельным рабочим местам, но при необходимости они м.б. оперативно востребованы, если разрешён доступ. Такое решение характерно для бухгалтерии численностью 3-5 человек. В дальнейшем при увеличении численности возникают проблемы связанные с недостаточностью производительности самой системы, поэтому на крупных предприятиях создаются сети с выделенным сервером:

1. Он выполняет функции обслуживания.

2. На нём устанавливаются сетевые ОС.

3. Общие данные для всех пользователей обычно хранятся на сетевом сервере.

Технология файл-сервер.

Особенности:

1. Вся обработка информации сосредотачивается на компьютерах отдельных рабочих мест.

2. Если программе требуются данные размещённые на другом компьютере, то они передаются ей по выделенному каналу.

3. Сетевое ПО занято только передачей данных от одного компьютера к другому, не различая при этом нужна ли вся информация или только её часть.

4. Отбор необходимых для решения задачи данных осуществляется прикладной программой.

5. Недостатком технологии является снижение производительности системы, когда запросы выполняются одновременно т.к. выполняемые обработки ждут поступления к ним очередной порции информации.

Технология клиент-сервер.

Особенности:

1. Разделение программы на 2 части – клиентскую и серверную.

2. Клиент устанавливается на компьютере рабочего места, а серверная часть на сетевом сервере.

3. Когда клиенту необходимы какие-либо данные, он посылает серверу запрос. В запросе формулируется, какая именно информация требуется. Сервер выбирает из общей БД только необходимую информацию и пересылает её клиенту.

4. Достоинством технологии является высокая производительность системы в результате отсутствия ненужных информационных потоков.

Данную технологию, как правило, реализуют 2 способами:

- Модель толстого клиента;

- Модель тонкого клиента.

Особенности 1 модели:

1. В серверную часть системы вынесены главным образом функции доступа к данным.

2. Все или большая часть прикладных вычислений выполняются клиентской частью

3. Если результаты обработки должны быть сохранены в общей БД, то они от клиента пересылаются северу, который и выполняет эти функции.

4. Недостатком модели является неэффективное решение различного рода учётных работ.

Особенности 2 модели:

1. Значительная часть прикладной обработки данных выполняется непосредственно сервером.

2. При решении ряда задач повышается эффективность функционирования системы за счёт устранения непроизводительной перегонки информации между клиентом и сервером.

Данная модель оказывается предпочтительнее, если выполняются 2 условия:

• Сервер должен обладать достаточной мощностью для обработки и передачи данных.

• В БИС должны быть хорошо проработаны механизмы разделения функций в отношении всех решаемых задач …

Технология полностью централизованной обработки данных.

Особенности:

1. Все процедуры решения задач выполняются центральным компьютером.

2. Именно такая технология применялась до распространения ПК. Функционирование системы осуществлялось на основе централизованной обработки информационной большой ЭВМ. К ней подключались терминалы, которые имели клавиатуру и дисплей, но не могли функционировать автономно.

3. В настоящее время подобная модель ориентирована на БИС, применяемые для средних организаций с небольшим объёмом информационных потоков.

Организация информационной базы в многопользовательской БИС.

Основные положения:

1. Функционирование АИС БУ в многопользовательском режиме предполагает наличие механизмов разделения данных между рабочими местами сотрудников бухгалтерии и определённой технологии интеграции различных участков учёта, для осуществления сводного учёта и составления отчётности.

2. Возможности разделения данных и функций их обработки зависят от программно-технической среды АИС. Если система эксплуатируется на несвязанных друг с другом компьютерах, то БД является полностью распределённой между отдельными рабочими местами и интеграция данных возможна путём их переноса или путём выполнения специальных процедур слияния или объединения.

3. При функционировании программ в сетевой среде возможна поддержка интегрированной информационной базы. В этом случае процедуры объединения и слияния данных не требуются. В результате повышается оперативность обработки данных. Однако существенными становятся проблемы разделения полномочий сотрудников (права доступа и возможности выполнения различных функций и процедур).

4. Некоторые ППП осуществляют лишь частично объединение используемых данных, поэтому должны дополнительно выполняться процедуры слияния и объединения данных.

Выделяют 3 основные модели организации информационной базы в многопользовательских системах:

1. Модель распределённых данных.

2. Модель централизованных справочников.

3. Модель полностью централизованных данных.

Модель распределённых данных.

Суть модели: Учётная информация распределена между компьютерами отдельных рабочих мест бухгалтерии. Объединению подлежать формируемые массивы проводок и часть условно-постоянной информации (справочники контрагентов, договоров, ТМЦ и других объектов аналитического учёта).

Особенности:

1. Технология объединения предполагает наличие определённых правил по выгрузке фрагментов БД в отдельные промежуточные массивы, которые затем переносятся в БД компьютера выполняющего сводный учёт.

2. Объединению, как правило, подлежат не данные первичных документов, а бухгалтерские проводки, сформированные на их основе. При этом переносят не все проводки, а только итоговые записи с одинаковой корреспонденцией счетов и минимальным набором аналитики.

3. Основная проблема при объединении данных это исключение дублирования информации в смежных участках учёта т.к. одни и те же операции не редко вводятся с нескольких рабочих мест (учёт кассовых операций и учёт операций по расчетному счёту). Например, снятие денег с расчётного счёта в кассу или внесение денег из кассы на расчетный счёт.

Модель централизованных справочников.

Занимает промежуточное положение между использованием интегрированной БД и функционированием системы на основе модели полностью распределённых данных. Данная модель позволяет решить проблему рассогласования кодирования одних и тех же объектов аналитического учета на разных рабочих местах.

Особенности модели:

1. Общими для всей системы обработки учётных данных являются только наиболее важные массивы нормативно-справочной информации.

2. Оперативные данные вводятся и обрабатываются в локальных подсистемах.

3. Только при необходимости оперативные данные передаются на смежные участки для обработки.

4. Достоинством модели является уменьшение вероятности возникновения ошибок, связанных с повторным рассогласованным определением одних и тех же аналитических объектов на разных рабочих местах.

5. Также достоинством является возможность рассредоточить аналитический учёт и передавать между рабочими местами только самые необходимые итоговые данные, не записывая в общую БД всю детализированную учётную информацию.

6. Недостатком модели является необходимость выполнения дополнительной технологической операции межкомпьютерного обмена.

Модель полностью централизованных данных.

Особенности:

1. Предполагает наличие единого информационного поля, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест БИС.

2. Вся вводимая информация фиксируется в интегрированной базе, которая доступна в реальном режиме времени. В результате любой введённый первичный документ или запись бухгалтерской проводки могут оперативно использоваться бухгалтерами, ведущими смежные участки учёта. Для разграничения прав доступа пользователей к учётной информации устанавливается необходимая иерархия (системный администратор, главбух, оператор). Подобная иерархия определяет следующие права:

• На формирование определённых видов бухгалтерских проводок.

• Выполнение процедур преобразования данных.

• Доступ к функциям просмотра и корректировки данных.

3. Помимо формального разделения прав доступа пользователей БИС важным является соблюдение принципа ответственности. Необходимо чётко определить по каждому участку:

• Перечень хозяйственных операций для ввода.

• Последовательность заполнения первичных документов.

• Формирование итоговых проводок.

• Формирование проводок по закрытию отчётного периода.

• Формирование внутренней или внешней отчётности.

Выбор той или иной модели зависит от цели разработчика или пользователя БИС.

Создание и ввод в эксплуатацию БИС.

1. Подходы к созданию и внедрению.

2. Критерии выбора ПО БИС.

3. Адаптация тиражных программ при создании БИС.

4. Ввод в эксплуатацию.

Жизненный цикл любой БИС включает 3 основные стадии:

1. Приобретение или создание системы.

2. Ввод системы в эксплуатацию.

3. Эксплуатация, сопровождение и развитие системы.

Эти этапы, как правило, рассматривают во взаимосвязи.

Создание БИС требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования:

1. Технических средств.

2. Системного и вспомогательного ПО.

3. Специализированного ПО.

Уже на этапе внедрения должны быть выработаны регламенты работы сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой. Между данными компонентами существует значительная взаимозависимость, которую необходимо учитывать не только при создании, но и при последующем развитии БИС. Однако существуют факторы, которые определяют состав компонент. К ним относятся:

1. Цели и задачи создаваемой СОД.

2. Число пользователей.

3. Предполагаемая технология организации многопользовательской работы.

4. Наличный парк средств вычислительной техники, периферийных устройств и имеющаяся сетевая структура.

5. Состав уже используемого системного и вспомогательного ПО.

6. Планируемый объём затрат на создание БИС.

Существует 3 варианта создания БИС:

1. Система автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учёта.

2. Система комплексной автоматизации бухгалтерского учёта.

3. Как составная часть интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

Система автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учёта.

Особенности:

1. На рабочие места устанавливаются компьютеры и разрозненные программы, обеспечивающие решение отдельных задач учёта.

2. Сроки и затраты на создание такой системы являются минимальными.

3. Минимальными являются требования к оборудованию и программам.

4. В результате использования отдельных компонентов в ходе эксплуатации могут возникнуть следующие проблемы:

• Возможны рассогласования при ведении общих справочников т.к. один и тот же объект учёта на разных рабочих местах может кодироваться по-разному.

• Один и тот же объект при объединении данных программы может рассматриваться как два или несколько разных объектов учёта.

Система комплексной автоматизации бухгалтерского учёта.

Особенности:

1. Установка компьютеров и ПО на рабочие места всех или большей части сотрудников.

2. Выработка регламента коллективной работы бухгалтерии:

• Общий порядок работы с данными.

• Правила и сроки выполнения регламентных работ.

• Операции объединения данных.

Это необходимо т.к. некоторые действия можно выполнить только в определённой последовательности. Например, выдача зарплаты наличными. Для формирования данного документа необходимо выполнить следующую последовательность действий (1С 8):

• Проверить наличие работника в справочнике.

• Провести документ “начисление заработной платы”.

• Отразить начисление заработной платы в бухгалтерском учёте.

• Рассчитать ЕСН по зарплате.

• Выполнить удержание из зарплаты.

• Сохранить документа “заработная плата к выдаче”

Как составная часть интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

Особенности:

1. Требуется выработка ещё большего числа регламентов.

2. Особое внимание уделяется выполнению работ по обмену данными между подразделениями.

3. Необходимо обратить внимание, что помимо чисто содержательных аспектов работы должен быть предусмотрен порядок выполнения специфических операций, определяемых технологией использования конкретных программных средств.

Общие положения по созданию БИС:

1. Внедрение компьютерных систем обычно осуществляется поэтапно:

1. Сначала автоматизируется учёт наиболее сложных задач бухгалтерского учёта.

2. Автоматизация остальных участков бухгалтерского дела.

3. После накопления необходимого опыта работы производится интеграция в комплексную систему, которая должна увязать основные функции бухгалтерского и оперативного учёта, планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятия.

2. Любую поэтапную автоматизацию необходимо осуществлять системно.

3. При поэтапном развитии БИС обязательно принимаются во внимание:

1. Парк вычислительной техники.

2. Периферийные устройства.

3. Сетевая инфраструктура предприятия.

4. Эффективное многопользовательское применение новых пакетов программ требует высокопроизводительного сетевого оборудования.

5. При выборе специализированного ПО пристальное внимание обращается на СУБД.

Критерии выбора ПО БИС.

На рынке программных продуктов представлено большое разнообразие АИС, реализующих различные задача бухгалтерского учёта. Перед пользователем стоит достаточно сложная задача выбора эффективного ПО.

Как правило, на практике основным критерием выступает численность сотрудников бухгалтерии. Рассмотрим основные особенности БИС, рассчитанные на использование различными бухгалтериями.

Для малых предприятий наиболее целесообразным становится применение ПО, основанного на концепции универсальной модели учётных данных и построенного в виде единой программной системы т.к.

1. Обычно отсутствует значительная специализация сотрудников по участкам учёта;

2. Ввод данных фактически ограничивается формированием расширенных проводок с минимальной аналитической информацией;

3. Использование набора специализированных модулей требует постоянного переключения между ними и достаточно частого выполнения технологических процедур вспомогательного характера связанных с обменом информацией.

В целом это снижает эффективность работы системы.

Критерии, представленные в таблице, определяют только общие требование к ПО БИС, однако они позволяют значительно сузить выбор системы автоматизации. Определив наиболее подходящую группу программных средств при детальном анализе конкретных программ необходимо обратить внимание на следующие факторы:

1. Возможность применения специализированных программ в программно-аппаратных средах.

2. Состав вспомогательного ПО необходимого для функционирования специализированных программ.

3. Функциональные возможности. Степень автоматизации и полноты решения наиболее сложных и важных для предприятия задач учёта.

4. Состав адаптационных средств. Возможности настройки программы на специфику ведения учёта.

5. Удобство пользовательского интерфейса (ввод и корректировка данных, организация доступа к исходной и результатной информации.)

6. Средства защиты данных от несанкционированного доступа.

7. Средства восстановления при сбоях в работе системы или в результате ошибок при эксплуатации.

8. Качество, полнота и удобство использования документов, а также наличие дополнительных методических материалов по применению дополнительных программных средств.

9. Ценовая политика разработчика (стоимость лицензии на приобретение программы, стоимость услуг по внедрению и сопровождению, а также система скидок при приобретении новых версий).

10. Возможность поддержки со стороны аудиторских и консалтинговых фирм.

Адаптация тиражных программ при создании БИС.

Тиражную компьютерную программу, как правило, рассматривают с 2 позиций:

1. Как готовое решение, предлагающее определённую методологию ведения учёта.

2. Как инструмент способный адаптироваться к конкретным потребностям различных пользователей.

Продаваемые программные продукты по бухгалтерскому учёту позволяют с той или иной степенью полноты решать наиболее типовые задачи финансового учёта, управленческого учёта и составления отчётности. Нормативная база, активно используемая в БИС, имеет постоянную тенденцию к восстановлению, что требует перехода к новым версиям программ или подстройки программ самим пользователем под изменения. При ориентации на массовое тиражирование программных продуктов разработчики, как правило, не принимают непосредственного участия во внедрении, поэтому они заинтересованы в максимальном отчуждении ПО от специальных участков различного учёта. Это обеспечивается за счёт встраивания в программы различных адаптационных средства, которые позволяют выполнить настройку самим пользователем, либо специализированной фирмой по внедрению.

Основное назначение адаптационных средств бухгалтерских программ состоит в следующем:

1. Настройка параметров функционирования программы.

2. Определение правил автоматизированного формирования записей массива хозяйственных операций и контировки документов.

3. Уточнение правил расчёта показателей и макетов форм отчётных документов, а также при необходимости разработка собственных отчётных форм.

4. Уточнение порядка ввода данных первичных документов и правил построения их печатных форм.

Классификация адаптационных средств ПО БИС.

1. По уровню компьютерной подготовки пользователя:

1. Пользовательские адаптационные средства, ориентированные на применение системы конечным пользователем и не требует от него профессионального уровня подготовки.

2. Профессиональные. Предназначены для специалистов и требуют высокого уровня понимания внутренних особенностей функционирования систем обработки данных, а также серьёзных навыков программирования.

2. По уровню настройки:

1. Средства параметрической настройки.

2. Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта.

Средства параметрической настройки. Позволяют определять параметры регулирующие выбор заложенных в систему алгоритмов вычислений или порядок их выполнения. При этом необходимо различать:

• Данные, которые программа использует при вычислениях.

• Параметры, регулирующие их выполнение.

Например, параметрически может регулироваться:

1. Факт включения или не включения НДС в стоимость приобретаемого имущества.

2. Выбор способа расчёта себестоимости материалов через учётную политику (ПО средней себестоимости, по стоимости каждой единицы,FIFO, LIFO – сейчас не применяется).

3. Тип счёта по отношению к балансу (активный, пассивный, активно-пассивный), т.к. определяет алгоритм расчёта сальдо и других, связанных с ним особенностей.

При внедрении системы часто требуется установить некоторые глобальные параметры, необходимы для работы. Их можно разделить на две группы:

1. Бухгалтерские параметры, которые определяют:

• Правовой и организационный статус предприятия.

• Специфика деятельности предприятия.

• Начало расчётного периода.

• Характеристики учётной политики.

• Национальную валюту.

• Способы пересчёта иностранной валюты в национальную валюту.

• Возможность установки некоторых значений по умолчанию. Они проставляются в экранные формы и в них не могут изменяться пользователем. Например, название организации, единица измерения, ставка НДС.

2. Технологические параметры. Определяют различные характеристики ввода, отображения и печати данных.

• Какие поля записи должны вноситься в новую запись при выполнении операции копирования.

• Способы пересчёта итогов (ручной, автоматический).

• Права пользователей на доступ к данным и выполнение различных функций программы.

Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта. Позволяют определить формулы и, в некоторых случаях, программы, используемые при расчёте сумм проводок типовых операций или проводок, автоматически формируемых на основе первичных документов, а также вычислений показателей отчётов и других вспомогательных функций.

В некоторых системах автоматизации с помощью данных средств можно переопределять или создавать новые экранные формы, отчёты, а также описывать алгоритмы выполнения разного рода регламентных работ.

Иногда считается, что средства параметрической настройки являются пользовательскими адаптационными средствами, а средства внесения изменений в слой прикладных решений являются профессиональными – это нельзя воспринимать однозначно:

• Правильно установить необходимую комбинацию параметров иногда может только специалист, понимающий особенности функционирования программы.

• Для создания типовой операции или формулы расчёта показателя отчёта не требуется профессиональных навыков и это может выполнить любой пользователь.

Есть 2 направления:

1. По отношению к программному продукту выделяют следующие средства:

• Внутренние – создаются разработчиком программного продукта, встраиваются в систему или поставляются вместе с ней. Предназначены для создания расчётных формул или программ на встроенном языке системы.

• Внешние – как правило, создаются сторонними производителями программ, а разработчики АИС БУ только разрабатывают принципы и технологию их использования совместно со своими программными продуктами.

2. По ориентации на пользователя:

• Пользовательские

• Профессиональные.

Внешние средства, как правило, рассчитаны на профессиональное применение программистами, внедряющими и сопровождающими систему автоматизации. Предлагаемые на рынке программные продукты бухгалтерского учёта могут быть использованы в 3 вариантах:

1. Как готовое решение.

2. Как готовое решение с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учёта.

3. С перенастройкой, изменяющей типовую методологию учёта.

Системы в виде готового решения имеют замкнутую функциональность. Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью конфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех 3 вариантах. Как правило, подобные системы поставляются с конкретным набором алгоритмов, реализованных в открытом режиме для модификации пользователем.

Применение любой комплексной системы бухгалтерского учёта как готового решения не означает, что все задачи буду исполняться в автоматизированном режиме. Как правило, разработчики широко тиражируемых программных продуктов уделяют пристальное внимание именно методологии компьютерного учёта, это позволяет использовать их как готовое решение, прежде всего в ведении финансового учёта и для составления различного рода отчётности.

Разработчикам необходимо чётко следовать методическим рекомендациям для создания продукта в виде готового решения.

При использовании готового решения с внесением изменений и дополнений (без корректировки методологии) пользователь или специалисты по внедрению модифицируют слой прикладных решений программы. Прежде всего, это связано с формированием списка собственных типовых операций, а также правил контировки и определения алгоритмов расчёта.

При реконфигурировании системы желательно досконально продумать:

• основные этапы и время работы;

• участки и объекты учёта;

• необходимые новые алгоритмы.

Как правило, всё это сводят в единый документ – “техническое задание”. В нём должны быть отражены:

1. Виды учёта:

• бухгалтерский;

• оперативный;

• управленческий;

• налоговый;

• статистический.

2. Подробно описаны все внутренние документы, специфические отчёты, аналитические разрезы.

3. Структура подразделений, филиалов, виды деятельности и т.д.

4. Основные положения учётной политики по бухгалтерскому и налоговому учёту.

5. Состав и структура нормативно-справочной информации.

6. Определение и порядок реализации проекта: состав группы специалистов, график выполнения пуско-наладочных работ, методы реализации решения.

Ввод АИС БУ в эксплуатацию.

Для ввода системы в эксплуатацию должны быть созданы следующие условия:

1. Гарантированное надёжное функционирование технических средств.

2. Укомплектовано системное и прикладное ПО.

3. Подготовлена информационная база.

4. Разработан технологический процесс.

5. Составлены должностные инструкции персонала, занимающегося учётом в рамках функционирования системы.

6. Персонал бухгалтерии должен пройти специальную подготовку по работе с данной системой.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учёта на предприятии, при вводе системы в эксплуатацию выполняют следующие этапы работ:

1. Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учёта и инвентаризация ТМЦ и расчётов.

2. Установка программного обеспечения. Особенности;

• Порядок установки всегда подробно описывается в документации.

• После успешной установки бухгалтерские программы, работающие под управлением DOS, как правило, требуют внесения изменений в ряд параметров и перезагрузки компьютера.

• Системы, работающие в Windows, как правило, сами производят необходимые настройки в процессе инсталляции.

• Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчики используют различные методы защиты (ключевые диски, регистрационные номера, электронные ключи).

• Необходимо обращать внимание на использование сетевых ключей, которые помимо защитных функций могут контролировать и ограничивать количество одновременно работающих копий программы.

3. Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Особенности:

• Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной, так и нормативно-справочной информации.

• Оперативная информация вводится в систему в процессе повседневной работы, а ввод нормативно-справочной информации осуществляется на этапе внедрения самой системы.

• В некоторых системах справочники с нормативной информацией могут пополняться и в процессе повседневной работы.

• Справочники разделяются на:

1. пользовательские: обеспечивают хранение условно-постоянной информации, настраиваются и модифицируются самим бухгалтером применительно к особенностям ведения учёта (например, план счетов бухгалтерского и план счетов налогового учёта или справочники контрагентов, номенклатуры, сотрудников и т.п.);

2. системные: используются разработчиками для обеспечения функционирования системы, не могут быть скорректированы или удалены бухгалтером (например, справочники со значениями параметров, информации о БД, схемах взаимодействия АРМ, а также групп пользователей и их полномочий).

4. Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам учёта. Особенности:

• Подобная работа выполняется после или одновременно с созданием и заполнением всех необходимых справочников.

• Существует два способа ввода остатков.

1. Предполагает простое редактирование сальдо счёта или субсчёта. Этот способ применяет по каждому счёту открытые аналитические счёта. Программа откроет их список и для каждого из них пользователь должен ввести начальный остаток. В процессе ввода производится контроль равенства сумм дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не выпустит из экранной формы.

2. Использование фиктивных проводок. При этом способе ввода в системе применяется фиктивный счёт (например, в 1С 7 счёт 00 “Вспомогательный”), его используют в корреспонденции с активными и пассивными счетами, по которым имеются остатки. Например, по дебету счёт “Основные средства” (А) – по кредиту “Вспомогательный счёт” или по дебету “Вспомогательный счёт”, а по кредиту “Уставный капитал” (П)).

• Необходимо правильно установить дату ввода начальных остатков. При первом способе используется число начала года, квартала или месяца внедрения системы. При втором способе остатки вводятся последней датой предыдущего отчётного периода; в этом случае система требует закрывать предшествующий период или делает это автоматически, все введенные остатки переносятся на начало отчётного периода. Независимо от способа ввода программой должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета  субсчета  счёт.

• После того как введены начальные остатки составляются оборотно-сальдовая ведомость и вступительный бухгалтерский баланс.

• Если система внедряется не с начала года или квартала, то для автоматизированного построения отчётности за квартал или год необходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие периоды (месяц) с начала года или квартала. Иногда система требует последовательно закрыть все учётные периоды.

Эксплуатация БИС.

При использовании системы бухгалтером выполняется определённая последовательность действий, направленных на получение внутренней и внешней отчётности. В работе бухгалтера на протяжении отчётного периода выполняются следующие этапы:

1. Формирование и обработка первичных документов. Регистрация хозяйственных операций в БД.

2. Обобщение учётных данных.

3. Получение выходной информации. Кассовая книга, книга покупок, книга продаж, форма отчётности.

4. Завершение отчётного периода и переход к новому отчётному периоду (закрытие месяца, квартала, года).

При ведении компьютерного учёта пользователю необходимо хорошо понимать:

• Технологию решения конкретных учётных задач.

• Порядок применения технологии при отражении различных фактов хозяйственной деятельности.

Пользователь системы обязательно должен иметь доступ к правовой, методической поддержке, а также своевременному обновлению

Зарубежные АИС БУ.

1. Системные различия западного и российского подхода к автоматизации.

2. Автоматизация параллельного ведения учёта в нескольких стандартах.

Можно выделить следующие различия между западными и российскими стандартами учёта:

1. Отражение записей на счетах.

В России традиционно применяется двусторонняя запись. При её фиксировании сумма по хозяйственной операции отражается по дебету одного счёта и кредиту другого. В практике западных стран используется односторонняя запись:

• Характеризует хозяйственную операцию несколькими строками;

• В каждой строке отражается сумма, относимая в дебет или кредит единственного счёта;

• В одной записи м.б. несколько подобных строк, но не менее двух.

При этом суммы, относимые в дебет всех используемых счетов должны совпадать с итогом сумм, относимых в кредит других счетов по данной операции. Если строк более двух, то такая проводка называется сложной или расширенной.

2. Записи с неоднозначной корреспонденцией счетов.

Суть особенности: использование односторонней записи операций допускает неоднозначную корреспонденцию счетов, когда в рамках одной операции одновременно и дебетуются и кредитуются несколько счетов. Это не позволяет сформировать характерные для российской практики учёта журналы-ордера и дебетовые ведомости.

3. Учёт взаиморасчётов и развёрнутое сальдо. Особенности:

• В зарубежной практике не применяются активно-пассивные счета;

• Для учёта расчётных операций отдельно используются активные счета (“счета к получению” – отражают дебиторскую задолженность), а также пассивные счета (“счета к оплате” – отражают кредиторскую задолженность);

• В России предусматривается большая группа активно-пассивных счетов, предназначенных для отображения и дебиторской и кредиторской задолженности. При этом выделяют два типа активно-пассивных счетов: с односторонним сальдо (для счетов финансовых результатов) и с двусторонним сальдо (для расчётов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами), в этом случае говорят о развёрнутом сальдо;

• В западных системах учёта не предусмотрена технология работы с активно-пассивными счетами.

4. Сторнирующие записи (красное сторно). Особенности:

• Использование подобных записей в западных системах автоматизации практически невозможно, т.к. применяются только односторонние записи в учёте;

• В РФ подобные записи используются в нескольких случаях:

1. для исправления ошибок по ранее введённым операциям;

2. для корректного отражения различных экономических показателей (например, себестоимость материалов на складе на конец отчётного периода или фактическая себестоимость произведённой продукции, фактическая себестоимость реализованной продукции по счёту 90).

Автоматизация параллельного ведения учёта в нескольких стандартах.

Подобная автоматизация является достаточно актуальной для российских компаний, созданных с участием иностранного капитала, или желающих получить иностранные инвестиции с выходом на международный рынок. В этом случае отчётность организации должна быть составлена в соответствии с требованиями международных или иных национальных стандартов.

Поскольку до сих пор не существует единых стандартов бухгалтерского учёта, то обращают внимание на некоторые общие принципы учёта, правила составления отчётности, а так же правила организации и ведения учёта.

Можно выделить несколько подходов к вопросу об автоматизации параллельного ведения учёта, зависящих от требований представления отчётности западному партнёру.

1. Автоматизация пересчёта показателей в иностранную валюту:

• Минимальные требования – это простой пересчёт показателей стандартной российской отчётности в необходимую иностранную валюту в соответствии с текущим курсом;

• Подобный пересчёт не позволяет объективно отразить величину имущества организации, особенно по необоротным активам, это связано с появлением отрицательной и положительной курсовой разницы. Как правило, требуется перенастройка правил расчёта показателей для получения реальной валютной оценки основных средств и материальных запасов.

2. Отражение различий в номенклатуре показателей отчётности:

• Базируется на учёте различий в формах отчётности и составе представляемых показателей;

• Используется, когда иностранный инвестор требует представления по принятым у него правилам;

• Состав показателей может быть проработан двумя способами:

1. Детальная проработка системы субсчетов и аналитических разрезов;

2. Использование двух планов счетов (российского и плана счетов иностранного инвестора). Для данного подхода, как правило, составляется трансляционная таблица, которая должна установить соответствие между двумя планами счетов. На практике прямого соответствия между счетами не существует, поэтому в данной таблице определяют какие счета и субсчета одного плана, должны объединяться при получении показателей другого плана счетов.

3. Параллельное отражение хозяйственных операций в нескольких стандартах:

• Общим подходом является раздельное отражение каждой операции в различных системах счетов на основе различных правил учёта.

• Определяется несколько планов счетов, число которых, как правило, не ограничивается.

• Каждый такой план счетов допускает ведение уникальной системы синтетических счетов и субсчетов, а также различных видов аналитических разрезов.

• Обязательно должны быть сформулированы правила отражения фактов хозяйственной деятельности в различных системах счетов. Для этого достаточно механизма типовых операций, а в более сложных ситуациях необходимо внести изменения в алгоритмы контировки документов.

Есть объективные причины, не позволяющие широко использовать зарубежные АИС БУ в российской практике:

1. Высокая стоимость приобретения.

2. Высокая стоимость обучения и сопровождения.

3. При этом учёт изменений в законодательстве требует достаточно длительного срока доработки.

4. Длительный срок внедрения (в среднем полгода и более).

5. Сложность адаптации к условиям российской учётной практики и особенносям хозяйствования.