12. Организация системы аналитических счетов.

Аналитический учёт в АИСБУ ведётся на основе справочников объектов аналитического учёта, и порядок его ведения определяется используемыми моделями аналитического учёта.

Справочники объектов аналитического учёта можно классифицировать по разным признакам.

I. Классификация по целевому назначению и выполняемым учётным функциям.

1. Справочники натурального учёта (справочники материалов, товаров и готовой продукции, справочники основных средств, ценных бумаг, нематериальных активов и так далее.)

2. Справочники субъектов учёта (справочники сторонних организаций, справочники подотчётных лиц, справочник работников предприятия и другие).

3. Справочники структурных единиц (справочники подразделений, филиалов, участков, бригад и так далее).

4. Справочники оснований взаиморасчетов (справочник договоров, их этапов, справочник партий поставок).

5. Прочие справочники (справочники единиц измерений, статей затрат и так далее).

II. Классификация по масштабам использования.

1. Общегосударственные справочники и классификаторы.

2. Отраслевые справочники. Создаются для кодирования специфической информации в рамках отдельной отрасли.

3. Локальные справочники. Разрабатываются на конкретном предприятии и утверждаются его руководством.

III. В бухгалтерских комплексах и корпоративных информационных системах различают:

1. Общие справочники. Используются на всех участках учёта и могут дополняться всеми учётными работниками, имеющими права доступа.

2. Локальные справочники. Используются на отдельных участках учёта и недоступны рядовым бухгалтерам с других участков учёта.

Справочники аналитического учёта хранят сведения о множестве однотипных объектов и каждая запись справочника – это конкретный объект (элемент справочника). Каждый элемент включает несколько реквизитов: обязательных и дополнительных. Обязательными являются код и наименование объекта. Соответственно все остальные реквизиты – дополнительные.

Справочники объектов аналитического учёта могут иметь вид списка, а могут быть структурированными. Структура справочников может быть гибкой или жесткой. Жесткая структура предполагает наличие заранее заданного реквизитного состава справочников. Изменения в эту структуру может вносить только фирма-разработчик, поэтому такой подход не совсем удобен, особенно, если у пользователя возникает необходимость хранения дополнительной информации или изменения в справочнике связаны с изменением законодательства

Гибкая структура предполагает, что реквизитный состав справочника может быть переопределён самим пользователем. Один из подходов к решению этой задачи основывается на использовании параметров аналитических счетов – это набор дополнительных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учёта, но при этом отделены от обязательных реквизитов (выделены в отдельный справочник).

13. Модели организации аналитического учёта.

Различают системы автоматизации, использующие модель типизированных и нетипизированных аналитических счетов.

В системах с моделью типизированных аналитических счетов система синтетических счетов отделена от системы аналитических счетов. Смысл отделения состоит в том, что здесь при формировании выходных отчетов возможно получение как итогов (сальдо и оборотов) конкретного синтетического счёта в разрезе аналитических счетов, так и оборотов по выбранному аналитическому счёту в разрезе нескольких синтетических, по которым ведётся данная аналитика. Это актуально, например, в тех случаях, когда один и тот же контрагент предприятия выступает поставщиком, покупателей и учредителем одновременно и необходимо вывести общее сальдо расчётов с ним.

В этих системах вводится понятие “тип аналитического счёта” – это обозначение группы объектов аналитического учёта одного вида. Например, типами могут быть контрагенты, материалы, персонал, основные средства и так далее. Каждому типу аналитического счёта соответствует множество конкретных объектов одного вида, которые и образуют справочник объектов аналитического учёта.

Системы с моделью нетипизированных аналитических счетов работают с так называемыми составными (полными) кодами счетов. Составной код – это последовательное соединение кода синтетического счёта/субсчёта с кодами аналитических счетов в один общий. Аналитических счетов может быть несколько и их коды в структуре составного счёта разделяются с помощью специальных символов. Типы аналитических счетов здесь не устанавливаются, поэтому в структуре счёта напрямую прописывается код конкретного объекта аналитического учёта.

Минусы:

1. Если объекты аналитического учёта одного вида учитываются на разных синтетических счетах, то для каждого из них приходится указывать каждый код каждого объекта аналитического учёта.

2. В отличие от системы с типизированными счетами нельзя свести данные по одному объекту аналитического учёта, если он определён на разных синтетических счетах. Например, это затрудняет задачу сведения взаиморасчётов.

В этом случае выделены два разных типа объектов аналитического учёта, причём второй объект упорядочен по иерархической классификации. В данной модели реализуется многомерный (многоуровневый аналитический учёт). Выделяют две модификации в рамках модели иерархической детализации:

1. С типизированными счетами.

2. С не типизированными счетами.

Модель с типизированными аналитическими счетами подразумевает, что в базе данных выделяется отдельное поле под аналитические счета. При формировании проводки программа анализирует введённые пользователем коды синтетических счетов (дебетового и кредитового) и через типы аналитических счетов самого высокого (первого) уровня предлагает ввести код конкретного объекта аналитического учёта из справочника, а далее последовательно предлагается ввести аналитические счета второго и так далее до n-го уровня. Таким образом, счёт первого уровня тянет за собой цепочку счетов более низких уровней.

В модификации с не типизированными счетами используется составной код, который включает коды нескольких иерархически соподчинённых аналитических счетов, которые отделены друг от друга символами – разделителями.

Существуют системы с жестко заданным количеством уровней иерархии и гибкие системы, в которых количество уровней можно наращивать.

Достоинством иерархической модели является простота построения и богатые возможности по ведению детализированного учёта.

Трудности возникают, когда при получении итоговых форм необходимо инвертировать уровни аналитики. Система позволяет легко получить обобщённую информацию по каждому уровню заданной пользователем иерархии в направлении сверху вниз по дереву аналитических счетов. Однако важно, чтобы было возможно свёртывание по цепочке и в направлении снизу вверх, что практически нереализуемо. Так, в примере 1 можно получить величину общих затрат по каждому договору или по договору в разрезе отдельных филиалов. Однако без специальных приёмов невозможно получить данные о затратах в разрезе филиалов, если один филиал выполняет несколько договоров, а некоторые договоры выполняются несколькими филиалами.

Модель фасетной организации объектов аналитического учёта.

Эта модель характерна только для АИСБУ с типизированными аналитическими счетами. Эту модель еще называют моделью аналитической классификации. В ней каждому синтетическому счёту – субсчёту ставится в соответствие несколько равноправных, независимых аналитических признаков. Таким образом, в данной модели типы объектов аналитического учёта заранее не выстраиваются в иерархию, а при формировании отчетов пользователь непосредственно в запросе указывает нужную ему иерархию аналитических счетов. Таким образом, данная модель реализует многомерный (многоуровневый) аналитический учёт.

Из схемы видно, что все аналитические счета равноправны по отношению к синтетическому счёту “Основное производство”. Поэтому система позволяет получить как общие затраты по каждому договору в разрезе выполняющих его филиалов и статей затрат, так и общие затраты по конкретной статье, по всем договорам, выполняемым в разных филиалах. Это возможно благодаря тому, что бухгалтер сам определяет порядок обобщения информации.

Смешанные модели организации аналитического учёта.

Рассмотрим реализацию смешанной модели на примере системы 1C Бухгалтерия 7.7. Для обозначения объектов аналитического учёта в системе используется термин субконто. Однотипные субконто объединяются в вид субконто – это совокупность однотипных объектов аналитического учёта (например, материалы, товары, контрагенты).

Каждому виду субконто соответствует свой справочник, то есть в системе реализуется фасетная модель организации учёта (в плане счетов каждому синтетическому счёту можно сопоставить три вида субконто, независящих друг от друга).

В то же время справочники могут иметь иерархическую структуру. Это свойство может использоваться при организации аналитического учёта. Например, если требуется получать обобщенную информацию как по отдельным товарам, так и по их группам, то справочник “номенклатура” на первом уровне аналитики должен содержать группы товаров, а для каждой группы должны быть заданы виды (второй уровень аналитики). Таким образом, в системе организован многоуровневый учёт и сочетается фасетная модель с иерархической моделью.

Модель пооперационной организации аналитического учёта.

В ней нет привязки аналитических счетов к синтетическим ни в плане счетов, ни когда задаётся корреспонденция счетов в рамках отдельной проводки. В этом случае аналитический счёт относится к операции в целом, то есть и к дебетуемому, и к кредитуемому счётам одновременно. Соответствие между счетами устанавливается контекстно по факту включения тех или иных синтетических счетов в операцию.

В базе данных под признак аналитического счёта может быть выделено одно или несколько полей. В связи с этим различают простую и развёрнутую формы реализации по операционной модели. Для простой выделяется одно поле под аналитические счета, а в развернутой – несколько полей для хранения информации по аналитике.

Основным достоинством модели является простота настройки правил организации аналитического учёта (аналитика заполняется пользователем только по тем счетам, где в этом есть необходимость). Как и в фасетной модели, пользователь сам может задавать группировку и направления для обобщения данных.

Недостатком модели является условность интерпретации аналитических счетов в программе, так как здесь нет однозначного соответствия между синтетическими и аналитическими счетами, в частности это проявляется в том, что в рамках данной модели невозможно описать одной проводкой движение однородных объектов, требующих присутствия двух разных кодов аналитических счетов одного и того же типа в одной записи. Например, передача материалов из одного подразделения в другое. Такую операцию придётся проводить двумя проводками с использованием промежуточного счёта. Первая будет отражать выбытие материала (Дебет промежуточного счёта – Кредит 10 “Материалы” – аналитика: код склада отправителя). Соответственно вторая проводка –поступление материала (Д 10 – Кредит промежуточного счёта – аналитика – код склада получателя).

Модель параллельных счетов.

Эта модель не относится к базовым, и скорее представляет дополнительный приём организации аналитического учёта (особенно в сочетании с простой моделью аналитического учёта).

В модели параллельных счетов вводится дополнительно система забалансовых счетов, на которых отражается движение объектов учёта в иных аналитических разрезах, нежели на балансовых счетах. Тогда параллельно с записью хозяйственных операций на балансовых счетах выполняется её запись в системе забалансовых счетов. При этом ввод проводок выполняется одновременно с помощью специальных приёмов автоматизации.

Балансовые счета	Забалансовые счета
Счёт 20 “Основное производство”	Счет 20 А.	Счет 20 Б.
Аналитический учёт по видам продукции	Аналитический учет по подразделениям	Аналитический учёт по статьям затрат

В этом примере при оформлении любых операций требуется вводить три записи: по счету 20, 20-А, 20-Б. Поскольку одна и та же сумма относится одновременно на разные субсчета трёх независимых счетов, то на основе оборотов этих субсчетов появляется возможность проанализировать совокупные затраты с разных точек зрения. Использование данной модели наиболее целесообразно и эффективно в АИСБУ, имеющих развитый аппарат типовых операций, позволяющий существенно минимизировать трудозатраты при вводе данных на параллельных счетах.

Модели распределения функций аналитического учёта между подсистемами в бухгалтерских комплексах.

Использование этих моделей является прямым следствием особенностей построения многомодульных программных комплексов, основанных на идее специализации обработки данных по различным участкам учёта. Эти модели разнообразны и трудно поддаются систематизации.

Для АИСБУ, построенных по типу бухгалтерских комплексов, характерно наличие аналитических счетов двух уровней. Аналитические счета первого уровня открываются и поддерживаются в центральной финансовой подсистеме (в модуле сводного учёта). Они увязываются непосредственно с синтетическими счетами/субсчетами, носят глобальный характер и доступны для любой другой локальной подсистемы учёта. Учёт на аналитических счетах первого уровня ведётся только в стоимостном выражении. Система аналитических счетов первого уровня обычно строится на основе простой модели. Это обусловлено тем, что основная аналитическая нагрузка ложится на локальные подсистемы комплекса, а на уровне центральной подсистемы, ответственной в основном за синтетический учёт и составление отчётности, глубокая детализация не требуется.

Аналитические счета первого уровня открываются в двух основных случаях: во-первых, они должны быть открыты на активно-пассивных счетах с развёрнутым сальдо, в противном случае, если аналитика не ведётся, то развёрнутое сальдо будет получено некорректно. Во-вторых, аналитические счета первого уровня следует открывать на счетах, требующих детализации (например, счета прибылей и убытков, счета реализации, счета по банковским задолженностям).

Аналитические счета второго уровня открываются в локальных подсистемах учёта, позволяют вести учёт, как в стоимостном, так и в количественном (натуральном выражении), как правило, эти счета предназначены только для ведения учёта в одной локальной подсистеме. Используемые модели организации аналитического учёта могут быть разными – чаще всего используются иерархическая, фасетная или их сочетание.

Таким образом, аналитический учёт комплексом бухгалтерских АРМ строится на принципах распределения аналитических функций по нескольким уровням, причем счета первого уровня являются общедоступными, а счета последующих уровней локализованы по подсистемам на различных участках учёта.