Оценка деятельности организации в управлении информационными ресурсами

Главным критерием является успешность функционирования организации. Если любой менеджер в Вашей организации на любом уровне управления может получить требуемую информацию для эффективной работы с такой же простотой, как сделать звонок по телефону, – Вы великолепно справляетесь с проблемами информационного менеджмента. Если у Вас нет проблем с информацией сегодня, и Вы доказательно уверены, что их не будет завтра – все хорошо. Вы умеете организовать информационную систему и планировать информационные ресурсы организации. Это так, потому что информационная система всегда интегрирована в бизнес, характер ее работы отражается на клиентах и заказах, а значит, и на прибыли.

^ Скорость прохождения накладной, скорость отгрузки товара, информация о жалобах клиентов и быстрота их удовлетворения и т д.

Другими косвенными критериями успешности информационного менеджмента являются обычные оценки Вашей фирмы в части уровня культуры фирмы и расстановки кадров, управления рынком, управления технологиями, управления в сфере производства, финансов и права и т.п. Никакая из этих оценок не будет высокой, если у Вас проблемы с информационной системой.

Другими оценками деятельности организации в управлении информационными ресурсами являются потраченные на информационную систему деньги и ее научно-технический уровень. Это тоже косвенная оценка, так как можно потратить очень много денег и не знать, что же делать с построенной системой. Но характер системотехнических решений, предлагаемых в настоящее время, таков, что само их применение подтягивает организацию к определенному уровню. В этом смысле можно различать организации использующие:

• отдельные компьютеры или компьютеры, соединенные в сеть без сервера;

• сеть компьютеров с сервером, работающем в режиме «файл-сервер»;

• сеть компьютеров с сервером, работающем в режиме «клиент–сервер»;

• высокопроизводительные большие вычислительные системы;

• глобальные сети и т.п.

Процессы разработки информационной системы и информационных технологий требуют больших материальных и трудовых затрат. Не менее значительными бывают затраты и при их полном или частичном приобретении. Некачественность всей информационной системы и информационных технологий или их элементов приводит к значительным потерям, иногда – к катастрофе.

^ Экономические оценки внедрения информационной системы

Эффективность – выполнение требуемых функций при минимальных затратах.

Экономический эффект – результат внедрения системы или технологии, выраженный в стоимостной форме; экономия от внедрения.

^ Срок окупаемости – период времени, в течение которого окупаются затраты

Источники экономии: экономическая оценка результатов влияния внедряемого на технологические процессы обработки и использования данных:

• улучшение показателей деятельности организации;

• увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

• уменьшение численности персонала;

• появление новых возможностей;

• повышение производительности труда.

В приложении к журналу «Компьютер-пресс» № 11 за 1998 г, на ^ CD-ROM была опубликована статья: Дворак Р.Е., Холен Э., Марк Д. и Михэн В.Ф. III (Агентство исследований McKinsey) «Шесть принципов эффективного использования информационных технологий». Вот эти шесть принципов:

• Развитие в области информационных технологий обусловливается потребностями основной деятельности компании, а не технологическими новшествами.

• Решения о финансировании в области информационных технологий принимаются так же, как и во всех остальных сферах – исходя из соображений финансовой выгоды.

• Информационная система имеет простую и гибкую структуру.

• Любые разработки начинают приносить пользу бизнесу практически с момента внедрения.

• Проводятся планомерные и постоянные улучшения производительности системы.

• Отдел информационных технологий хорошо разбирается в бизнесе, а бизнес – подразделения – в информационных технологиях.

В статье отмечается, что хотя эти принципы могут показаться само собой разумеющимися, их реализация требует коренного пересмотра подхода к использованию информационных технологий, типичного для многих организаций (табл. 4.3). Кроме того, чрезвычайно важно применять все эти принципы одновременно: ни один из них не принесет успеха без пяти остальных. В целом эти основополагающие принципы показывают, что достижение успеха в сфере информационных технологий в меньшей степени связано с преодолением технических трудностей и в большей – с организацией управления информационной системой компании.

Прежде всего, необходима диагностика. Первая трудность, с которой столкнутся многие компании при попытке применения на практике этих шести принципов, заключается в оценке текущей производительности своей информационной системы и определении качественных и количественных характеристик, которые можно было бы использовать для такой оценки. Для эффективной диагностики следует изучить структуру сегодняшних расходов и их влияние на бизнес с учетом вчерашних инвестиций в приложения, инфраструктуру и организацию. Кроме того, необходимую информацию даст анализ процессов управления, используемых компанией для выбора стратегического и технического направления, а также для финансирования, использования и ревизии инвестиций в информационные технологии.

В табл. 4.4 показано, как можно характеризовать производительность информационной системы организации, выбрав в качестве точки отсчета «первозданный хаос», с которого начинают многие компании, пытающиеся повысить отдачу от своих инвестиций в информационные технологии. В нашем исследовании было выявлено несколько категорий организаций: на одном полюсе находятся компании, «застывшие» в прошлом с устаревшими, негибкими приложениями и инфраструктурой, на другом – организации, лидирующие в своей отрасли и повышающие свою конкурентоспособность благодаря инвестициям в информационные технологии. Чтобы понять, каким образом извлечь больше пользы из прошлых и будущих инвестиций в информационные технологии, важно определить место своей компании в этом ряду.

Для извлечения максимальной выгоды из инвестиций в информационно-техническое развитие нужны систематические действия. Недостаточно применить на практике один или два из шести принципов; надо одновременно следовать всем шести (см. табл. 4.5). Для правильной организации использования информационных технологий необходимы последовательные изменения, строгая дисциплина, тесное взаимодействие бизнес – подразделений и информационно-технического отдела. И со временем Вы получите огромные преимущества.

В некоторых из опрошенных нами компаниях часть принципов была реализована, а один или два – нет. В одной компании по финансовому обслуживанию крупного системного проекта была определена четкая бизнес-перспектива, имелись определенные честолюбивые замыслы и поддержка высшего руководства. Однако архитектура приложений была чрезвычайно сложна, кроме того, компания пренебрегала необходимостью ставить краткосрочные цели в области бизнеса. В результате она по многим важным направлениям отставала от графика и не могла достичь той отдачи в бизнесе, к которой стремилась.

Сравните эту ситуацию с ситуацией, сложившейся в компании по производству материалов, которая уделила внимание каждому из шести принципам успешного использования информационных технологий (см. табл. 4.3). За три года эта компания смогла полностью заменить свои системы приема заказов, учета инвентарных запасов, производства и распределения. Вначале задача замены устаревших унаследованных систем казалась невыполнимой, но постановка конкретных целей и разбиение проекта на фиксированные этапы позволили компании плавно провести усовершенствование.

Но даже компании, построившие успешно работающую информационную систему, должны внимательно следить за стремительным развитием технологий. Следует помнить, что стоящие сегодня перед компаниями вопросы в области информационных технологий носят в основном административный характер; сами по себе технологии не могут существенно сказаться на производительности. Правильное управление информационной системой и ее использование для получения стратегических преимуществ требуют дисциплины и опыта. А для этого, в свою очередь, необходимо, чтобы развитие информационных технологий было тесно сопряжено с переориентацией культуры управления, в основе которого должны лежать осведомленность высшей администрации в области информационных технологий и грамотное руководство развитием информационной системы с ее стороны