0. Технология обработки документов в бухгалтерских информационных системах

Технология электронной обработки задач — это совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

Современный этап характеризуется компью­терной информационной технологией, основанной на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач, которая имеет следующие отличительные особенности.

• Применение компьютеров, установленных непосредственно на рабочем месте пользователя, где осуществляется решение задач бухгалтером.

• Формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку эконо­мических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы).

• Существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой.

• Создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений.

• Возможность формирования компьютером первичных бухгалтер­ских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов.

• Интеграция решения комплексов бухгалтерских задач.

• Возможность организации информационно-справочного об­служивания бухгалтера путем осуществления диалогового ре­жима. Новая интегрированная технология — сложный информацион­но-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи.

• Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта.

• Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.

В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабо­чем месте, несколько меняется содержание традиционно сложив­шихся этапов технологического процесса. Выполнение всех опера­ции определяет меню программы, которое высвечивается на экра­не сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выпол­няет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением свод­ных отчетов.

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и ос­новной.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняют­ся и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансо­вым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же преду­смотрено выполнение операций по установлению расчетного пе­риода.

Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формиро­вание документов вручную или автоматически. Автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первич­ных документов в машину происходит периодически, по мере по­ступления данных.

Типовая подсистема бухгалтерского учета при вводе документов предусматривает выполнение следующих функции:

• составление регистра введенных документов с присвоением уникального их номера, даты выписки других признаков;

• автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);

• преобразование введенной цифровой информации в алфа­витную;

• автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйствен­ных операций;

• удаление неверных документов;

• контроль и корректировка неверной информации;

• печать первичного документа;

• дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных докумен­тов в базовые массивы.

Основной этап является завершающим этапом работы с про­граммой и связан с получением различных отчетных форм. Обычно для его выполнения используется модуль меню «От­четы», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведо­мость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспе­чивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каж­дый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключе­вому слову (например, номенклатурному номеру материала) и под­счету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

Для современного этапа развития компьютерной обработки ха­рактерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обра­батывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения свод­ной бухгалтерской отчетности.