4.5. Технология обработки табличной информации

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:

• создание и редактирование ЭТ;

• оформление и печать ЭТ;

• создание многотабличных документов, объединенных формулами;

• построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;

• работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

• создание итоговых и сводных таблиц;

• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

• решение экономических задач типа “что — если” путем подбора параметров;

• решение оптимизационных задач;

• статистическую обработку данных;

• создание слайд-шоу;

• разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются в основном набором вы­полняемых функций и удобством интерфейса.

Перспективные направления в разработке ЭТ основными фир­мами-разработчиками определяются по-разному. В настоящее время наибольшее распространение в России получил табличный процессор Excel.

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Для обо­значения строк используется цифровая нумерация, столбцов — буквенно-цифровые индексы (номера). Количество строк и столбцов в разных ЭТ различно, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой или клеткой. Каждая ячейка имеет свой уникальный идентификатор (адрес), состоящий из имени столбца и номера строки, например А28, В45 и т.п. ЭТ могут со­держать несколько рабочих бланков, которые объединяются в один файл и носят название рабочей книги. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с ЭТ, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

В ЭТ можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:),например блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ и В4.

С блоками ячеек в основ­ном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п. Адреса используются в формулах как ссылки на оп­ределенные клетки. Таким образом, введенные один раз значения можно многократно и в любом месте таблицы, книги использовать без повторного набора. Соответственно при изменении значения клетки автоматически произойдут изменения в тех формулах, в ко­торых содержатся ссылки на данную клетку.

Технология работы с табличным документом аналогична про­цедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диало­говом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое клеток ЭТ). Все внесенные изменения сразу же ото­бражаются на экране компьютера.

В клетки ЭТ могут быть введены текст, цифры и формулы. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой, которых должен придерживаться пользователь, если хочет добиться правильных результатов. Обычно синтаксические правила интуитивно понятны и легко запоминаются (например, для задания текстовой информации ей должны предшествовать кавычки и т.п.).

Формула - это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин в формулу могут входить в качестве документов адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример формулы: =А5/Н8-12. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной.

Функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ(А1:Д4).

В Microsoft Excel можно работать с четырьмя основными типами документов: электронной таблицей (в Exсel ЭТ называется рабочим бланком), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий бланк служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких бланках данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диа­грамм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при хранении специальных задач.

Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывает­ся с 16 рабочими листами — Лист1, Лист2, ...., Лист16, однако их чис­ло можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить не­сколько различных типов документов, например рабочий-лист с элек­тронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т. п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами ЭТ. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

Макротаблица (макрос) - это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повсе­дневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовок таблицы; заголовок столбцов (шапка таблицы); информационная часть (исходные и выходные данные, расположенные в соответствующих ячейках).

Процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:

• формирование заголовка ЭТ;

• ввод названий граф документа;

• ввод исходных данных;

• ввод расчетных формул;

• форматирование ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

• подготовка к печати и ее печать.

При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графиче­скому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Диаграммы можно строить либо на рабочем бланке таблицы, либо на новом рабочем бланке. Создать диаграмму в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм, вызов которого осущест­вляется с панели инструментов диаграмм.

При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть лю­бой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таб­лицы. Включенная в рабочий бланк диаграмма может находиться в одном из трех режимов:

• просмотра, когда диаграмма выделена по периметру прямо­угольником;

• перемещения, изменения размера и удаления, когда диаграмма по периметру выделена прямоугольником с маленькими квадратиками;

• редактирования, когда диаграмма выделена по периметру синим цветом или выделен синим цветом заголовок.

Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.