4. Электронный офис

4.1. Электронный офис и система телекоммуникаций

Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации. Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудования позволили создавать мощные информационно-вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций. В жизнь прочно вошло понятие "электронный офис", под которым понимается многофункциональная гибкая информационно-вычислительную система предприятия, интегрированная в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг (рис.4.1).

На рис. 4.1 показаны основные компоненты современного офиса, способного решать задачи передачи и обработки данных, управления информационными потоками, а также полностью интегрированным в складывающуюся единую мировую информационную среду.

Основные требования, предъявляемые к современным офисным информационно-вычислительным системам, включают:

• высокую производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами – рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийным оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;

• высокую надежность основных информационных каналов, достигаемую устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;

• высокую степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;

• применение стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;

• возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;

• возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

Рис. 4.1. Схема подключения офиса к различным коммуникационным каналам

Основными компонентами таких систем являются внешние коммуникационные каналы, кабельная система здания, сетевое и коммуникационное оборудование и программное обеспечение, а также, безусловно, различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

Для обеспечения надежной защиты информации от аппаратных и программных сбоев используете дублирование наиболее уязвимых узлов сети - кабельной проводки, источников питания, модулей управления, жестких дисков и даже серверов ЛВС. Для создания архивных копий информации необходимо применять специальные архивационные серверы, способные хранить на магнитной ленте или оптических накопителях десятки и сотни гигабайт данных. Все модели сетевого оборудования - коммутаторы, концентраторы, мосты и маршрутизаторы - оснащены надежными средствами защиты информации от несанкционированного доступа. Коммуникационное оборудование современного офиса включает в себя аппаратные и программные средства для обеспечения связи ЛВС с внешним миром - системы дистанционного доступа, средства подключения к Internet, системы видеоконференций телефонные станции и т. д.

В дополнение к традиционным возможностям телефонных сетей на базе цифровых АТС могут быть организованы:

• внутренняя микросотовая связь с уверенным приемом сигнала на расстоянии до 300 м от ретрансляторов, установленных на этажах здания;

• подключение домофона, установленного на входе в здание для соединения по внутренним номерам с сотрудниками или с подразделением охраны;

• подключение к различным телекоммуникационным каналам, в том числе цифровым, радио- и спутниковым каналам;

• электронная голосовая почта, которая позволяет объединять функции

• воспроизведения и записи голосовых сообщений, их пересылку на другие номера АТС, организацию телефонных конференций и др.

Активное развитие компьютерной телефонии позволяет уже сегодня решить многие задачи интеграции телефонных служб с компьютерными сетями.

Сложность задачи организации электронного офиса, многообразие выбора программных и аппаратных решений приводит к тому, что сeгодня создание информационно-вычислительных комплексов силами только штатных специалистов предприятия становится в принципе невозможным и требует привлечения высококвалифицированных профессионалов - системных интеграторов.

Таким образом, под электронным офисом будем понимать программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.