Вопрос 24

24.Запросы субд ms Access: виды и назначение, методы создания.

Запрос – основной способ получения информации из базы данных. Суть запроса заключается в

том, что мы определяем отображаемую информацию и задаем условия отбора (требования на значения полей). Тем самым вместо просмотра данных всей таблицы удается быстро получить только действительно необходимую информацию. Результат запроса есть также таблица, ее можно использовать в других запросах наравне с обычными таблицами.

1) Создание запроса в режиме конструктора

В этом режиме мы можем задать список обрабатываемых полей, условие отбора, отображать или нет это поле в результате запроса.

2) Создание запроса в режиме мастера. Режим мастера не предоставляет особых дополнительных удобств. Ради интереса можно попробовать создать запрос в режиме мастера, но при изменении макета мы перейдём так или иначе в режим конструктора.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

1)включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

2)выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

3)произвести вычисления в каждой из полученных записей;

4)сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;

5)произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

6)создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

7)удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных; "а добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Access может быть создано несколько видов запроса:

1) запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

2)запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

3)запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Вопрос 25

25.Формы, отчеты и макросы субд ms Access.

1) Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Как и другие объекты Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами. В отличии от таблиц и запросов формы состоят из многочисленных элементов управления, и oт того, насколько аккуратно эти элементы расположены ни экране, зависит внешний вид формы.

С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа: 1)выбор полей, данные для которых можно будет вводить форме; 2)выбор внешнего вида формы (один из четырех); 3)выбор фонового рисунка формы (один из десяти); 4)задание имени формы.

2) Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Если формы предназначены в основном для ввода и просмотра данных на экране, то отчеты

удобны для вывода на печать. Отчеты также можно создавать в режиме конструктора и мастера. Построенный отчет можно открыть в режиме конструктора и внести дополнительные изменения. В бланке отчета можно производить форматирование внешнего представления результатов запроса или просто данных таблицы в режиме, похожим на обычный текстовый процессор или издательскую систему.

Алгоритм работы мастера прост. Пользователю необходимо ответить на несколько вопросов:

количество полей и источник данных, необходимо ли делать группировки. Затем можно указать порядок сортировки полей. Созданный отчет можно открыть в режиме конструктора, изменить порядок полей, шрифты, добавить иллюстрации и т.п.

Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA. Чтобы создать новый макрос, надо щелкнуть на кнопке Создать, откроется окно конструктора макросов. В этом окне надо выбрать макрокоманду из выпадающего списка, щелкнув на кнопке открытия списка макрокоманд. Сначала выберем макрокоманду из выпадающего списка, например макрокоманду "ОткрытьЗапрос", которая открывает какой-либо запрос, а затем выберем имя запроса из всех существующих запросов текущей базы данных. Затем запустим макрос, щелкнув на кнопке "Запуск" или дважды щелкнув на макросе "Откр_запрос", в результате макрос выполнит все действия, которые в нем записаны. Этот макрос можно изменить, например, выполнить в одном макросе несколько действий, для этого надо открыть макрос в режиме конструктора и добавить требуемые действия.