Вопрос 22

22.Назначение субд. Объекты субд ms Access.

Объектами базы данных Microsoft Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Каждый объект базы данных должен иметь имя, длина которого не должна превышать 64 символов, точка в имени объекта запрещена.

Рассмотрим назначение каждого объекта базы данных:

ТАБЛИЦА-служит для хранения информации, состоит из полей и записей. Между таблицами могут быть установлены связи. Они обеспечивают совместную обработку данных и целостность данных, благодаря им могут вноситься изменения сразу в несколько таблиц.

ЗАПРОС-Это временная, результирующая таблица, структурно она содержит те же элементы, что и базовая таблица. Назначение-извлечение данных из таблиц и других запросов и представление их пользователю в удобном виде.

ФОРМА-окна программы, которые можно открыть из главного меню. Это средство отображения данных на экране и управлении ими.

ОТЧЕТ-средство создания выходного документа для вывода на печать.

МАКРОС-программа, содержащая описания последних действий, выполняемая при наступлении события в объекте. Основное назначение макросов — это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню.

МОДУЛИ-процедуры на языке visual basic.

Системы управления базами данных (СУБД) используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации. В процессе упорядочения информации СУБД генерируют базы данных, а в процессе обработки сортируют информацию и осуществляют ее поиск. СУБД проявляет себя как мощный инструмент тогда, когда информация, которую необходимо организовать и которой уже необходимо манипулировать, становится объемной и сложной, вследствие чего записи становятся непонятными и трудно обрабатываемыми вручную. СУБД часто применяется для таких задач, для решения которых обычно используются картотеки.

Вопрос 23

23.Таблицы субд ms Access: назначение, создание таблиц, типы и свойства полей, установление связей.

Таблица – объект, использующийся для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о предметах определенного типа. Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик предмета, а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ – одно или несколько полей, однозначно идентифицирующую каждую запись.

Существует три способа создания новых таблиц:

1)Специальный «мастер» позволяет в диалоговом режиме создать таблицу данных для наиболее часто встречающихся задач. Можно ознакомиться с работой мастера, чтобы лучше представлять возможности Access.

2)Создание таблицы в режиме ввода данных. Этот режим похож на создание таблицы Excel. Microsoft Access сам определяет типы полей на основе вводимых пользователем данных.

3) Создание таблицы в режиме конструктора. В этом режиме мы задаем структуру таблицы, количество и типы полей. Каждая строка в режиме конструктора определяет одно из полей таблицы. Одно из полей таблицы должно быть задано ключевым полем, которое должно однозначно определять строку таблицы. Ключевое поле можно задать с помощью щелчка правой клавиши мыши по строке в

конструкторе. Создание таблицы в режиме конструктора является наиболее профессиональным подходом и позволяет полностью контролировать создание таблицы.

Свойства полей таблицы: 1) Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля, так как если размер подобран неоптимальное, расходуется, лишняя память. 2)Формат поля. Устанавливает формат отображения данных в форме, запросе, отчете. 3) Число десятичных знаков. Количество знаков после запятой в десятичном числе. 4)Маска ввода. Задает маску (шаблон), при вводе данных в таблицу или форму.

5)Значение по умолчанию. Содержит значение, установленное по умолчанию, для всех новых записей таблицы. 6)Подпись. Задает подпись поля, которое выводиться в формах, отчетах, таблицах (не путать с именем поля). 7)Условие на значение. Позволяет задать то условие, которое проверяется при вводе данных в поле. 8)Сообщение об ошибке. Задается текст, сообщение выводится в диалоговом окне, если вводимые данные не соответствуют, заданному условию на значение. 9)Обязательное поле. Определяет, может ли поле быть пустым или нет. 10) Пустые строки. Определяет возможность ввода в поля пустых строк с пробелами.

11)Индексированное поле. Задает индексы, для ускоренного поиска информации.

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.

1)Текстовый — тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255.

2)Поле MEMO Длительный текст, например, некоторое описание или примечание. Максимальная длина — 65 535 символов.

3)Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля.

4)Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков — в дробной части. Длина поля 8 байт.

5)Дата/время. Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно Длина поля 8 байт

6)Счетчик. Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные последовательно возрастающие (на 1) целые числа или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы

7)Логический. Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл. Длина поля 1 бит.

8) Поле объекта OLE. Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозаписи или другие данные и двоичном формате), связанный или внедренный и таблицу Access. Длина поля — не более 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).

9)Гиперссылка. Адрес гиперссылки, включающий путь к файлу на жестком диске в локальной сети. Кроме того, адрес может включать текст, выводимый в поле или в элементе управления, дополнительный адрес — расположение внутри файла или страницы, подсказку - текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки.

При установлении связи между таблицами связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые названия. При этом у них должен быть один и тот же тип данных, если только поле, являющееся первичным ключом, не относится к типу "Счетчик". Поле типа "Счетчик" можно связать с полем типа "Числовой" только в том случае, если для свойства FieldSize (размер поля) каждого из них задано одно и то же значение. Например, можно связать столбцы типов "Счетчик" и "Числовой", если для свойства Размер поля каждого из них установлено значение "Длинное целое". Даже если оба связываемых столбца относятся к типу "Числовой", значение свойства Размер поля для обоих полей должно быть одинаковым.

Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы: 1) Связь "один ко многим"- наиболее распространенный вид связи. Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А.

2) Связь "многие ко многим". Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б.

3) Связи "один к одному". При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.