12. Види інформаційно-аналітичних документів

У практиці інформаційно-аналітичної роботи використовується кілька видів документів, які відповідають певним форматам. Вони можуть бути як миттєвої дії, так і розрахованими на тривалу перспективу.

Оглядово-аналітична діяльність - один з найбільш важливих напрямів інформаційного забезпечення керівника.

Основні цілі оглядово-аналітичної діяльності:

• підготовка інформації для прийняття рішень;

• оцінка рівня досліджень;

• забезпечення фахівців необхідною інформацією, у тому числі фактографічною;

• інформаційна підтримка планів організації (установи).

Основні засоби для досягнення цих цілей: підготовка оглядових інформацій, аналітичних довідок, доповідей тощо.

Оглядова інформація - це систематизована й узагальнена інформація про стан, тенденції і перспективи розвитку певних (політичних, економічних тощо) ситуацій, об'єкта (предмета, теми). Підготовка оглядової інформації базується на процесі опрацювання документальних джерел, що включає:

• витяг із документів і систематизацію відомостей із численних даних, що характеризують стан об'єкта (предмета, теми);

• оцінку новизни, доцільності, взаємозалежності даних, їх доповнення й уточнення змісту;

• логічне перетворення отриманих і переперевірених даних, їх систематизацію для одержання нової інформації, тобто знання досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.

До змісту оглядово-аналітичних документів висувають такі вимоги:

• об'єктивність;

• актуальність;

• фактографічність;

• наявність висновків та їх обґрунтованість;

• стислість;

• зручність сприйняття інформації, що міститься у документі.

Одним із найбільш поширених аналітичних інформаційних документів є огляд.

Огляд - синтезований текст, у якому наводиться узагальнена характеристика деякого питання або проблеми, що базується на використанні інформації, отриманої з першоджерел за певний час.

Основним чинником, що визначає зміст і форму огляду, є мета його підготовки. У залежності від мети всі огляди можна розділити на дві групи: бібліографічні і стан питання.

Бібліографічний огляд містить відомості про документи, тобто містить у собі упорядковану сукупність бібліографічних описів джерел інформації, анотації, що розкривають їх зміст, текст, що поєднує опис окремих джерел. Мета підготовки бібліографічного огляду - допомогти фахівцям зорієнтуватися в документальному потоці, вибрати джерела, найбільш необхідні для вивчення.

Огляд стану питання містить відомості з документів-першоджерел про стан і шляхи розвитку конкретної проблемної ситуації. У залежності від мети підготовки розрізняють реферативні й аналітичні огляди.

Реферативний огляд містить систематизовані й узагальнені відомості про стан і шляхи розвитку проблемної ситуації, отримані шляхом аналізу першоджерела, але без їх критичної оцінки, зберігаючи висновки й оцінки авторів документів-першоджерел за тими фактами, теоріями, методами, що описані в документах. Мета підготовки реферативного огляду - дати чітке уявлення про стан і основні результати в певній ситуації, орієнтувати на сукупність фактів, отриманих іншими фахівцями.

Аналітичний огляд полягає в систематизації й узагальненні відомостей за певний час про стан і перспективи розвитку проблемної ситуації, критичній оцінці відомостей із першоджерел, у виробленні власних висновків, рекомендацій про використання запозичених із першоджерел пропозицій, можливих варіантів вирішення проблем. Мета підготовки аналітичного огляду - дати цілісну картину проблемної ситуації.

При підготовці огляду необхідно керуватися такими основними положеннями:

• в огляді повинні відображатися всі існуючі погляди щодо розглянутого питання, незалежно від власної концепції автора;

• особливу увагу необхідно приділити аналізу нових відомостей, новим проблемам і способам (засобам) їх вирішення;

• спірні відомості, отримані з різних джерел інформації, повинні супроводжуватися спеціальними застереженнями;

• усі порівняльні характеристики повинні подаватися в порівняльному вигляді, а параметричні дані - у єдиній системі вимірів;

• при наявності великої кількості об'єктів і порівнюваних параметрів, доцільно використовувати табличну і графічну форми представлення даних.

Аналітична доповідь - науково розроблений документ, що формулює проблему, розкриває її сутність, структуру і тенденції розвитку, містить узагальнені відомості з даного питання, стану і перспектив розвитку з аргументованою критичною оцінкою, висновками і рекомендаціями.

Подана керівним органам аналітична доповідь повинна містити такі дані:

• чітке формулювання проблеми, відомості про її розвиток на сучасному етапі, порівняльний аналіз існуючих і нових підходів до вирішення цієї проблеми, довідка про їх ефективність у різних країнах (організаціях, установах тощо), при цьому кожний підхід повинен характеризуватися метою, засобами і результативністю;

• можливі засоби і методи вирішення проблеми з урахуванням конкретних умов;

• дані прогнозів як за окремими складовими, так і по проблемі в цілому;

• допустимі витрати в результаті застосування підходів, що рекомендуються;

• перспективи і потенційна ефективність прийняття рішень відповідно до рекомендацій і пропозицій.

Інформація, що міститься в аналітичній доповіді, повинна характеризуватися достовірністю, актуальністю, максимальним узагальненням даних. Обсяг аналітичної доповіді, як правило, не повинен перевищувати 30-40 сторінок машинописного тексту. Допускається використання першоджерел, опублікованих не раніше року, що передує написанню доповіді.

Аналітична довідка - неопублікований вторинний документ, у якому систематизовані й узагальнені відомості з окремих аспектів стану і тенденцій розвитку різноманітних проблем об'єкту (предмета, теми тощо). Такі довідки призначені для поточного інформування керівників про стан справ. Обсяг аналітичних довідок не повинен перевищувати 10-12 сторінок машинописного тексту. Основна цінність цього інформаційного документа - оперативність підготовки.