7.6. Контроль и регулирование в системе менеджмента

Важнейшей стадией процесса управления является контроль, который в менеджменте рассматривается одновременно и как функция управления наряду с функциями планирования, организации, регулирования, учета.

Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы.

Различают две формы контроля — финансовый и административный.

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения, такие как планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет существенно ускорить процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники позволяет сформировать также и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финансовой деятельности фирмы.

Финансовый контроль осуществляют финансовые службы, которые собирают и обрабатывают результаты деятельности за истекший период, отклонения от плановых показателей, в особенности по прибыли и затратам.

Административный контроль ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценивать деятельность сотрудников фирмы (контроль исполнения). Он осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех иерархических уровнях организации.

Назначение контроля можно сформулировать следующим образом:

• фиксирование результатов управленческой деятельности и ее оценка;

• фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и ее оценка;

• фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий;

• разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.

Уточнение назначения контроля позволяет оценить весь комплекс факторов (человеческих, технологических, управленческих, экономических), способствующих получению эффективных результатов. Фирма должна своевременно на стадии контроля оценивать ситуацию и на стадии регулирования вносить необходимые коррективы. Функции контроля реализуются постоянно, а временные характеристики их определяются выбранной системой контроля.

Контроль осуществляется на всех уровнях управления фирмой: фирмы в целом, отдельных подразделений, группы или отдельного работника. При этом полученные результаты (хорошие или плохие) подвергаются тщательному анализу. Их своевременная оценка и разработка корректирующих мероприятий в целях эффективного управления — дело чести каждого руководителя.

Различают три стадии контроля:

• предварительный — в основном для контроля ресурсов, хотя в целом здесь осуществляется также и текущий, и окончательный контроль;

• текущий — преимущественно в ходе процесса производства, хотя предварительный и окончательный виды контроля здесь также присутствуют;

• заключительный — контроль результатов деятельности организации, качества продукции либо предлагаемых услуг.

Объектами контроля являются характеристики организации как системы: характеристики входа (все виды ресурсов), процесса (процесса производства изделий или услуг) и выхода (продукта). Контроль в организациях должен осуществляться системно, т.е. контролю подвергаются ресурсы, процесс, продукт.

Контроль ресурсов осуществляется на всех стадиях процесса производства и распространяется на все системные характеристики организации.

При контроле материальных ресурсов подробно рассматривается техническая, организационная, экономическая целесообразность их применения. При этом исследуются все возможные материалы и ресурсы, которые можно применить для достижения выбранных характеристик изделия. Организационная целесообразность выбора проявляется в том, что на данной стадии оцениваются все возможности получения ресурсов на тех условиях, которые удовлетворяют организацию. Окончательный выбор ресурсов производится после экономической оценки выбранных материалов.

Промышленные фирмы, как правило, устанавливают обязательный контроль всех входных материалов на основе выбранных ими стандартов.

К мероприятиям, обеспечивающим эффективный контроль материальных ресурсов, относится и выбор такого поставщика, который доказал свою надежность и возможность поставлять материалы в соответствии с техническими и организационными условиями. Важное условие состоит в возможности формирования минимальных запасов. Контроль материальных ресурсов осуществляется через три стадии: предварительную, текущую и заключительную.

Контроль человеческих ресурсов проводится предварительно — путем подбора сотрудников, имеющих деловые и профессиональные знания, необходимые для выполнения должностных обязанностей, а также в ходе работы — путем оценки выполнения должностных обязанностей, деловой активности и результативности работы сотрудника. Результаты контроля позволяют сделать выводы о необходимости повышения квалификации сотрудника, установлении справедливых размеров выплат заработной платы или его увольнении. Контроль человеческих ресурсов также проходит три стадии — предварительную, текущую и заключительную.

Контроль финансовых ресурсов проводится в целях оценки деятельности фирмы или отдельных ее подразделений. Он служит главным инструментом выработки политики и принятия решений для достижения намеченных текущих и перспективных целей.

В настоящее время в системах управления финансами широко используются компьютерная техника и стандартные программы,

позволяющие оценивать финансовое состояние фирмы в целом и отдельных ее подразделений.

В процедуре контроля процесса производства обычно выделяют три этапа: выработку стандартов и критериев, сопоставление с ними результатов и утверждение некоторых корректирующих воздействий. Каждый этап заканчивается утверждением определенных управленческих решений. Структурная схема процесса финансового контроля приведена на рис. 7.13.

Рис. 7.13. Схема финансового контроля процесса производства на фирме

Контролю подвергаются качество и сроки выполнения операций, качество работы оборудования в процессе производства, а также сроки и объем выпуска продукции. Сроки выполнения операций и выпуска продукции определяются на основе принятой системы оперативно-календарного планирования на производстве. Качество выпускаемой продукции определяется сравнением ее с принятым стандартом. Качество выполнения операций проверяется путем исследования затрат рабочего времени на отдельные операции. Для этого используются методы наблюдений, использования нормативов, микроэлементного анализа.

Контроль результатов производственной деятельности (продукта) осуществляется с помощью стандартов, определяющих параметры изделия и выбранных масштабов допустимых отклонений.

На базе функции контроля в современных условиях выделилась функция аудит, соединяющая функции контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации. Аудит — это деятельность специалистов по осуществлению независимых вневедомственных проверок общей и бухгалтерской отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других обязательств организации и выработка рекомендаций по совершенствованию деятельности организации.

Функция контроля тесно связана с функцией регулирования (координации), т.е. с принятием решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля.

В современных условиях эта функция приобретает особое значение, поскольку она охватывает все стороны деятельности организации.

Существуют следующие эффективные виды координации:

• превентивная, когда прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления;

• устраняющая, нацеленная на ликвидацию перебоев в хозяйственной системе;

• регулирующая, предназначенная для поддержания установленной схемы взаимодействия субъектов хозяйствования;

• стимулирующая, повышающая эффективность деятельности при отсутствии видимых отклонений.

Выводы

1. Важнейшей формой организации фирмы является организационная структура управления.

2. Организационная структура проектируется на основе принципов системного подхода, управляемости, профессиональной и правовой регламентации.

3. Различают несколько типовых схем управления: линейная, функциональная, линейно-функциональная, программно-целевая, матричная. Каждая из них в чистом виде применяется редко, но их элементы присутствуют в любой реальной структуре управления фирмой. Форма организации структур управления зависит от масштаба организации.

4. Проектирование структур управления ведется различными методами, наиболее общий из них — метод организационного моделирования.

5. Состав структурных подразделений и способы их организации зависят от формы собственности.

6. Контроль и регулирование в системе менеджмента являются важными функциями управления.

7. Контроль как функция управления — центральное звено для планирования деятельности фирмы и управления ею.

8. Контроль осуществляется фирмой на всех уровнях. Объектами контроля и регулирования являются системные характеристики фирмы, т.е. ресурсы, процессы производства и управления, продукция. Контроль ведется в стоимостных и натуральных показателях.