25. Система "тайм-менеджер"

Быть эффективным - это значит достигать целей и добиваться результатов. Для того, чтобы добиться результатов при осуществлении крупных программ (например, по охране окружающей среды, строительству моста, производству продукции, сбыту, закупкам и пр.) предприятия и учреждения обычно пользуются таким средством, как планирование. Общепризнано, что тщательное планирование обеспечивает экономию времени и других ресурсов Но планирование необходимо не только предприятиям и учреждениям. Без тщательного планирования невозможно добиться и личной эффективности. От эффективности самого человека выиграет не только его предприятие, но и его семья, его друзья и он сам. Реализация целей, которые он поставит перед собой, принесет ему чувство гордости за свои успехи и веру в собственные силы. Тайм Менеджер создан специально для того, чтобы помочь человеку добиваться своих целей. В нем есть все необходимое для достижения результатов. В ТМ разработана простая и практичная методика достижения результатов, которая включает четыре последовательных этапа: 1. Формулирование основных целей. 2. Установление приоритетов. 3. Создание надежной базы для решении, касающихся использования человеком его ресурсов. 4. Установление связи между базой для решении и планированием времени [4, c.12]. Любой инструмент для достижения результатов должен включать в себя два элемента: базу для решений и календарный план. Чтобы деятельность была эффективной, нужно связать эти два элемента и тем самым обеспечить целевое планирование времени, то есть планирование, ориентированное по преимуществу на цели, к которым человек стремится, а не на внешние обстоятельства. Помимо указанных двух элементов большинству людей при планировании времени оказываются нужны и некоторые другие вспомогательные средства. По этой причине Тайм Менеджер состоит из трех секций: 1. Календарь. 2. База для решений. 3. Разное. 1. Секция «Календарь» Почти у каждого делового человека есть какой-нибудь календарь или записная книжка, куда он записывает даты и часы совещаний, встреч, поездок, визитов к зубному врачу, дни рождения, праздники и т.д. Как правило, такие календари построены по системе «или/или», то есть могут служить, в основном, лишь для кратких заметок и используют только один масштаб времени: это - либо ежедневники (365 страниц), либо еженедельники (52 страницы), либо ежемесячники (12 страниц). В Тайм Менеджере, разумеется, тоже есть календарь, но помимо этого там есть и другие элементы. Да и сам календарь существенно отличается от традиционного. Так, наряду с записной книжкой-ежемесячником в нем имеются специальные бланки для составления текущих планов на год, неделю и день, а также бланки для записи фиксированных дел. Все это обеспечивает Тайм Менеджеру значительно большую - по сравнению с другими календарными системами - гибкость и позволяет очень хорошо приспосабливать его к индивидуальным запросам каждого [3, c.3]. 2. База для решений В этой секции находится «елка» (о которой более подробно пойдет речь в одном из следующих параграфов). База для решений позволяет ясно представить всю совокупность дел, которые нужно сделать за тот или иной отрезок времени. Не в последнюю очередь четкость картины обеспечивается путем выделения в структуре дел Целей, Ключевых областей. Основных задач в каждой ключевой области и Меропри¬ятий, которые необходимо осуществлять для решения каждой из основных задач. Наряду с целями, ключевыми областями, основными задачами и мероприятиями База для решений включает специальный раздел «Идеи», а также отделение «Не забудь», куда записываются различные мелкие дела, которые можно быстро сделать в свободную минуту. База для решений поможет правильно определить, когда следует приниматься за то или иное дело. Секция «База для решений» прекрасно приспособлена для: - осуществления руководства различными проектами и другими крупными задачами; - установления приоритетов (то есть определения правильной последовательности выполнения действительно нужных дел); - создания четкой общей картины дел; - напоминания о том, чего не следует забывать; - эффективного распределения обязанностей. База для решении является тем специфическим элементом Тайм Менеджера, который превращает его из записной книжки (пусть даже очень хорошей) в нечто большее, а именно - в инструмент для достижения результатов, в средство для решения задач, стоящих перед человеком дома и на работе. Благодаря связи между Базой для решений и Календарем, планирование времени становится целевым, то есть ориентированным на результат деятельности, а не на деятельность как таковую. 3. Секция «Разное» Наряду с календарем многие люди вынуждены пользоваться и другими, весьма разнообразными, личными «хранилищами информации» - телефонными книжками, блокнотами, листочками бумаги, таблицами, картами, расписаниями и пр. Как правило, все эти вещи лежат в разных местах и имеют обыкновение теряться именно в тот момент, когда в них возникает необходимость. Включенная в Тайм Менеджер секция «Разное» позволяет собрать в одном месте и сделать легко доступной всю необходимую человеку информацию. Кроме того, здесь эта информация может быть четко расклассифицирована и сгруппирована по любой нужной системе. Одним из важных удобств Тайм Менеджера является его всеобъемлемость. Служа базой для решений и хранилищем идей, информации, телефонов и адресов, являясь бумажником, блокнотом и т.п., Тайм Менеджер делает ненужным использование каких бы то ни было не входящих в него записных книжек и прочих принадлежностей.