11. Самостоятельные работы
Самостоятельные работы ориентированы на создание базы данных Access и приложений VBA. Эти работы должны восполнить недостаток часов, отводимых на лабораторные работы при изучении баз данных и основ программирования.
11.1. База данных “Архив предприятия”
Использовать систему управления базами данных (СУБД) Access. Создать новую базу данных в своем рабочем каталоге, присвоив ей имя. В примере, который рассматривается далее, файлу базы данных присвоено имя Архив.mdb.
База данных должна содержать несколько таблиц: основную и дополняющие ее таблицы. Пусть основная таблица – Документы (ее состав виден на схеме данных – см. рис. База данных “Архив”, поясняющий задание). В этой таблице фиксируются все документы, поступающие в архив предприятия. Каждому документу присваивается архивный номер и номер экземпляра. В таблице указывается количество экземпляров документа, а номер конкретного экземпляра заносится в таблицу Журнал при его выдаче абоненту. Каждая запись основной таблицы содержит также код типа документа, код объекта, к которому относится документ, и код организации-автора документа. Эти коды являются ключевыми полями в следующих дополняющих таблицах: Типы_док, Объекты, и Организации. В таблице Журнал фиксируются даты выдачи документов абонентам и даты возврата. Таблица Абоненты дополняет таблицу Журнал. Далее приведем рекомендации по созданию таблиц, схемы данных, форм, запросов и отчетов.
Для создания таблиц используйте кнопку Создать и в следующем диалоговом окне – кнопку Конструктор. Конструктор позволяет ввести сведения о каждом поле создаваемой таблицы - см. подраздел 9.3. Ключевые поля, идентифицирующие записи в каждой таблице, на схеме данных изображены жирным шрифтом. Чтобы сделать поле ключевым, надо воспользоваться правой клавишей мыши или кнопкой с изображением ключа на панели инструментов. После ввода параметров полей таблицу надо закрыть и при этом сохранить, дав ей имя.
Для создания схемы данных воспользуйтесь одноименной кнопкой панели инструментов. Важно, чтобы на схеме были не только представлены таблицы базы данных, но и установлены связи между ними – см. подраздел 9.3. Например, чтобы связать номер абонента в таблице Журнал с номером абонента в таблице Абоненты, надо как-бы перетащить мышкой это поле из первой таблицы во вторую – на схеме появится стрелка. Установить связи на схеме данных надо до создания форм, запросов и отчетов, чтобы получить возможность включать в них поля из всех имеющихся таблиц.
Для создания формы выберите Формы в меню базы данных, нажмите мышью кнопку Создать и далее выберите из списка Мастера форм. Форма отличается от таблицы тем, что она отображает одновременно только одну запись, но в удобном для обзора и ввода данных виде - см. подраздел 9.3. Создайте формы «Документы» и «Журнал» - последняя облегчит ввод данных в одноименную таблицу.
Для создания запроса выберите Запрос в меню базы данных, нажмите кнопку Создать, выберите из списка Конструктор, далее укажите используемые таблицы и поля. Например, можно создать запрос по таблицам Журнал и Абоненты, чтобы определить, кому выданы экземпляры документа с архивным номером 1001. В этом случае для поля Ном арх надо задать условие (=1001). Сохранив запрос под именем «Журнал1001», выберите Отчеты в меню базы данных, нажмите мышью кнопку Создать и далее выберите из списка Мастера отчетов. Для построения отчета в качестве источника данных укажите запрос «Журнал1001».
Р
ис.
11.1. База данных “Архив”
В окне базы данных перечислены таблицы. На схеме данных показан состав таблиц и связи между ними. Справа изображена форма “Документы”, созданная для удобства ввода данных в таблицу “Документы”. Справа, внизу – одна из таблиц: таблица “Типы документов”.
Подобно базе данных «Архив» можно создавать разнообразные базы данных: книги в домашней библиотеке, музыкальные записи, семейные расходы и т.п.