7. Текстовый процессор Microsoft Word

7.1. Назначение. Основные понятия

Текстовый процессор Word предназначен для создания, просмотра, редактирования и форматирования официальных и личных документов. Word позволяет применять различные шрифты, вставлять в документ таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии, обеспечивает проверку орфографии. На рис. 7.1 изображено окно Word с элементами управления (см. также подраздел 2.2).

Поясним основные понятия, применяемые затем при рассмотрении приемов работы с текстовым процессором.

Документ – совокупность объектов, разработанных для представления общей темы. Объектами могут быть фрагменты текста, рисунки, диаграммы, таблицы, формулы, видеоклипы и т.п.

Фрагмент – непрерывная часть текста.

Символ – минимальный элемент текста документа.

Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием клавиши <Enter>.

Стиль – набор параметров форматирования, которые определяют внешний вид фрагмента текста.

Форматирование текста – это его оформление, т.е. выбор шрифтов, интервалов между строками, отступов строк в абзацах, способов выравнивания текста и многое другое, определяющее дизайн документа.

Шаблон – заранее отформатированный текст; например, шаблон приказа.

7.2. Типовая последовательность создания документа

Для создания документа рекомендуется следующая последовательность работы:

1. Используя пункт меню Файл/Параметры страницы (см. рис. 7.2, 2.3), выбрать размер бумаги (обычно A4: 29.7 см  21 см), ее ориентацию (например, книжную) и поля (например, слева – 2.8 см, справа – 1.2 см, сверху – 2.2 см, снизу – 2.5 см). При таком выборе полей «полезная» часть страницы будет иметь ширину 17 см и высоту 25 см. В диалоговом окне Параметры страницы можно нажать кнопку По умолчанию…, и тогда выбранные параметры сохранятся в шаблоне и будут предлагаться при создании очередного документа.

1 2 3 4 5 6 7

8

9

1 0

1 1

Курсор

Окно документа

12

13

14

15

23 22 21 20 19 18 17 16

Рис. 7.1. Элементы окна Microsoft Word

1- кнопка оконного меню программы, 2 - кнопка оконного меню документа, 3 – строка заголовка, 4 – строка меню, 5 – линейка, 6 – кнопки управления размерами окна, 7- кнопки управления размерами окна документа, 8 – панель инструментов Стандартная, 9 - панель инструментов Форматирование, 10, 12 – кнопки перемещения документа в окне на одну строку вверх и вниз, 11 – бегунок, 13, 15 - кнопки перемещения документа в окне к предыдущему и следующему объекту, 14 – кнопка Выбор объекта перехода, 16, 19 – кнопки смещения документа в окне влево и вправо, 17 – строка состояния, 18 – бегунок на горизонтальной полосе прокрутки, 20, 21, 22, 23 – кнопки для выбора режима представления документа в окне: Режим структуры, Режим разметки (как на рисунке), Режим электронного документа, Обычный режим.

2. В меню Вид выбрать удобный масштаб изображения (обычно 100%) и вариант представления будущего документа на экране:

• Обычный - представлена только содержательная часть документа без реквизитов оформления (колонтитулы, подстраничные сноски и т. п.).

• Разметка страницы - экранное представление полностью соответствует печатному. Поэтому этот вариант представления документа используют чаще всего.

• Web-документ - экранное представление не совпадает с печатным. В этом режиме разрабатываются электронные документы.

• Структура - документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении автоматически открывается вспомогательная панель инструментов, элементы управления которой позволяют править структуру документа.

• Схема - окно имеет две рабочие панели. На левой панели представлена структура документа, а на правой - сам документ.

3. Используя пункт меню Вид/Панели инструментов добиться того, чтобы в окне Word были отображены только те панели инструментов, которые потребуются; обычно это панели Стандартная и Форматирование. Другие панели, например, Рисование, можно всегда вызвать, когда они понадобятся, а не оставлять на экране постоянно, чтобы не сужать полезную часть рабочего окна Word.

4. Используя пункт меню Формат/Стили и форматирование..., создать или изменить стили оформления основного текста (стиль Основной текст), заголовков первого, второго, а если требуется, то и третьего уровня (стили Заголовок1, Заголовок2, Заголовок3). Стиль – это поименованная совокупность параметров оформления (форматирования) текста. К числу параметров форматирования текста относятся:

• параметры шрифта - гарнитура, размер, начертание; например, гарнитура - Times New Roman или Arial, размер – 12, 14 или 16, начертание – обычный, полужирный, курсив, все прописные, надстрочный и т.п.;

• параметры абзаца – способ выравнивания текста (по левому краю, по правому краю, по центру или по ширине), отступы слева и справа (в см от полей), отступ первой (красной) строки абзаца, межстрочный интервал (одинарный, полуторный, конкретное значение в пунктах и т.п.), интервал перед абзацем и после абзаца (в пунктах – 6, 12 и т.п.);

• параметры границ – можно взять абзац в рамку или провести границы слева, справа, сверху или снизу, или любые их комбинации;

• параметры заливки – можно выделить абзац заливкой, например, 5% серого цвета.

Параметры границ и заливки могут относиться к выделенному тексту или к абзацу. Стили можно изменять: установить курсор на абзац с изменяемым стилем (например, Заголовок1), выбрать пункт меню Формат/Стили и форматирование, нажать кнопку Изменить, затем Формат - и установить параметры шрифта и абзаца - ведь каждый заголовок это абзац, характеризующийся способом выравнивания текста, отступом перед ним и после него и другими параметрами. Изменим, например, стили Основной текст, Заголовок 1, Заголовок 2 в соответствии с таблицей 7.1. Пусть шрифт будет везде Times New Roman, а межстрочный интервал –1.

Таблица 7.1