Вопрос 43. Система информационного обеспечения в менеджменте: понятие и роль информации в менеджменте, классификация информации, её свойства и качественные характеристики.

три наиболее распространенные концепции информации, каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.

Первая концепция - концепция К. Шеннона, отражая количественно-информационный подход, определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события. Количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации, оказался весьма полезным в технике связи и вычислительной технике, послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений. Кроме того, он представляется удобным для иллюстрации такого важного свойства информации, как новизна, неожиданность сообщений. При таком понимании информация - это снятая неопределенность, или результат выбора из набора возможных альтернатив.

Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано на утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком или приборами. Наиболее ярко и образно эта концепция информации выражена академиком В.М. Глушковым. Он писал, что «информацию несут не только испещренные буквами листы книги или человеческая речь, но и солнечный свет, складки горного хребта, шум водопада, шелест травы». Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т. д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно; ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.

Третья концепция основана на логико-семантическом (семантика - изучение текста с точки зрения смысла) подходе, при котором информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентировки, для активного действия, для управления и самоуправления. Иными словами, информация - это действующая, полезная, «работающая» часть знаний. Представитель этой концепции В.Г. Афанасьев, развивая логико-семантический подход, дает определение социальной информации: «Информация, циркулирующая в обществе, используемая в управлении социальными процессами, является социальной информацией. Она представляет собой знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех других формах в той мере, в какой она используется обществом...»

Улучшение управления в любой отрасли является важнейшим фактором, который повышает эффективность производства. На основе научно-технического прогресса происходит совершенствование форм и методов управления персоналом.

Новшества в сфере информационных технологий служат средством для удешевления и сокращения аппарата управления. Появление Интернета, локальных сетей, IP-телефонии приводит к совершенствованию системы информационного обеспечения управления организацией. Роль информации в менеджменте постоянно высока и продолжает расти, расценивается при этом как основной фактор производственного процесса. Заслуга информации заключается в повышении качества рабочей силы, служит предпосылкой успешной организации всего процесса производства.

Термин «информация» произошел от лат. information – осведомление, разъяснение, изложение. Это схематические отображение простой передачи информации в одном направлении.

Процесс передачи информации сопровождает прохождение через множество посредников, что означает ее искажение и задержку. Так же информация может деформироваться в зависимости от адресата. При передаче от подчиненных к руководству информация обобщается, а в обратном направлении, от руководителя к подчиненным – информация конкретизируется. Основной момент в процессе ее передачи – это высокая скорость, во избежание искажений. Правильность принимаемых решений зависит именно от этого.

Задача менеджмента заключается в использовании объективной и своевременной информации, которую необходимо обрабатывать, сохранять и распространять с помощью современных технических средств и научных методов.

Можно выделить и еще один источник информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различают:

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, локальные - предназначены для определенных функций управления. Комплексная автоматизированная система обработки информации включает последовательные этапы: автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных; использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации; интеграция обособленных процессов обработки информации единую систему.

В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк-офисная - такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт-офисная - такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например, клиенты предприятия.

Данные (сообщения)- синтаксические фильтры –семантические фильтры –прагматические фильтры - использование.

Синтаксический фильтр (физический) определяет зависимость информации от пропускной способности канала (принять).

При передаче информации важно правильно уловить смысл сообщений. Здесь должно быть обязательно соглашение между передатчиком и приемником о смысловом содержании знаков, т.е. сигналов, с помощью которых передается информация.

Формально такое соответствие организуется с помощью введения знаковых систем. Пример такой системы – обычный язык – синтаксические элементы, правила конструирования слов, аксиомы, правила вывода.

При отсутствии такого соглашения (например при появлении при передаче или хранении бессмысленного набора знаков) говорят о возникновении синтаксического шума. Выявление этого шума – с помощью набора правил, позволяющих различать синтаксически верные или неверные сочетания.

Семантические шумы — значение, непреднамеренно переданное посредством некоторых символов и препятствующее точности декодирования.

Семантический шум также, похоже, преследует любого рода коммуникационные системы. Человек может искренне сказать: «Я люблю рыбу», и каждый из двух слушателей поймет его правильно, но каждый при этом может нейросемантически сохранить эту информацию в своем мозгу под совершенно разными категориями. Один может подумать, что говорящий любит есть рыбу на обед, а другой — что тот любит держать рыбу в аквариуме.

Прагматический шум – сообщение (или его часть), бесполезные для решения данной задачи данным потребителем. Прагматическая фильтрация – отсеивание шума при анализе сообщений.

Вообще говоря, последние два вида фильтрации(прагматический и семантический) являются достаточно сложным и не всегда выполнимым делом. Особенно, когда речь идет о прагматике, т.к. прагматический смысл зависит еще и от конкретного получателя. Так, при выборе места работы для одного человека будет иметь прагматическое значение информация об удаленности предлагаемого варианта от места жительства и предлагаемая зарплата. Для другого – такое значение будет иметь лишь зарплата.

Классификация информации: 1) по характеру сфере образования и назначению: а) научно технические б) управленческие в) учетно-статистические

2) По организационному признаку: систематизации, не систематические.

1) По функционному признаку: планирование, координация.

2) По уровням управления: нисходящая (директивная), восходящая (отчетная), горизонтальная ( кооперативная)

3) По характеру представления: визуальное, аудиовизуальное, аудио информационное.

4) По формам представления: цифровая, буквенная, кодированная.

5) По отношению к внешней среде: а) внешняя на входе и внешняя на выходе. Б) внутренняя управляемая, обратная связь, передаваемая во внешнюю среду.

6) По времени активизации использования: условное постоянное и условное повременная.

7) По стадиям образования: исходная, первичная результативная, производная, промежуточная.