Вопрос 18. Процесс управления: понятие, параметры, функции процесса управления, содержание, свойства и стадии. Управленческий цикл.

Процесс управления - это совокупность целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей для достижения целей организации.

К параметрам процесса управления можно отнести: 1) предмет труда; 2) средства труда; 3) продукт труда; 4) исполнитель трудового процесса; 5) технология процесса; 6) стадии процесса; 7) составляющие процесса; 8) рабочее место исполнителя трудового процесса.

Функции процесса управления. Протекающий в социально-экономической системе процесс представляет собой выполняемые в определенной последовательности работы (функции), разделяемые на операции. Такое утверждение относится и к процессу управления, который содержит все известные нам функции:

1. общие:

1) планирование; 2) организация; 3) руководство; 4) мотивация; 5) контроль.

2. конкретные (специфические):

1) управление основным производством; 2) управление финансами; 3) управление кадрами и т.д.

Содержание процесса управления носит комплексный характер и может быть рассмотрено следующими составляющими: методологическое содержание; функциональное содержание; экономическое содержание; организационное содержание; социальное содержание.

1. Методологическое содержание предполагает выделение определенных этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельности. Этапы характеризуют последовательность качественного изменения работ в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развития воздействия в каждом акте его осуществления.

2. Функциональное содержание процесса управления проявляется в масштабной последовательности и предпочтиетельности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить этапы: планирования, организации, мотивации, контроля. Функция руководства осуществляется по этим этапам.

3. Экономическое содержание процесса управления обусловлено тем, что в процессе управления находит своё выражение использование ресурсов производства - от оценки их наличия до превращения в продукт. Исходя из этого, экономическое содержание процесса управления можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которое осуществляется трудом в управляемой системе, но определяется деятельностью управляющей системы. Экономическое содержание процесса управления можно выразить в следующих этапах: установление экономических потребностей; оценка наличия ресурсов; распределение ресурсов; использование ресурсов.

4. Организационное содержание процесса управления проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия по этапам: регламентирования; нормирования; инструктирования; ответственности.

5. Социальное содержание процесса управления раскрывается ролью человека в его осуществлении, это последовательность сугубо человеческих и человеко-машинных операций. При любой степени механизации управленческого труда процесс управления начинается и заканчивается сугубо человеческой деятельностью.

Свойства процесса управления:

1) изменчивости (динамичности), наблюдаемое в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике, характеру осуществления.

2) устойчивости - проявляется в возникновении в процессе управления и соответствующем закреплении определённых каналов его осуществления. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах ее стабилизации и служит систематизирующим фактором процесса управления.

3) свойство непрерывности, отражающее важную черту его осуществления - непрерываемость процесса управления пока осуществляется процесс производства.

4) Свойство дискретности дополняет и в определенном смысле противостоит свойству непрерывности. Оно проявляется в том, что во внутренних своих особенностях процесс управления протекает неравномерно, вначале как бы накапливая потенциал воздействия при постановке цели, оценке ситуации, определении проблемы и далее превращаясь в импульс активной организационной работы на этапе решения.

5) свойство последовательности характеризует обязательную последовательность этапов осуществления процесса управления. Последний не может быть построен по своим этапам иначе, как цель, ситуация, проблема, решение.

6) свойство цикличности. Каждый акт воздействия заканчивается переходом управляемой системы в новое состояние; это вызывает необходимость либо постановки новой цели, либо корректировки и дополнения прежней, для достижения которой необходим новый акт воздействия.

Стадии процесса управления:

1) целеполагание: определение цели, формулирование цели, постановка цели, корректировка цели;

2) Информационная работа: накопление информации, хранение информации, поиск информации, первоначальная обработка, передача информации;

3) аналитическая работа: оценка параметров, расчет показателей, графирование, анализ;

4) выбор варианта действий: нахождение вариантов действий, определение критериев выбора, сопоставление вариантов, выбор методов управления, организационное оформление решения, принятие решения;

5) Организационно-практическая работа: доведение решения до исполнителей, разъяснение и уточнение решения, распределение заданий, наделение полномочиями, контроль исполнения.

Ворпос 19. Технология менеджмента. Понятие и классификация операций и процедур управления. Основные подходы к проектированию технологии менеджмента. Технологическая регламентация менеджмента. Технология (техно - от греческого искусство, мастерство, умение) - совокупность методов обработки, осуществляемых в процессе производства продукции. Задача технологии как науки - выявление закономерностей с целью определения и использования на практике наиболее эффективных и экономичных производственных процессов.

По видам технология управленческих процессов подразделяется на: маршрутную, в которой решаются вопросы последовательности движения информации (составления документов) между пунктами ее переработки; операционную, в которой решаются вопросы последовательности и состава операций и методов их выполнения. Возможна типизация маршрутной технологии выполнения управленческих работ для каждой работы по группе однородных предприятий или для комплекса работ.

Операционная технология по своей структуре в определенной мере может быть типовой для всех управленческих работ.

Управленческая работа может быть укрупненно представлена как взаимосвязанная совокупность логических и технических операций.

Проектирование технологии управленческих работ может осуществляться путем привязки типизированных проектных решений и разработки индивидуальных.

Разработку проектных решений по технологии управленческих работ следует проводить в два этапа. На первом этапе составляются списки управленческих работ (результатов управленческих решений), уточняются карточки входящих, исходящих и промежуточных документов, списки нормативно-справочных документов, определяются состав операций и даты выполнения работ.

На втором этапе по отдельным работам подбираются карточки входящих и разрабатываемых документов, определяются поставщик и потребители документов (информации), исполнители, последовательность и алгоритм выполнения операций; рассчитывается трудоемкость операций; разрабатывается маршрутная и операционная технология выполнения управленческих работ (обработки документов), устанавливается перечень технических средств.

Управленческая операция представляет собой законченное целесообразное действие или ряд действий, направленных на выполнение определенной задачи организационного, экономического, социального или другого характера.

Комплекс таких действий в рамках одной операции может состоять из нескольких элементов, поэтому операцию можно рассматривать и как совокупность трудовых движений, выполняемых работниками управленческого аппарата при осуществлении той или иной работы.

Управленческая операция может быть трех видов: формальная, альтернативная и решающая.

Формальная - исполнители действуют по заранее известному алгоритму, не принимая никаких решений (за исключением лично касающихся исполнителя).

Альтернативная - совершается проверка логического условия, анализируются и предлагаются варианты решений, но сами решения не принимаются.

Решающая - совершается проверка логического условия, анализируются и предлагаются варианты решения и принимаются решения.

Процедуры управления - это совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме (алгоритму). Процедура отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных или параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Понятие "технология управления" тесно связано с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы.

Управленческая процедура - комплекс взаимосвязанных в определенном порядке управленческих операций и документов, направленных на достижение фиксированной цели.

1. Операции и процедуры в зависимости от их содержания могут быть информационными (поиск, сбор, передача, обработка, хранение разнообразной научно-технической, экономической, оперативно-производственной информации); логико-мыслительными (выработка и принятие управленческих решений по различным вопросам); организационными (подбор и расстановка кадров, постановка задач исполнителям, инструктаж, оперативное планирование, организация трудовых процессов, административное распорядительство, диспетчирование, координация, контроль исполнения).

2. В зависимости от количества элементов в операциях и операций в процедурах они могут быть простыми и сложными. Простые операции содержат до 20 элементов, сложные операции - 20-30 элементов, а процедуры - 100-1000 операций.

3. По степени повторяемости различаются повторяющиеся (рутинные) и неповторяющиеся операции и процедуры. Первые постоянно выполняются работниками управленческого аппарата. Они поддаются измерению, анализу, нормированию и проектированию. Например, в структуре затрат рабочего времени технических исполнителей такие операции и процедуры занимают до 80 %. Это позволяет осуществлять нормирование труда данной категории работников, в труде которых большое место занимают повторяющиеся процессы. Для деятельности специалистов и руководителей всех уровней более характерны неповторяющиеся (творческие) операции (процедуры).

4. По уровню механовооруженности различают процедуры ручные (выполняемые без применения оргтехники), механизированные и автоматизированные (выполняемые с помощью различных средств вычислительной и организационной техники).

5. По характеру сочетания во времени управленческие операции и процедуры подразделяются на три основных типа: последовательные; параллельный; параллельно-последовательные (Прил. №3). Сущность последовательного типа сочетания управленческих операций (Прил. №1, А) заключается в том, что каждая последующая операция начинается только после завершения предыдущей. По такой последовательной технологии выполняется приведенная выше операция передачи распоряжения начальника (например, цеха).

К аналитическим операциям относятся: изучение информации, специальной литературы, опыта разных предприятий и анализ тех или иных показателей, ситуаций и т.д.

Конструктивные операции связанны с подготовкой различных решений: организационных, технических, экономических.

Конструктивные операции взаимодействуют с коммуникационными и связанными с ними аналитическими операциями.

Для поиска решений пользуются методами мозговой атаки и коллективного блокнота.

По своему целевому назначению в процессах управления информационнотехнические операции делятся на четыре класса: документальные, первичносчетные и учетные;

коммуникационнотехнические; вычислительные и формальнологические.

Документальные операции выполняют специалисты и большой штат служащих (технических исполнителей).

Первичносчетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации, обработке и т.д.

Коммуникационно технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различных технических средств. К ним относятся звуковые и оптические сигналы, табло, графики, мнемонические схемы и т.д.

Вычислительные и формальнологические операции включают операции по переработке информации, выполняемые техническими исполнителями или специалистами на счетноклавишных, электронных микрокалькуляторах, персональных компьютерах и т.д.

Успешное выполнение управленческих операций и процессов можно осуществлять через совокупность каналов, т.е. через коммуникационную структуру, которая может быть глобальной и локальной. Глобальная означает охват в целом, локальная относится только к ее части, например, цех, подразделение, отдел.

Известно, что формальная организационная структура может успешно функционировать только при наличии целого ряда документов, регламентирующих отношения, связи и процедуры управления, на которых строится организационный механизм. Их можно разделить на нормативно-правовые акты и положения, определяющие отношения между работниками аппарата управления в процессе выполнения поставленных задач, и нормативно-технологические регламенты, определяющие процедурную сторону выполнения отдельных управленческих работ, операций и процесса управления в целом.

К первому виду документов относятся уставы предприятий и организаций и их самостоятельных в правовом отношении производственно-хозяйственных звеньев, положения о звеньях производственного и управленческого аппарата (цехах, отделах и др.), о должностях. Ко второму виду относятся специальные инструкции, правила, маршрутные и операционные технологические карты, матрицы полномочий по принятию решений, документограммы, органиграммы и пр.

Наиболее важную роль в регламентации системного распределения ответственности и полномочий, определяющего суть управления, играют положения о должностях (в основе разработки которых должны лежать нормативно-технологические регламенты, задающие процедурную сторону процесса управления). Они являются основным и универсальным документом, с помощью которого строятся организационно-экономические отношения между руководителями, специалистами и техническими исполнителями. В зависимости от применяемых методов формирования организационных структур используются и различные правила построения положений о должностях. Рассмотрим отечественную практику, которая, по мнению автора, в большей степени, чем зарубежная, соответствует системно-целевому подходу к формированию структуры и организации процесса управления.

Все должности делятся на различные категории по их месту и роли в процессе управления: руководители организации, ее подсистем, производственных и функциональных звеньев, внутренних подразделений; функциональные специалисты; технические исполнители. Для каждой категории должностей существуют общие права и ответственность, обусловленные трудовым законодательством и хозяйственным правом, организационными задачами, производственной и технологической дисциплиной, особыми условиями деятельности предприятия. Общая часть должностного регламента разрабатывается для всей системы и, как правило, не должна иметь индивидуальных отклонений.

В то же время решение конкретных задач управления требует выделения специфической ответственности и прав каждого должностного лица. В связи с этим вводятся четыре регламентируемых и контролируемых параметра, которые обеспечивают целевую ориентацию каждого работника и условия его эффективной деятельности: сфера ответственности, задачи, критерии эффективной деятельности (достижения целей), права.