6.2. Система записей хозяйственных операций на счетах управленческого и финансового учета

6.2.1. Применение системы интегрированного учета в торговой организации

Организация аналитического учета затрат в компьютерной програм­ме, разработанной специально для холдинга, рассматривается на приме­ре одного из его предприятий, занимающегося торговой деятельностью:

• поставкой вычислительной техники, программного обеспечения к ней;

• оказанием прочих услуг.

Все многообразие хозяйственных операций предприятия подраз­деляется в компьютерной программе на три группы:

1) операции, отражаемые только в управленческом учете;

2) операции, отражаемые только в финансовом учете;

3) операции, отражаемые в финансовом и управленческом учете.

В связи с тем что на предприятии расходы необходимо группировать не только по статьям, но и по структурным подразделениям, а общие затраты (на рекламу, управленческие расходы и т. д.) распределять по видам деятельности в определенном соотношении, учет ведется с ис­пользованием специальных признаков — аналитических счетов (иногда их называют признаками аналитического учета, аналитическими дан­ными к счетам и т. п.). В разработанной программе предусмотрена возможность ведения аналитических счетов до третьего порядка.

Описание используемых счетов:

• учет выручки от продажи продукции ведется на счете управлен­ческого учета 90*1 (в долларах США) и одновременно на счете финан­сового учета 90;

• учет прихода и отпуска вычислительной техники и программного обеспечения ведется на счете управленческого учета 41*1 и счете фи­нансового учета 41;

• учет расходов, относимых на издержки обращения, ведется на сче­те управленческого учета 44* 1 и счете финансового учета 44.

Для управленческого счета 90*1 «Продажи» введены аналитические счета первого порядка «Виды деятельности»:

001 — продажи вычислительной техники,

002 — продажи программного обеспечения, 999 — прочие продажи.

Для управленческого счета 44*1 «Расходы на продажу» введены ана­литические счета первого порядка «Виды деятельности»:

001 — расходы на продажу вычислительной техники,

002 — расходы на продажу программного обеспечения, 999 — прочие затраты,

а также введены аналитические счета второго порядка «Статьи расходов»:

000 — материальные затраты;

001 — заработная плата персонала;

002 — социальное страхование; 999 — прочие статьи.

Для ведения расширенного аналитического учета необходимо при регистрации хозяйственных операций производить разделение управ­ленческого счета по аналитическим счетам.

Пример. Перед регистрацией хозяйственной операции по начисле­нию заработной платы производится распределение начисленной за­работной платы по видам деятельности и статьям затрат, затем в управ­ленческом учете составляются следующие проводки:

1) Д-т 44* 1.001.001 К-т70*1 — расходы на продажу вычислительной техники, заработная плата;

2) Д-т 44*1.002.002 К-т 70*2 — расходы на продажу программного обеспечения, заработная плата.

Финансовый учет — это синтетический учет затрат. Рассмотренные выше операции будут выглядеть в нем следующим образом:

1) Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

2) Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Данная система позволяет использовать стандартные проводки, вес­ти автоматический учет себестоимости: в финансовом учете — методом полной себестоимости, а в управленческом — с использованием систе­мы «директ-костинг» (при этом операция вводится одной проводкой к оба вида учета). Более того, система позволяет в управленческом учете вести расчет себестоимости одновременно несколькими способами с по следующим отнесением данных в различные отчетные формы.

Для ведения расширенного аналитического учета в программе ис­пользуются такие возможности, как:

• определение аналитических счетов при регистрации хозяйствен­ной операции;

• ввод входящих остатков;

• подготовка типовых отчетных документов;

• специальная обработка и предоставление управленческой инфор­мации с использованием аналитических счетов.

Одной из возможностей компьютерной программы, применяемой хол­дингом, является разработка бюджетов на различные сроки. С этой це­лью используется подпрограмма «Финансовые планы», которая позво­ляет планировать на любой срок предстоящие доходы и расходы, объединяя их в бюджеты, осуществлять контроль платежей, проводить анализ фактического исполнения сметы, оптимизировать финансовую деятельность предприятия.

Планирование осуществляется на заданный интервал времени. Бюд­жет формируется на основе как разовых (например, ремонт помеще­ний, покупка мебели и т. д.), так и повторяющихся событий (например, перечисления налогов, взносов в Пенсионный фонд, арендной платы и т. д.). Событием является любой факт финансово-хозяйствен­ной деятельности предприятия, связанный с приходом или расходом денежных средств на определенном бухгалтерском счете. Каждому со­бытию соответствует операция, отражающая такой приход или расход денежных средств.

Для повторяющихся операций задается период действия и период повторения.

Период действия позволяет установить для определенной повто­ряющейся операции начало и конец срока ее действия (например, перечисление арендной платы в течение одного года с 01.01.2004 г. по 31.12.2004 г.). При необходимости можно не задавать конец срока действия. В этом случае считается, что операция не имеет ограничения по сроку действия (например, планирование уплаты налогов осуществ­ляется без установления конца срока действия этой операции, т.е. до тех пор, пока существует предприятие).

Период повторения позволяет сформировать операцию, которая должна повторяться в плане через определенный интервал времени (например, выплата заработной платы пятого числа каждого месяца). В качестве периода повторения могут быть выбраны один или несколько дней, недель, месяцев, лет. Планирование повторяющейся операции осуществляется по заданным числам и дням недели.

Для каждого финансового плана компьютерная программа хранит от­дельный список повторяющихся операций. После включения повторяю­щихся операций в финансовый план она автоматически переводит эти опе­рации в разряд разовых, запланированных на конкретные даты плана.

Программа позволяет создавать стратегические планы на основании предварительных данных (годовые, квартальные), после чего данный пери­од разбивается на более мелкие и проводится уточненное планирование.

В дальнейшем, по мере необходимости, происходит возврат к ранее сформированному финансовому плану и в него вносятся коррективы в зависимости от результатов финансово-хозяйственной деятельности пред­приятия за прошедшее с момента составления плана время. Например, сформировав вначале финансовый план на I квартал года, по истечении первого месяца можно вернуться к нему и, не меняя в целом квартального плана, уточнить план на второй месяц, добавив или удалив из первоначального плана некоторые операции (события) либо скорректировав сум­мы предстоящих платежей в зависимости от результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия за первый месяц квартала.

На основании операций, включенных в финансовый план, готовятся платежные документы. По мере отражения результатов совершения опе­раций (отработки платежных документов) в учете программа включает в финансовый план информацию о фактических суммах прихода и расхода денежных средств по датам платежей. В соответствии с данными бухгал­терского учета программа автоматически формирует входящие остатки (плановый и фактический) на даты начала и конца периода планирова­ния, фактический приход и фактический расход денежных средств на начальную и конечную даты, суммарный приход и суммарный расход Денежных средств по данным отработанных платежных документов.

На основании этой информации, изменяя начальную и конечную даты периода планирования, осуществляется контроль прохождения платежей за установленный период, оперативно проводится анализ фактического выполнения финансового плана по конкретному бухгал­терскому счету, вносятся при необходимости изменения в план опера­ций текущего периода, и таким образом оптимизируется финансовая деятельность предприятия в течение всего времени планирования.