8. Понятие системы документооборота. Характеристика унифицированной системы документации. Организация электронного документооборота.

Система документации- Это совокупность взаимосвязанных документов, регулярно используемых в ЭИС.

- Документооборот - маршрут движения документов в информационной системе от момента выполнения первой записи до сдачи их в архив

- Потоки документов:

- входящие - директивные документы, законодательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др.;

- внутренние - бухгалтерские, финансовые и др., а также «канцелярские» документы (приказы, письма, инструкции ) - электронный офис;

- исходящие (отчетные документы).

Система документооборота позволяет:

1. Разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями;

2. Формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов;

3. Контролировать работу исполнителей и выполнение или временных графиков;

4. Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;

5. Отправлять и принимать документы;

6. Вести хранилище документов и обрабатывать их.

Унифицированная система документооборота:

- Это рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документооборота.

- Является средством реализации информационных процессов документированного обмена данными.

Группы документов УСД:

- Унифицированные формы

альбом документов с

инструкциями по

их заполнению

- Управленческие

содержат информацию

для решения конкретных

задач;

- Организационно-методические

регламентируют разработку

унифицированных форм

по единым требованиям

и правилам;

Применение УСД позволяет:

1. Построить рациональный документооборот и упростить обработку данных в ЭИС;

2. Обеспечить стандартизацию и единообразие оформления документов;

3. Использовать единые формы документов на различных уровнях управления;

4. Устранить дублирование данных в документах;

5. Употреблять единую терминологию для всей документации, что обеспечивает простоту и удобство при использовании.

Электронный документооборот.

Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Популярные системы электронного документооборота (ЭД):

- Lotus WorkFlow – IBM

- "Дело" – «Электронные офисные системы»

- "Евфрат-Документооборот" - Cognitive Technologies

- "Золушка" - НТЦ ИРМ

- "1С:Архив" - 1С и т.д.