Консолидация данных
При консолидации рабочих листов происходит обобщение однородных данных.
П
ример.
Имеются таблицы с отчетами
продаж для каждого филиала, размещенные
на разных листах книги
(рисунок 86).
Подведите
итоги для объединения в целом, используя
отчеты по обоим филиалам.
а б
Рисунок 86 – Отчеты о продажах, размещенные на Лист1 (а) и Лист2 (б)
В Excel для подобных операций используется функция консолидации данных. С ее помощью можно вычислить итоги для данных, находящихся в различных областях таблицы, в различных листах и даже в различных рабочих книгах.
Для консолидации данных:
На свободном месте или на отдельном рабочем листе выберите ячейку, с которой начнется вставка консолидируемых данных.
Выберите вкладку Данные – Работа с данными – Консолидация (рисунок 87).
Рисунок 87 – Окно Консолидация
Из раскрывающегося списка выберите Функцию (например, Сумма).
Введите в поле Ссылка исходную область консолидируемых данных (Таблицу на Листе1).
Для задания второго блока данных нажмите кнопку Добавить.
Введите вторую область консолидируемых данных (Таблицу на Листе2).
В поле Использовать в качестве имен установите флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.
Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными.
Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.
Условный анализ данных по различным сценариям
При расчете иногда возникает необходимость сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это позволяет сделать Диспетчер сценариев. Сценарий представляет собой множество исходных значений влияющих ячеек таблицы. Имея несколько различных сценариев, можно проследить зависимости между различными элементами таблицы.
Пример. Создайте документ «Продажа автомобилей» и сохраните его в личной папке. На рабочем Листе1 разместите таблицу (рисунок 88).
Рисунок 88 – Таблица «Продажа автомобилей»
В копии книги создайте один сценарий под именем «Увеличение цены», в котором цены всех записей увеличены в 1,5 раза, второй – под именем «Уменьшение цены», в котором цены первых пяти записей уменьшены в 2 раза.
Для выполнения задания:
Выберите на вкладке Данные в группе Работа с данными – Анализ «что если» – Диспетчер сценариев (рисунок 89).
Рисунок 89 – Выбор команды Диспетчер сценариев
Откроется окно Диспетчер сценариев (рисунок 90), в котором нажмите кнопку Добавить.
Рисунок 90 – Окно Диспетчер сценариев
Введите необходимое имя в поле Название сценария.
В поле Изменяемые ячейки введите ссылки на ячейки, которые необходимо изменить.
Установите флажок в поле Защита. Нажмите кнопку OK.
Введите необходимые значения в диалоговом окне Значения ячеек сценария (можно вводить формулы, например =18800*1,5) (рисунок 91).
Рисунок 91 – Окно Значение ячеек сценария
Чтобы выполнить сценарий, нажмите кнопку Вывести.
Для создания дополнительных сценариев нажмите кнопку Добавить, а затем повторите шаги с 3 по 6. После завершения создания сценариев нажмите кнопку OK, а затем – кнопку Закрыть в диалоговом окне Диспетчер сценариев.
Для изменения созданного сценария воспользуйтесь кнопкой Изменить в диалоговом окне Диспетчер сценариев.
Для удаления текущего сценария предусмотрена кнопка Удалить.
Сценарий можно защитить от изменений. Флажок защиты находятся в окне Добавление сценария и Изменения сценария. Но при этом защищаются только личные сценарии, другой пользователь может внести изменения непосредственно в исходные ячейки листа. Чтобы защита была эффективной, необходимо защищать также рабочий лист (Вкладка Рецензирование – Защитить лист).