1.3. Структура управления и организационные формы бухгалтерского учета

Железнодорожный транспорт в хозяйственном обороте выступает как единое юридическое лицо и имеет организационно-правовую форму открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (ОАО "РЖД"). Его основу составляют железные дороги, имеющие статус территориальных филиалов. Кроме железных дорог в состав Общества входят функциональные филиалы: локомотиво- и вагоноремонтные заводы, электротехнические и литейно-механические заводы, другие промышленные предприятия, дорожные строительно-монтажные тресты, проектно-изыскательские институты, Центр по перевозке грузов в контейнерах «Трансконтейнер», Центр расчетов за международные железнодорожные перевозки «Желдоррасчет», Росжелдорснаб, Автотранспортный центр и др.

Филиалы не являются юридическими лицами и наделяются имуществом, принадлежащим Обществу. На этом основании они не имеют уставного капитала и по своим хозяйственным операциям составляют отдельный баланс.

В состав железной дороги входят отделения, являющиеся ее структурными подразделениями. Отделения, в свою очередь, объединяют, направляют и контролируют деятельность линейных структурных единиц – вагонных и локомотивных депо, дистанций пути, станций, дистанций сигнализации и связи и т.п.

Отделения и линейные структурные единицы, в отличие от железной дороги, не являются филиалами, не наделяются основными и оборотными средствами, а необходимые для осуществления своей деятельности хозяйственные ресурсы получают от филиала в текущем порядке по мере их использования.

Компания «РЖД» некоторые филиалы преобразует в дочерние общества, передавая им часть своего имущества. Дочерние общества являются юридическими лицами, формируют уставный капитал и имеют самостоятельный баланс.

Структура управления на железнодорожном транспорте определяет формы организации бухгалтерского учета его хозяйственно-финансовой деятельности. Под формой организации учета понимают распределение учетных функций между юридическим лицом (ОАО "РЖД") и его филиалами, а также между филиалами и их структурными подразделениями.

Теории и практике известны две формы организации бухгалтерского учета: децентрализованная и централизованная.

При децентрализации каждое структурное подразделение ОАО "РЖД" создает бухгалтерию, которая выполняет учет всех хозяйственных операций этого подразделения, осуществляет текущий контроль операций и составляет установленную отчетность.

На железных дорогах при децентрализации учета наряду с управлением дороги бухгалтерии имеют все структурные единицы, входящие в состав отделения дороги, являющегося для них вышестоящим звеном управления. На основании отчетности всех структурных единиц и отчета по собственным операциям в отделении составляется сводный отчет, который представляется в службу бухгалтерского и налогового учета управления дороги.

Аппарат бухгалтерии структурной единицы и отделения дороги в условиях децентрализованного учета по функциональному признаку делится на группы или отделы. При небольшой численности работников в бухгалтерии структурной единицы группы не создаются, а общий объем учетной работы распределяется главным бухгалтером и закрепляется за работником в его должностной инструкции (рис. 1.1.).

При централизации учета обработка первичной информации ведется в централизованной бухгалтерии (ЦБ), которая на железных дорогах организуется при отделении дороги и обслуживает структурные единицы, входящие в состав отделения, выполняя для них все виды учетных работ, включая составление отчетности.

Централизованную бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый и освобождаемый от должности начальником отделения дороги. По вопросам организации и методов ведения бухгалтерского учета, составления отчетности главный бухгалтер подчиняется главному бухгалтеру железной дороги.

По функциональному признаку ЦБ подразделяют на секторы: учета труда и заработной платы, учета материальных ценностей, отчетно-балансовый, методологии и автоматизации бухгалтерского учета. С ростом объема работы по расчету и учету налоговых платежей в составе ЦБ созданы секторы (отделы) налогового учета.

В линейных структурных единицах при организации централизованных бухгалтерий или сохраняют самостоятельные бухгалтерии или вместо них создают учетно-контрольные группы (УКГ), организационно входящие в состав ЦБ. Руководство УКГ в линейной структурной единице осуществляет начальник группы, который подчиняется главному бухгалтеру централизованной бухгалтерии и выполняет возложенную на него работу в соответствии с положениями и инструкциями о служебных обязанностях, утверждаемыми главным бухгалтером.

Учетно-контрольные группы выполняют предварительный контроль за правильностью совершения и оформления хозяйст­венных операций, организуют сбор первичной документации и транспортные связи между линейной структурной единицей и централизованной бухгалтерией для передачи бухгалтерских до­кументов. Они являются также исполнителями финансовой ра­боты и некоторых других функций. Начальник учетно-контроль­ной группы вместе с руководителем структурной единицы, обслуживаемой централизованной бухгалтерией, подписывает банковские, кассовые и другие документы.

При централизации учета обработка документов, ведение синтетического и аналитического учета, составление бухгалтерской отчетности выполняются непосредственно в централизованной бухгалтерии и вычислительном центре, который ее обслуживает (рис. 1.2).

При такой централизации учета необходимо, чтобы структурные единицы не были лишены возможности использовать весь объем учетной информации для обоснования принимаемых решений. В условиях формирования и становления рыночных отношений организация бухгалтерского учета на железнодорожном транспорте должна осуществляться путем централизации только обработки учетных данных при децентрализованном использовании информации для принятия решений.

Принятие решений как результат творческой деятельности человека включает в себя работы по оценке полученной информации; проверке ее соответствия правовым нормам, достоверности; выработке команд и рекомендаций, направленных на внесение корректив в развитие хозяйственных процессов. Значительная часть таких решений связана с оперативным, текущим (повседневным) управлением, с реализацией контрольной функции учета аппаратом бухгалтерии и работниками других служб структурной единицы или другого подразделения за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, состоянием расчетов с покупателями, поставщиками и т.п.

Право принимать решения по таким вопросам не может быть централизовано, передано вышестоящему или иному специально созданному органу, поскольку принимаемые им решения, как правило, недостаточно эффективны из-за незнания факторов, известных только работником структурной единицы, т.е. того звена в системе управления, где совершаются хозяйственные операции. Это особенно важно в условиях централизации финансовых ресурсов и повышения ответственности структурных единиц за использование той их части, которая им передается.

Создание централизованных бухгалтерий не есть единственный способ централизации бухгалтерского учета. Она может осуществляться вышестоящими структурами управления в отношении отдельных видов имущества или хозяйственных операций компании. Примером является централизованный учет грузовых вагонов парка ОАО "РЖД", доходов и финансовых результатов от перевозок, который ведется непосредственно в Департаменте бухгалтерского учета. Централизация бухгалтерского учета может быть также результатом централизации некоторых хозяйственных функций. В системе ОАО "РЖД" примером этого является учет капитальных вложений в основные средства, особенно в связи с приобретением подвижного состава.

С 1 января 2007 г. в ОАО "РЖД" проводятся мероприятия по централизации бухгалтерского учета путем создания Общего Центра обслуживания (ОЦО), который будет вести бухгалтерский учет всех структурных подразделений компании. Вместо бухгалтерий в структурных подразделениях останутся отделы, основной функцией которых будет ввод первичной информации в автоматизированную систему обработки и обобщения данных. Для решения задачи по снижению затрат на ведение учета, повышению достоверности и прозрачности финансовой отчетности Общий центр обслуживания (ОЦО) по мере накопления опыта получит права филиала.

Общее методологическое руководство бухгалтерским учетом, его организацией, внедрением технических средств обработки учетных данных на отделении дороги осуществляет главный бухгалтер отделения.

На железной дороге в целом ведение бухгалтерского учета осуществляется под руководством службы бухгалтерского и налогового учета. В ее функции входит, кроме того, ведение учета общедорожных операций, составление сводной отчетности по видам деятельности железной дороги и представление ее в Департамент бухгалтерского учета ОАО "РЖД", внедрение автоматизированных систем учета в структурных подразделениях дороги и др. (см. рис. 1.3).

Железнодорожный транспорт организационно представляет собой сложную многозвенную структуру, которая в бухгалтерском учете должна проводить единую политику, обеспечивающую сводимость отчетных данных разных уровней управления. Эту задачу решают два департамента ОАО "РЖД": Департамент бухгалтерского и Департамент налогового учета. Департамент бухгалтерского и Департамент налогового учета разрабатывают Рабочий план счетов бухгалтерского учета и инструкцию по его применению, Номенклатуру доходов и расходов железнодорожного транспорта, учетную политику для целей бухгалтерского учета и отдельно для целей налогового учета, методические рекомендации по учету имущества и обязательств, формы документов и отчетных таблиц, принимают отчеты и балансы филиалов и составляют сводную отчетность в целом по ОАО "РЖД". Они проводят мероприятия по совершенствованию организации и методологии бухгалтерского учета, его автоматизации, ведут учет расчетов с бюджетом по налогам, с филиалами и т.д. Для выполнения этих функций Департаменты бухгалтерского и налогового учета имеют соответствующую структуру аппарата (рис. 1.4).