41.Комплектование государственных архивов в Республике Беларусь.

Ежегодно почти все госархивы Беларуси принимают на по­стоянное хранение документы, имеющие научное и практиче­ское значение. Это систематическое пополнение НАФ Белару­си называется комплектованием архивов. Процесс комп­лектования включает определение источников комплектования государственных архивов; определение состава документов, подлежащих государственному хранению; прием документов в государственные архивы. Источниками комплектования архивов являются учреждения, организации, предприятия и лица, в деятельности кото­рых создаются документы, подлежащие передаче на государст­венное хранение. Определение источников комплектования осуществляется с помощью следующих критериев: значение учреждения в отраслевой системе; полнота отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого, как правило, вышестоящего уч­реждения. Критерий значения учреждения в отраслевой системе пред­полагает установление: правового положения учреждения; его функционально-целевого назначения; уровня учреждения в отраслевой системе. При определении источников комплектования на основа­нии критерия значения учреждения необходимо учитывать также, что существует различие в степени и характере участия каждого вида учреждений в решении поставленных перед дан­ной отраслью задач. К основным относятся учреждения, участвующие в реше­нии стоящих перед отраслью главных задач. К ним причисля­ются, кроме органов управления, учреждения и предприятия, выполняющие основные, целевые функ­ции отрасли. К вспомогательным относятся учреждения и предприятия, деятельность которых направлена на обеспечение нормального функционирования основных учреждений, реализацию их главных функций. Основные учреждения образуют и концентрируют докумен­тацию, отражающую процесс реализации и результаты выпол­нения возложенных на отрасль задач. Документы вспомога­тельных учреждений также нередко характеризуют существенные стороны деятельности отрасли. Доку­менты обслуживающих учреждений и предприятий не имеют в большинстве случаев научно-исторического значения, их ос­новная деятельность отражается в документации вышестоящих учреждений, поэтому они, как правило, исключаются из соста­ва источников комплектования. Критерий полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения связан с определени­ем степени отражения информации о его работе в фонде вы­шестоящего учреждения отраслевой системы. В соответствии с этим критерием учреждения, деятельность которых достаточно полно представлена в фондах их вышестоящих органов, могут быть исключены из состава источников комплектования.

Названная система критериев носит общий характер и по­зволяет определить источники комплектования НАФ Беларуси в целом. Фактор организации хранения документов НАФ республи­ки в соответствии с существующей сетью государственных ар­хивов может корректировать применение критерия полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения. Проводимая в стране экономическая реформа, переход к рыночным отношениям обусловили появление организаций и предприятий нового типа. Их выделяет из общего ряда цель деятельности — получение прибыли. Эти организации и пред­приятия обладают новыми чертами: отсутствием, как правило, ведомственной принадлежности стремлением к межотраслевой, многопрофильной деятельности, самостоя­тельностью в определении вида деятельности и структуры управления, формировании финансовых и материальных ре­сурсов. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования госархивов осуществляется с по­мощью следующих критериев: функционально-целевое назначение организации или предприятия; полнота отражения информации о деятельности органи­зации или предприятия в фонде других учреждений. Деятельность организаций и предприятий нового типа многогранна. Организации и предприятия нового типа различаются мас­штабом деятельности. К источникам комплектования должны быть отнесены прежде всего те из них, которые выделяются среди других объемом и многообразием производства, услуг; объемом уставного фонда; составом учредителей и участников, межрегиональной деятельностью; численностью работников. При отборе на государственное хранение документов орга­низаций и предприятий нового типа необходимо учитывать полноту отражения информации об их деятельности в фондах других учреждений. При этом предпочтение отдается тем орга­низациям и предприятиям, деятельность которых полно отра­жена только в собственном фонде. В процессе отбора докумен­тации следует учитывать вид повторения информации, ее характер, полноту повторения. Утверждение политического плюрализма и демократии обу­словили рост общественных организаций в стране. Построен­ные на основе самоуправления и организационной самодея­тельности, они занимаются реализацией и защитой гражданских, политических, экономических, социальных и культурных прав и свобод, развитием активности и самодея­тельности граждан, удовлетворением их профессиональных и любительских интересов; воспитанием, физкультурно-оздоровительной, культурной и спортивной работой, расшире­нием международных связей и др.

Их документы представляют историческую ценность и должны стать источниками комплек­тования Национального архивного фонда республики. Исходным критерием отнесения общественных организа­ций к источникам комплектования госархивов является нали­чие деятельности как таковой. Вторым важным критерием является общественная значимость организации. Одним из важнейших критериев оценки деятельности об­щественной организации является масштаб ее деятельности, выражающий количественный аспект осуществляемых функ­ций. Государственные архивы ведут систематическую работу по уточнению списков учреждений — источников комплектова­ния в связи с созданием или ликвидацией отдельных учрежде­ний, изменением функций или масштаба их деятельности, подчиненности учреждений, передачей их под контроль друго­му государственному архиву и т.д. Документы, подлежащие передаче в государственные архи­вы, хранятся в учреждениях в течение сроков, установленных Законом РБ "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".

42.Задачи и структура системы научно-справочного аппарата. Документы, хранящиеся в государственных архивах, содер­жат информацию, отражающую многогранный общественный опыт. С каждым годом растет интерес к ней. Ключ к архивным богатствам — система научно-справочного аппарата (СНСА), представляющая комплекс архивных справочников (описи, ка­талоги, путеводители, списки фондов и др.) и автоматизиро­ванных информационно-поисковых систем (АИПС), создавае­мых на единых методологических и научно-методических основах. Она обеспечивает сохранность и эффективный поиск документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива и НАФ Беларуси в целях всестороннего исполь­зования. По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит СНСА, ее можно разделить следующим образом: 1. НАФ Беларуси — республиканский фондовый каталог Белкомархива; 2. Архив — описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт архива и др.; 3. Фонд — опись, лист фонда, обзор фонда, каталоги и др.; 4. Отдельное дело и документ — каталоги, обзор фонда, внутренняя опись, заверительная надпись и др. Архивные справочники и АИПС по признаку уровня ком­плексов подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые. Систему научно-справочного аппарата можно разделить и по признаку функций, которые она выполняет. По нему СНСА делится на две группы: 1) справочники по учету документов; 2) справочники по содержанию документов. К основным справочникам по содержанию относятся опи­си, путеводители и каталоги, к дополнительным — обзоры, указатели, справочники и др. Система научно-справочного аппарата должна отвечать следующим требованиям: — применение ко всем категориям документов, в том числе создаваемых в делопроизводстве учреждений и хранящихся в архивах разного профиля. Это позволяет обеспечить преемст­венность СНА ведомственных и государственных архивов; — унифицированность методики составления каждого из входящих в систему типов и видов справочников; — взаимодополняемость справочников, позволяющая вос­полнить объективные недостатки одних справочников, обу­словленные локальными целями их создания, наличием других. Необходимо отметить, что состав и количество справочни­ков, применяемых в архивах, различны. Для центральных ар­хивов они одни, для областных — другие, для ведомственных архивов — третьи. Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технических возможностей. В государственных архивах республики созданы картотеки учета состояния научно-справочного аппарата фондов. На каж­дый фонд заведена картотека, в которую занесены сведения о категории, названии, номере, объеме, крайних датах докумен­тов фонда. В ее специальных графах отражаются состав и состояние НСА, сведения об использовании документов. На об­ратной стороне дается информация о мерах по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата: перечис­ляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об изменениях, происшедших с НСА фондов. В картотеках фонды отсистематизированы по категориям. Категорирование фондов является основой для создания и усовершенствования системы научно-справочного аппарата к до­кументам архивов.

43.Виды научно-справочного аппарата. Историческая справка — самостоятельный вид научно-справочного аппарата к архивному фонду учреждения. Она со­ставляется на каждое учреждение, документы которого пере­даются на государственное хранение. В исторической справке отражается история учреждения-фондообразователя и история его документального фонда. В ее первой части освещаются: 1. Исторические условия, в которых возникло и действова­ло учреждение; 2. Причина создания учреждения; 3. Основание и дата образования учреждения; 4. Основные вопросы и масштаб деятельности учреждения, его подчиненность; 5. Задачи и функции учреждения, его структуры, подве­домственная сеть, если таковая имеется; 6. Изменения в названии, функциях, структуре, подчинен­ности и ведомственной сети; 7. Дата и причины ликвидации или реорганизации, а также название учреждения, унаследовавшего его функции. Одним из основных требований всех сообщаемых в истори­ческой справке сведений о создании, реорганизации и ликви­дации учреждения, его структурных подразделений является наличие ссыпок на законодательные и распорядительные акты. Историческая справка излагается повествовательно. Сведе­ния по истории учреждения даются в хронологической после­довательности. Во второй части исторической справки приводятся сведе­ния об истории документального фонда учреждения и его составе, указываются объем фонда, крайние даты и состояние документов, сведения о передаче материалов фондов на госу­дарственное хранение правоприемнику или другому учрежде­нию, о выделении из фонда дел, не подлежащих хранению. В справке раскрывается состав научно-справочного аппара­та к описям, оговаривается состав доку­ментов, выделенных к уничтожению, наличие акта об их списании, его номер и дата, количество дел, выделенных к уничтожению. Если учреждение прекратило свою деятельность, в истории фонда указывается, куда переданы документы постоянного хранения (в госархив, правоприемнику, вышестоящей органи­зации), а также место хранения документов по личному соста­ву.

Архивные описи. Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, за­крепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизиро­ванный перечень заголовков и других сведений о составе и содержании дел архивного комплек­са с самостоятельной порядковой нумерацией Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел. Опись является первичным справочником, на основе кото­рого составляются другие информационно-поисковые справоч­ники. Архивные каталоги. Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскры­вать содержание документов. Каталоги дают возможность со­брать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов. Каталог — межфондовый архивный справочник (как пра­вило, карточный), в котором информация о содержании доку­ментов архива сгруппирована по предметам, расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации. Путеводители. Путеводитель — архивный справочник, со­держащий краткие сведения о документах одного или несколь­ких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата. Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам, путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справоч­ники. Путеводитель по архивам — это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов.

Обзоры документов. Обзор документов — это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных доку­ментов и предназначенный для информирования заинтересо­ванных учреждений и научной общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры фондов и тематические об­зоры.

44.Описание архивных дел. Архивные справочники создаются на основе описания ар­хивных документов, т.е. на базе вторичной информации о со­ставе, содержании и адресах документов и фондов путем аналитико-синтетической переработки первич­ной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель и др.) готовится, описание документов. Подготовка всех видов справочников о содержании доку­ментов начинается с описания дел. Оно включает: составление заголовка дела, установление названия структурной части, де­лопроизводственного индекса, крайних дат, количества листов в деле и проставление его архивного шифра. Все эти сведения заносятся в карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и становится его временным рабочим номе­ром до окончательной систематизации дел в описи и фонде. Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме, отра­жать его основное содержание и состав документов. В состав заголовка дела входят следующие элементы: название вида дела или документов; название учреждения, должности или фамилии и ини­циалов лица, которым составлены документы; название учреждения, должности или фамилии и ини­циалов лица, которому адресованы или от которого получены документы, вопрос или предмет, событие или факт, о котором идет речь в документе; название местности. Если дело состоит из документов нескольких видов по од­ному вопросу, но не связанных последовательностью делопро­изводства, заголовок дела начинается с понятия "документы", а в скобках указываются основные их виды. В случае, когда автором документа является учреждение- фондообразователь, то один раз дается его полное название, а в дальнейшем указывается только общее видовое название. Если единица хранения представляет собой "переписку", в заголовке указывается название только корреспондентов. Изложение вопроса, отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается по­сле указания вида документа, его автора и корреспондента, которому он направлен. В фондах всех категорий при изложении вопроса следует: — приводить полные или официально принятые сокраще­ния названия учреждения; — в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и от­честв раскрывается сущность вопроса. В случаях, когда в деле собраны документы не по одно­му, а по многим вопросам, в заголовке перечисляются основ­ные вопросы в порядке их значимости и связи между собой. При составлении заголовков на дела со стенограммами и протоколами съездов и сессий органов власти желательно уси­ливать информационную полноту описательной статьи путем включения в нее вопросов повестки дня. При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. В заголовках при описании документов может указываться их подлинность или копийность. Завершается описание дел оформлением обложки дела. Эта работа проводится после утверждения описей экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. На обложке дела указывается архивный шифр, состоящий из сокращенного названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на обложках проставляются специальным штампом в левом нижнем и правом верхнем уг­лах. Кроме того, на обложки выносятся заголовки дел, крайние даты и количество листов. Ниже записи о количестве листов отмечается срок хранения дел. Для дел постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

45.Автоматизированные информационно-поисковые системы в архивах. В условиях научно-технического прогресса и, в частности, быстрого развития электронной техники во всех сферах ин­формационной деятельности наряду с традиционными метода­ми справочно-информационного обслуживания широко ис­пользуются автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС), созданные на базе электронно-вычислительных машин. Эта тенденция характерна и для архивных учреждений. Пока архивы существенно отстают в деле разработки и внедрения АИПС в практику работы. Первыми разработками архивистов были всесоюзные авто­матизированные информационно-поисковые системы по темам "Документы Великого Октября" и "Памятники архитектуры и градостроительства", в которых принимали участие и сотруд­ники белорусских архивов. Их роль свелась к заполнению те­матических карточек по установленному образцу. Лишь с начала 90-х годов, когда в архивах появились пер­сональные ЭВМ, началась самостоятельная разработка АИПС. В НА РБ, например, создана АИПС "Германская неволя", в Госкомархиве формируется автоматизированный банк дан­ных о лицах, необоснованно репрессированных в 20—50-е годы. Автоматизированный поиск информации ведется по фамилиям, именам, отчествам лиц, угнанных на принудитель­ные работы, с учетом данных о времени и месте их рождения.

АИПС о необоснованно репрессированных в Беларуси в 20—50-е годы носит общереспубликанский характер. База дан­ных формируется на основе материалов государственных архи­вов и архивов учреждений КГБ и МВД. Говоря в целом о внедрении автоматизированных техно­логий для поиска документной информации в архивных учре­ждениях республики, следует отметить, что ее масштабы и ре­альная значимость для практической работы пока невелики. Это объясняется отсутствием разработанной концепции ин­форматизации архивной отрасли, основных ее направлений. Только начинает определяться перечень АИПС к документам госархивов. Несмотря на такое положение дел, архивисты убе­ждены в необходимости дальнейшего развития и внедрения автоматизированных технологий.

46.Цели научно-информационной деятельности государственных архивов Республики Беларусь. Одной из основных функций архивных учреждений является обеспечение государства и общества необходимой ретроспектив­ной информацией о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопро­сам науки и культуры, предоставляют материалы для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах печать, радио, телевидение и кино, исполняют за­просы учреждений и заявления граждан, выдают им архивные справки и копии документов. В настоящее время архивные документы используются в научных, народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, учебных и других целях, а также для удовлетворения социаль­но-правовых и имущественных интересов граждан. Архивисты активно популяризуют документы. Известный вклад вносят архивы в развитие художественного творчества. Документальные источники являются базой для написания ху­дожественных произведений, сценариев для кино и телефиль­мов, спектаклей, помогают при реставрации памятников архи­тектуры, живописи и др. Преподавание истории в учебных заведениях немыслимо без использования архивных документов. Они способствуют более качественному усвоению знаний. Архивы стоят на страже интересов граждан, обеспечивая их справками о трудовой деятельности, учебе, награждении орде­нами и медалями, подтверждая владение собственностью и т.д. Научно-информационная деятельность государственных ар­хивов осуществляется в разнообразных формах, под которой понимается вид информационного обслуживания потребителей или способ предоставления им ретроспективной информации. Среди наиболее распространенных форм использования документов в белорусских архивах — инициативное информи­рование об архивных источниках, предоставление документов исследователям в читальных залах, организация выставок, ис­полнение запросов учреждений и заявлений граждан, выдача документов во временное пользование учреждениям и др.

47.Инициативное информирование и организация выставок документов архивами РБ. Инициативное информирование — это целенаправленное обеспечение по инициативе государственного архива учрежде­ний сведениями о составе, содержании и месте хранения ар­хивных источников. Исходным этапом в этой работе является определение те­матики информации. При ее выборе следует руководствоваться задачами, решаемыми обществом на данном этапе развития, а также учреждениями, заинтересованными в ретроспективной информации. Определение тематики неразрывно связано с изучением по­требностей государства и общества в такой информации. Для этого можно использовать такие каналы, как: знакомство с перспективными и текущими планами ра­боты учреждений;

согласование планов архивов по научно-информационной деятельности с учреждениями; изучение тематики запросов учреждений, поступающих в архив, а также плановых и служебных заданий их представите­лей, работающих в читальном зале. Для выявления потребностей учреждений в архивных доку­ментах можно использовать анкетный опрос. Важное место в работе по инициативному информирова­нию занимает налаживание непосредственных связей с учреж­дениями-потребителями ретроспективной информации. От того, насколько установлены эти контакты, во многом зависит эффективность использования документов. В практике работы государственных архивов республики наибольшее распространение получило составление двух видов информационных документов — информационных писем и тематических перечней. Выставка документов — это художественно оформленная подборка копий иных или подлинных документов, фотографий и иллюстративных материалов по определенной теме, предна­значенная для публичной демонстрации. Выставки бывают стационарные или передвижные. По времени функциони­рования они делятся на постоянные и временные. Выставки организуются архивом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями. Проведение совместных выставок позволяет подготовить более масштабную экспози­цию. Тематика выставок бывает различной. Как правило, их приурочивают к юбилейным датам и знаменательным событи­ям. Так, Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства регулярно готовит выставки документов к юбилеям белорусских писателей и артистов. Для организации массового посещения выставки архив ин­формирует общественность о ее открытии по радио, через пе­чать, телевидение, путем расклейки афиш и рассылки пригла­сительных билетов. Архивом могут проводиться экскурсии по выставке.

48.Исполнение запросов учреждений и обращений граждан как вид деятельности архивов РБ. Государственные архивы уделяют много внимания испол­нению поступающих запросов учреждений и заявлений граж­дан. Учреждения запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных пунктов, предприятий, организаций, библиографические данные о политических, государственных и общественных деятелях, ученых, представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы социально-правового характе­ра. Граждане обращаются с просьбами подтвердить трудовой стаж, заработную плату, прохождение службы в Вооруженных силах, участие в партизанском движении, избрание на выбор­ные должности, образование, награждение, имущественные права, политическую реабилитацию, нахождение в немецких концлагерях, тюрьмах и др. В соответствии с содержанием запросов и заявлений произ­водится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основа­нии имеющихся в архиве печатных материалов. Архивная справка — это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о на­личии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов Архивная справка составляется по установленной форме на бланке государственного архива с обозначением названия до­кумента "Архивная справка". Она должна со­держать в себе точное и ясное изложение имеющихся в доку­ментах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. Не относящиеся к запросу (заявлению) сведения в нее не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в документах. При этом информация дается в хронологической последовательно­сти событий, а не документов, в которых они освещаются, В справке сведения даются так, как они значатся в доку­ментах архива, а расхождения, несовпадения и неточные на­звания оговариваются в тексте справки ("так в документах"). Отмечаются также отсутствие и сокращенное написание имени или отчества, невозможность расшифровки инициалов или од­ного из них. Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим отделом использования документов и заверяются гербовой печатью. Отрицательные ответы не заверяются гербовой печатью. По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из до­кументов. Архивная копия — это дословное воспроизведение различ­ными средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом. Архивная выписка — это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

49.Выдача архивных документов во временное пользование читателям и учреждениям. Одной из форм информационного обслуживания является предоставление учреждениям документов во временное поль­зование для выполнения служебных заданий, организации вы­ставок и т.п. Чаще всего в подобных случаях учреждения об­ращаются к своим же документам, переданным на госу­дарственное хранение. Дела во временное пользование выдаются на основании письменного запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость получения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица, которому доверяется их получение. Передача архивных документов во временное пользование оформляется специальным актом, который подписывается ру­ководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев. При необхо­димости его продления архиву направляется письмо, в котором обосновывается причина продления срока. Строгое соблюдение всех требований архива — обязатель­ное условие получения учреждением документов во временное пользование. Характеристика вышеприведенных форм использования до­кументов не исчерпывает всех форм научно-информационной деятельности. Они весьма многообразны. Инициатива архивис­тов и растущие потребности общества в ретроспективной ин­формации рождают новые формы.

50.Цели, задачи и состав работ по комплектованию государственных архивов. Ежегодно почти все госархивы Беларуси принимают на по­стоянное хранение документы, имеющие научное и практиче­ское значение. Это систематическое пополнение НАФ Белару­си называется комплектованием архивов. Процесс комп­лектования включает определение источников комплектования государственных архивов; определение состава документов, подлежащих государственному хранению; прием документов в государственные архивы. Источниками комплектования архивов являются учрежде­ния, организации, предприятия и лица, в деятельности кото­рых создаются документы, подлежащие передаче на государст­венное хранение. Определение источников комплектования осуществляется с помощью следующих критериев: значение учреждения в отрас­левой системе; полнота отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого, как правило, вышестоящего уч­реждения.

Критерий значения учреждения в отраслевой системе пред­полагает установление: правового положения учреждения; его функционально-целевого назначения; уровня учреждения в отраслевой системе. Названная система критериев носит общий характер и по­зволяет определить источники комплектования НАФ Беларуси в целом. Государственные архивы ведут систематическую работу по уточнению списков учреждений — источников комплектова­ния в связи с созданием или ликвидацией отдельных учрежде­ний, изменением функций или масштаба их деятельности, подчиненности учреждений, передачей их под контроль друго­му государственному архиву и т.д. Документы, подлежащие передаче в государственные архи­вы, хранятся в учреждениях в течение сроков, установленных Законом РБ "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".

51.Профили архивов РБ и источники их комплектования. В настоя­щее время в республике имеются шесть центральных, девять областных и 16 зональных архивов. Национальный исторический архив Республики Беларусь образован в 1938 г. В нем хранятся документы учреждений Бе­ларуси (кроме бывшей Гродненской губернии) с XIV в. по 1917 г.

Национальный исторический архив Беларуси в Гродно, созданный в 1940 г., хранит документы учреждений бывшей Гродненской губернии за 1802—1917 гг.

Национальный архив Республики Беларусь (бывший Цен­тральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР) образован в 1927 г. В нем находятся документы высших органов власти и управле­ния, республиканских общественных, кооперативных и проф­союзных организаций, вузов и других заведений с 1917 г. по настоящее время, а также фонды республиканских организа­ций коммунистической партии и комсомола Беларуси. Белорусский государственный архив кинофотодокументов создан в 1941 г. В нем собраны фотографии, киновидеофильмы, звукозаписи по истории республики. В Белорусском государственном архиве-музее литературы и искусства, начавшем свою деятельность в 1960 г., отложились документы творческих государственных и общественных учре­ждений и организаций, личные фонды деятелей литературы и искусства. Белорусский государственный архив научно-технической документации организован в 1968 г. Хранит проектную, конст-рукторско-технологическую, научно-исследовательскую и па­тентную документацию, а также управленческие документы НИИ, проектных и конструкторских организаций.

В Брестском, Витебском, Гродненском, Гомельском, Мин­ском и Могилевском областных и зональных архивах сосредоточены документы местных органов власти и управления, а также областных, районных, городских и сельских учреждений, организаций, предприятий, колхозов и совхозов с 1917 г. по настоящее время, фонды местных организаций КПБ и ком­сомола. В основу организации сети архивных учреждений положен принцип раздельного хранения документов, различных исто­рических периодов. Разграничительной чертой является март 1917 г. Материалы, созданные ранее этой даты, хранятся в ис­торических архивах Минска и Гродно. При организации государственных архивных учреждений используются и другие признаки. При создании Белорусского государственного архива-музея литературы и искусства приме­нен признак принадлежности документов к определенным от­раслям государственной и общественной деятельности (литера­тура и искусство), Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов — способ и техника закрепления информации. При образовании областных и зональных архи­вов руководствовались комбинацией признаков: принадлежность к историческим эпохам (советский пе­риод); способ и техника закрепления информации (хранят до­кументы только на бумажной основе); принадлежность документов к определенным админист­ративно-территориальным единицам (область, район, город); принадлежность документов к учреждениям республи­канского и местного значения (хранят документы учреждений местного значения). Созданная в республике сеть архивных учреждений в целом обеспечивает научно обоснованное распределение документов Национального архивного фонда.

52.Правила приёма документов на государственное хранение архивами РБ. Формирование Национального архивного фонда Белару­си — процесс сложный и ответственный. В результате деятель­ности учреждений, организаций и предприятий образуется значительное количество самых различных видов и разновид­ностей документов. Каждый архив ведет два списка: список №1 учреждения, документы подлежат приему на государственное хранение, и список №2 учреждений, не передающих документы в архив. Первый список содержит сведения о названиях учрежде­ний, датах их образования, подведомственной подчиненности и формах приема на государственное хранение документов от них. Под формой приема понимается состав документов, по­ступающих в государственный архив от учреждений, отнесен­ных к источникам комплектования. В связи с этим учреждения делятся на две группы: учреждения — источники комплектова­ния сплошного приема и учреждения — источники комплекто­вания выборочного приема. От каждого учреждения первой группы в госархив документы поступают в полном комплексе, т.е. вся документация, имеющая научно-историческое значе­ние. В Национальном архиве Республики Беларусь, например, к источникам сплошного приема относятся министерства. Документы от учреждений второй группы принимаются выборочно. Выборочный прием документов опирается на по­ложение о возможности распространения выводов о всей сово­купности явлений (генеральной совокупности) на основании анализа части этой совокупности (выборочной совокупности).

Применение этой формы приема документов обусловлено действием ряда факторов. Среди них — массовый характер до­кументов, отражающих определенные направления деятельно­сти организаций или стороны жизни общества; принадлежность данных документов организациям, как правило, мест­ного уровня управления; повторяемость документной инфор­мации в системе документирования управленческой деятельно­сти. При применении выборочной формы приема документов учитываются системы организации управления экономикой и социально-культурной сферой и хранения, документов (сетью госархивов в каждом регионе). Существуют две основные формы выборочного приема: повидовая и групповая. При повидовом выборочном приеме от учреждений одного вида (разновидности) в государственный архив непосредствен­но поступают лишь отдельные виды документов, имеющие научно-историческую ценность и не представленные в фондах вышестоящих организаций. Информационно-аналитическая, планово-отчетная и другая основная документация таких учре­ждений, направляемая в установленном порядке в вышестоя­щие органы, как правило, принимается на государственное хранение в составе фондов этих органов. К учреждениям — источникам комплектования повидового выборочного приема относятся, например, народные суды, редакции газет, нотари­альные конторы.

При групповом выборочном приеме из группы однородных учреждений, находящихся в зоне комплектования государст­венного архива, на хранение в этот архив непосредственно по­ступают полные комплексы ценных документов только одного или нескольких учреждений. От всех остальных таких учреж­дений документы не поступают в архив. Групповой выбороч­ный прием целесообразно применять в отношении учреждений низового звена, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную ин­формацию. При этом учитываются факторы профильности учреждений характеру специализации региона, особой роли уч­реждения, полноты документирования основных его функций. Групповой выборочный прием используется, например, при комплектовании архивов документами школ, техникумов. В отдельных случаях может применяться сочетание группо­вого и повидового выборочного приема, т.е. комбинированный выборочный прием. При этом к категории группового приема, как правило, относят сравнительно небольшую часть учрежде­ний соответствующего вида; от остальных уч­реждений на государственное хранение принимаются лишь отдельные документы, информация которых не отражается или отражается с незначительной полнотой в фондах вышестоящих органов.

53.Хранение документов ликвидированных и негосударственных организаций. Досрочный прием документов на государственное хранение часто используется в отношении ликвидированных учрежде­ний, не имеющих правопреемников. При этом на хранение могут приниматься не только документы постоянного хране­ния, но и по личному составу. Прием осуществляется в соответствии с годовыми планами комплектования, составляемыми архивными учреждениями. Документы в госархив поступают в упорядоченном виде вместе с тремя экземплярами описи (помимо контрольного экземпляра, хранящегося в архиве) и научно-справочным ап­паратом к ней. Прием дел проводится поединично путем свер­ки шифров (номера фонда, описи, дела), заголовков дел, край­них дат и количества листов с записями в описи. При этом проверяется нумерация листов в делах, правильность заверительных надписей. На всех экземплярах описи делаются отмет­ки о приеме документов в госархив. Сдача документов оформ­ляется актом приема—передачи, составляемым в двух экземплярах. В нем учитывается количество фактически при­нятых дел (отсутствующие дела не включаются в количество принятых) и число принятых экземпляров описей. При недос­таче дел учреждение представляет справку о причинах их от­сутствия, которая прилагается к акту. После приема докумен­тов один экземпляр описи вместе с экземпляром акта возвращаются учреждению.

54.Поиск документов в архиве по теме исследования. В соответствии с содержанием запросов и заявлений произ­водится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основа­нии имеющихся в архиве печатных материалов. Архивная справка — это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о на­личии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов. Архивная справка составляется по установленной форме на бланке государственного архива с обозначением названия до­кумента. Она должна со­держать в себе точное и ясное изложение имеющихся в доку­ментах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из до­кументов. Архивная копия — это дословное воспроизведение различ­ными средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом. Архивная выписка — это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

55.Атрибутация и изучение содержания документов. После выявления источников производится их атрибутация, т. е. определение видов (форм) и подлинности выявленных источников, дат их написания, авторов и адресатов. Для датировки можно использовать даты помет и резолюций на источниках, упоминания в них событий, лиц, учреждений, дней недели и праздников. Характер написания текста, особенности языка, цвет бумаги, также помогают уточнить время составления источников. Для наведения справок об упоминаемых в источниках лицах и местностях приходится прибегать к биографическим, географическим и энциклопедическим словарям, словарям псевдонимов, некрополям и адрес-календарям, памятным книжкам, адресным справочникам, книгам и т. д. В некоторых случаях исследователь сталкивается с тем, что часть нужных ему источников отсутствует. Тогда приходится изучать условия, которые могли вызвать пробелы в источниках. Неполнота и случайность дошедших источников объясняется тем, что одни учреждения и лица отнеслись более внимательно к ним, другие – менее внимательно. С подобного рода неполнотой и случайностью сохранившегося материала приходится сталкиваться постоянно. Поэтому еще до изучения отдельных сточников надо дать общую оценку сохранившегося материала и определить его возможности для решения стоящих перед исследователем дел. Приходится учитывать возможные пробелы в источниковой базе, которые могут существенно повлиять на наше понимание исторических явлений и процессов. Особенно плохо сохранились личные фонды. Установить факты утраты ранее существовавших, но уничтоженных в архиве дел позволяют описи, составленные в архиве. Эти данные имеют большое значение. По содержащимся сведениям в описях и других справочных документах о несохранившихся материалах можно судить об их составе и содержании. Отсутствие источников в фондах одного учреждения может быть восполнено их наличием в фондах другого – вышестоящего или подчиненного ему – учреждения. За пределами государственных хранилищ хранится немало источников, особенно личного характера, без привлечения которых исследование может быть недостаточно полным. Не случайно за последнее время в отечественной и зарубежной печати активно обсуждается вопрос о ведении семейных архивов.

56.Ведение записей при работе с документами и порядок ссылок на архивные материалы. Исследователям в архивах для поиска необходимой инфор­мации выдается имеющийся научно-справочный аппарат: опи­си, каталоги, путеводители и другие справочники, а также до­кументы по теме работы. Они получают в день не более пяти описей и 10 дел. Максимальное количество материалов, которые могут на­ходиться в пользовании исследователя, определяется архивом, но не должно превышать пяти описей и 25 дел. Описи и другие архивные справочники предоставляются исследователю на срок до 5 дней, документы — до 1 месяца. Срок работы с документами может продлеваться, но не более чем на две недели. Дела исследователю выдаются на основании заполняемых им требований, в которых он при получении дел расписывается. При работе с делами исследователь обязан оформлять лис­ты использования. Исследователь отвечает за сохранность выданных дел. Если при возврате дел будет обна­ружена недостача или повреждение документов и это про­изошло по вине исследователя, он лишается права работы в читальном зале на срок, определенный руководством архива. Исследователи могут делать выписки из документов и по­лучать заказанные копии документов только по теме Исследо­вания. При этом исследователь заполняет лист выдачи копий и выписок из документов. Разрешение на их выдачу дает руко­водство архива. В научной работе нельзя ссылаться на архивные источники по чужим данным, без упоминания первооткрывателя источников. Если источник был приведен в работе предшественника, принято ссылаться не на источник, а на это исследование. В противном случае действия исследователя приравниваются к плагиату. Наличие в ссылке кратких заголовков дел облегчает их нахождение в том случае, если место хранения или архивный шифр изменены. При цитировании источников нужно крайне бережно относиться к тексту, по возможности не допуская исключения из него отдельных слов и фраз. Если же это допущено, пропуск отмечается многоточием, заключенным в скобки. Ошибочно опущенные или сокращенные в источнике слова включаются в текст цитаты лишь в квадратных скобках. Архаичные окончания слов заменяются современными, а прописные буквы могут быть заменены строчными. Каждая единица хранения снабжается в архивах листом использования, который исследователь должен заполнять в соответствии с требованиями архива. После окончания работы с делами исследователь передает свои выписки заведующему читальным залом, который в письменном виде разрешает выдать их на руки исследователю.

57.Работа в читальных залах архивов. Работа исследователей в читальных залах архива — тради­ционная и наиболее распространенная форма использования документов. Государственные архивы Беларуси обслуживают исследователей, как своей республики, так и других государств. Разрешение работать с архивными документами предостав­ляется на основании официального письма учреждения, напра­вившего своего сотрудника в архив. В нем указываются фами­лия, имя и отчество исследователя, должность, тема, ее хронологические рамки и цель работы. Письмо подписывает руководитель учреждения или ученый секретарь. Разрешение на право работы в читальном зале дает руко­водство государственного архива на срок не более одного года с момента оформления документов. По истечении этого срока или при изменении темы работы исследователь представляет новое письмо. Исследователь, допущенный к работе над документами ар­хива, заполняет анкету-обязательство установленного образца, представляет план работы, знакомится с пра­вилами работы исследователей в читальных залах государст­венных архивов Беларуси. Исследователям в архивах для поиска необходимой инфор­мации выдается имеющийся научно-справочный аппарат: опи­си, каталоги, путеводители и другие справочники, а также до­кументы по теме работы. Они получают в день не более пяти описей и 10 дел. При наличии микрофильмов документов на бумажной основе подлинники, как правило, не выдаются. В порядке исключения вопрос об их выдаче решается руковод­ством архива с учетом конкретных обстоятельств. Максимальное количество материалов, которые могут на­ходиться в пользовании исследователя, определяется архивом, но не должно превышать пяти описей и 25 дел. Описи и другие архивные справочники предоставляются исследователю на срок до 5 дней, документы — до 1 месяца. Срок работы с документами может продлеваться, но не более чем на две недели. Дела исследователю выдаются на основании заполняемых им требований, в которых он при получении дел расписывает­ся. При работе с делами исследователь обязан оформлять лис­ты использования. Исследователь отвечает за сохранность выданных дел. Если при возврате дел будет обна­ружена недостача или повреждение документов и это про­изошло по вине исследователя, он лишается права работы в читальном зале на срок, определенный руководством архива. Исследователи могут делать выписки из документов и получать заказанные копии документов только по теме Исследо­вания. При этом исследователь заполняет лист выдачи копий и выписок из документов. Разрешение на их выдачу дает руко­водство архива. В государственных архивах налажен учет работы читальных залов. Для регистрации посещений исследователями читаль­ного зала ведется журнал. На каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются письмо учреждения, направившего его на работу в архиве, анкета, план работы, требование на выдачу дел и листы выдачи копий и выписок из документов. Личные дела не оформляются на представителей учреждений, выполняющих в читальном зале служебные задания. Для анализа тематики исследований в архиве ведутся спе­циальные картотеки: тематическая и именная. На их базе готовят­ся сводные информационные справочники об использовании документов через читальные залы архивов. В частности, в Беларуси издано три таких справочника. Информация о тематике исследований служит источником для анализа постановки исследовательской работы, помогает в ее координации и определении новых направлений.

58.Утраченные и перемещённые документы по истории Беларуси. Проблемы их поиска. Начиная с 12 века Полоцк крупнейший культурный центр. Созданные в средневековье культурные ценности утрачены. Полоцкие евангелия попали в Россию. Полоцкое евангелие 12века, кот. принадлежало Троицкому монастырю в 19 веке попало в Москву. В 1852г. евангелие попадает в Петербург, теперь оно находится там в национальной библиотеке. Богатую библиотеку кафедрального собора Полоцка разграбили в 1579г. войска короля Стефана Баттори. Книги вывезены частично в Краков .Часть полоцких рукописных книг погибла в Варшаве во время второй мировой войны. В Польшу они были переданы по Рижскому мирному договору. В Лондоне в 1971 году открыта библиотека имени Ф.Скорины, в кот. находится много ценных документов по истории Беларуси. Во время ВОВ множество документалого наследия пострадало. Из 7 миллионов архивных фондов восстановлено 67 тысяч. Остальные были вывезены в Польшу, Германию, Литву и Россию или просто уничтожены(сожжены и т.п.) С оккупацией летом 1941 г. Беларуси фактически прекра­тил свою работу отдел госархивов НКВД БССР. Вывезенные на восток документы были распределены между российскими архивохранилищами.

59.Нормы международного права о реституции документов перемещённых во время войн и катастроф. Институт реституции пришел в правовую науку и практику из римского права. В гражданском праве под реституцией понимается возврат сторонами, заключившими сделку, всего полученного или по сделке в случае признания ее недействительной. Причем выделяют двусторонюю реституцию - когда возврат всего полученного по сделке производится обеими сторонами и односторонюю реституцию - когда возврат всего переданного по сделке производится стороне, действующей надлежащим образом, а стороне, действующей ненадлежащим образом возврат не производится. При невозможности возвратить полученное по сделке в натуре, сторона возмещает его стоимость в деньгах.

Институт реституции является сложным правовым механизмом, он не существует отдельно, а является составной частью правовой отрасли и взаимосвязан с другими правовыми институтами. Процессу реституции культурных ценностей в международном праве неизменно предшествует незаконное перемещение этих ценностей из одного государства в другое. Под незаконным перемещением понимаются самые различные действия, носящий противоправный характер: хищение, кражи, контрабандная перевозка, незаконный вывоз и т.д. В основном эти действия сопутствуют вооруженным конфликтам. В 1899 году на мирной конференции в Гааге были кодифицированы обычные нормы, регулирующие законы и обычаи войны. На 2-ой мирной конференции в Гааге в 1907 году конвенции были доработаны и вошли в историю как Гаагские конвенции о законах и обычаях войны. На институт реституции культурных ценностей эти конвенции повлияли непосредственным образом. Правовое закрепление правила о реституции получили и в системе мирных договоров, заключенных после окончания первой мировой войны. Эти правила говорили о реституции имущества, но в некоторых случаях обговаривались и конкретно-культурные ценности. Этой же конвенцией определен еще один важный принцип: частная собственность должна уважаться, и не может подлежать конфискации. ЮНЕСКО учредила программу «Память мира» в 1992 г. «Память мира» - это документальное наследие (документированная коллективная

память народов мира), которое представляет собой большую часть всемирного культурного

наследия. С ее помощью можно проследить эволюцию мысли, открытий и достижений человеческого общества. Речь идет о наследии прошлого для нынешнего и будущего

мирового сообщества.

Программа «Память мира» преследует следующие три основные цели:

Содействие обеспечению сохранности всемирного документального наследия путем использования наиболее соответствующих методов. Оказание помощи в обеспечении всеобщего доступа к документальному

наследию. Распространение во всемирном масштабе информации о существовании и значении этого документального наследия.

60.Проблемы реституции документального наследия Беларуси. Более 9 тыс. дел и отдельных документов Несвижского архива включает единый информационный ресурс "Документальное наследие Речи Посполитой", который опубликован на интернет-сайте Национального архива Беларуси. Созданный информационный ресурс передан в свободное распоряжение всех стран-участниц проекта, а впоследствии их архивные и библиотечные учреждения разместят его на своих сайтах, отметил Вячеслав Носевич. Тем самым вырабатывается механизм доступа исследователей к архивным материалам, любой пользователь может получить интересующую его информацию. Это самый масштабный проект в деятельности по возвращению в Беларусь культурных ценностей при поддержке ЮНЕСКО - проект по виртуальной реконструкции библиотеки и архивов Несвижской ординации Радзивиллов. По инициативе Беларуси проект был реализован совместно библиотеками и архивами шести стран, на территории которых находятся сохранившиеся части архивно-библиотечного комплекса Несвижской ординации Радзивиллов: Беларуси, Литвы, Польши, России, Украины, Финляндии. Архив и библиотека Несвижской ординации Радзивиллов - крупнейшее частное собрание на территории не только Речи Посполитой, но и всей Центральной и Восточной Европы. К середине ХХ века собрание оказалось разделенным на несколько частей, хранящихся в настоящее время в архивах и библиотеках Беларуси, Литвы, Польши, России, Украины и ряда других стран. При этом самые крупные собрания находятся в Беларуси и Польше. Развитие информационных технологий позволило сформулировать идею виртуальной реконструкции Несвижского собрания, при которой документы и книги физически остаются по месту их нынешнего хранения, но любой пользователь может получить полную информацию об их составе и заказать электронные копии нужных материалов. Международный проект стал практическим шагом в реализации этой долгосрочной цели. Завершающим этапом проекта стало создание единого информационного ресурса "Документальное наследие Речи Посполитой", содержащего сведения о 1114 фондах и коллекциях на территории 10 государств, включая углубленное описание архива Несвижской ординации Радзивиллов.

12