2. Структура служб и подразделений оао «гостиница «украина»
Общая численность работников ОАО «ГОСТИНИЦА «УКРАИНА» составляет 1 700 человек. Организационная структура организации представлена на рис. 1.
Владельцы
Генеральный Директор
Руководитель службы
горничных
Рис.1. Схема организационной структуры ОАО «ГОСТИНИЦА «УКРАИНА»
Гостиница – это одна большая семья. Все отделы связаны друг с другом. Нельзя говорить об успешном проведении мероприятия, если каждый отдел не будет подготовлен на соответствующем уровне. Так, например, служба приема и размещения осуществляет основное взаимодействие с клиентами и имеет самый длительный контакт с ними. Негативные впечатления клиента от этой службы могут перерасти в дальнейшем в отрицательное впечатление об отеле: нетактичный вопрос, «неправильная», с точки зрения клиента, интонация могут вызвать его негативную реакцию гораздо большей силы, чем удовлетворение оттого, что его просто хорошо обслужили.
Функции сотрудников определены их должностными инструкциями, в которых указаны обязанности, права, ответственность, квалификационные требования и другие положения по их работе.
Телефонная служба – это подразделение имеет важное значение для отеля, оно поддерживает сложную систему внешних и внутренних коммуникаций. Голос оператора и его манера говорить влияют на представление клиентов о гостинице. По сути, это первая «точка соприкосновения» с потенциальным клиентом, по которой происходят заочное знакомство с гостиницей и её предварительная оценка.
Обслуживающий персонал, работающий в униформе гостинице, обычно занят оказанием персонализированных услуг гостям отеля. К этой категории работников гостиницы относятся: носильщики багажа, швейцары, паковщики автомашин, консьержи, работники по работе с услугами.
Персонал в униформе так или иначе воздействует на восприятие гостя. По его работе оценивается работа отеля в целом. От благоприятного восприятия персонала в униформе клиентами во многом зависит, воспользуется ли они услугами отеля в дальнейшем и станут ли его приверженными клиентами.
Основными задачи службы хозяйственного обеспечения и обслуживания гостиницы являются: поддержание в должном порядке и чистоте всех жилых и нежилых помещений гостиницы, контроль за состоянием прилегающих к гостинице территорий, а также предоставление гостям дополнительных услуг, соответствующих категории отеля. Служба всегда работает в тесном контакте со службой приема и размещения, инженерно-технической службой, подразделением питания и напитков и службой безопасности.
Персонал общественного питания должен обеспечивать безопасность жизни и здоровья потребителей, а также сохранность их имущества при пребывании на предприятии.
Важнейшим элементом в организационной структуре ОАО «ГОСТИНИЦА «УКРАИНА» является бухгалтерия.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет директор ОАО «ГОСТИНИЦА «УКРАИНА».
Основными задачами бухгалтерии являются:
ведение достоверного бухгалтерского, налогового и управленческого учета финансово-хозяйственной деятельности организации;
формирование и сдача бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности финансово-хозяйственной деятельности организации;
взаимодействие с государственными налоговыми и иными органами в пределах своей компетенции;
взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в пределах своей компетенции;
осуществление платежей в наличной и безналичной форме в порядке, определяемом внутренними документами организации;
обеспечение учета наличия и движения имущества и обязательств, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности ОАО «ГОСТИНИЦА «УКРАИНА».
Структуру бухгалтерии и штатное расписание утверждает директор в соответствии с объемами работ, нормативом численности.
Основные функции бухгалтерии:
организация учета имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения;
организация учета уставного и добавочного капитала;
организация учета долгосрочных инвестиций и источников их финансирования;
организация учета денежных средств, правильности ведения кассовых операций;
осуществление учета и контроля по расчетам с поставщиками и покупателями, дебиторами, кредиторами, с персоналом по прочим операциям, по учету подотчетных сумм и расчетов с учредителями;
организация учета расчетов с персоналом по заработной плате и контроль за своевременной ее выплатой;
своевременное начисление и контроль за перечислением налогов и сборов в бюджетные и внебюджетные фонды;
своевременное погашение кредитов банков и других ссуд;
организация учета финансовых результатов, прибыли, учета собственных средств ОАО «ГОСТИНИЦА «УКРАИНА»;
составление и своевременное представление в контролирующие органы бухгалтерской отчетности;
своевременная подготовка распоряжения об учетной политике, а также внесение изменений в неё в связи с изменениями в налоговом и учетном законодательстве;
применение в утвержденном порядке унифицированных форм первичного учета, соблюдение графика документооборота;
обеспечение хранения текущей бухгалтерской документации и архивных бухгалтерских материалов в установленном порядке;
организация контрольно-ревизионной работы по обеспечению сохранности материальных ценностей и денежных средств, переданных в подотчет материально-ответственным лицам.