13.1.2 Стандартизация планово-экономической работы на предприятии

Учитывая многоаспектность планово-экономической работы на предприятии, одним из основных путей ее упорядочивания и рационализации является стандартизация и регламентация плановых процедур.

Стандарт по планированию на предприятии, являющийся руководством по планированию, должен соответствовать определенным требованиям и включать в себя следующую основную информацию:

1) об организационной структуре планово-экономической службы, ее полномочиях и обязанностях на всех уровнях иерархии, взаимоотношениях с руководством, структурными подразделениями и другими функциональными отделами;

2) о методике планирования и системе взаимосвязанных планов предприятия в вертикальном и горизонтальном разрезах, включая стратегическое, тактическое, оперативно-производственное и бизнес-планирование;

3) о структуре планово-отчетной документации, утвержденных формах входных и выходных документов;

4) об организации подготовки и сбора необходимых данных для формирования планов и отчетов об их выполнении с соответствующих исполнителей согласно утвержденному регламенту;

5) о внесении изменений в стандарт по планированию.

Что касается форм входных и выходных документов, то необходимо отметить, что формы планово-отчетной документации могут существенно отличаться от форм утвержденной бухгалтерской и статистической отчетности. Во-первых, формы бухгалтерской и статистической отчетности являются унифицированными для предприятий всех отраслей, масштабов и форм собственности. Они не учитывают специфику конкретного предприятия. Во-вторых, большинство форм бухгалтерской отчетности ориентировано более на внешнего пользователя, чем на внутреннего. В то время как система планирования ориентирована только на внутреннего пользователя.

На предприятии должны существовать не только плановые документы, но и аналогичные отчетные документы с фактическими данными. Структура отчетов о выполнении планов должна полностью соответствовать структуре планов. Неполное соответствие приведет к искажению управленческой информации, неправильной трактовке экономических показателей.

Формат и структура планово-отчетных документов определяются специалистами планово-экономической службы, исходя из управленческих задач и специфики предприятия. Основными принципами разработки форм планово-отчетной документации являются:

1) унификация. Формы, в которых отражены основные производственно-экономические показатели (по численности персонала, доходам и расходам и др.), должны быть одинаковыми для всех структурных подразделений и служб. Унифицированными могут быть также формы, содержащие натурально-стоимостные показатели, если для этого есть необходимые предпосылки. Унификация форм позволяет минимизировать затраты на обработку информации. Это важно как при ручной, так и автоматизированной системе обработки информации.

Помимо унифицированных форм, планы структурных подразделений и служб могут включать дополнительные формы, отражающие специфику их деятельности;

2) оптимальная детализация планов по уровням иерархии. Как уже отмечалось выше, степень детализации определяется планово-экономической службой самостоятельно и должна быть оптимальной для каждого уровня иерархии, По мере продвижения в цепочке планирования от низовых структурных подразделений к высшему уровню иерархии начинает действовать закон убывания степени детализации планов;

3) информационная совместимость по всем бизнес-процессам. Поскольку планирование охватывает практически все функции на предприятии, планово-экономическая служба связана многообразными прямыми и обратными связями со многими структурными подразделениями

Во избежание недоразумений, конфликтов и потерь времени необходимо строго регламентировать процессы представления плановой и отчетной информации в органы планово-экономической службы. Для этого разрабатывается специальный документ, чаще всего, в табличной форме. Среди всех предположительных названий данного документа – регламент документооборота. Регламент документооборота по планированию может быть отдельным документом, а может входить составной частью в общий Регламент документооборота по предприятию.

В Регламенте документооборота должно быть указано «кто - кому – когда – и в какой форме» представляет информацию. Формы, по которым службы и подразделения должны представлять информацию, разрабатываются специалистами планово-экономической службы;

4) взаимосвязь с системой оценки труда персонала. В планово-отчетной документации в обязательном порядке должны присутствовать показатели, по которым производится оценка результатов труда персонала в целях его материального стимулирования (или депремирования);

5) соответствие внешним и внутренним нормативным документам.

Для сравнения интересно познакомиться с содержанием Руководства по планированию, которое приведено у немецких авторов Петера Хорварта и Бернда Гайзера 19.

«Глава 1. Введение. Объяснение функций руководства по планированию, пояснение значения путем авторизации со стороны руководства предприятия посредством подписи.

Глава 2. Общие указания по руководству по планированию. Указания по структуре и использованию руководства, а также по внесению изменений, возможностям получения ответов на вопросы и т.д.

Глава 3. Общие указания по планированию. Представление философии в области планирования предприятия; цели, функции и границы планирования.

Глава 4. Система планирования и контроля. Представление общей иерархической системы планов; детальное представление отдельных планов относительно их целеполагания, входных, выходных данных, предпосылок и категорий планирования, структуры планирования, поддержки со стороны информационных технологий и т.д.

Глава 5. Органы планирования. Определение исполнителей, их задач и компетенций (например, в форме должностных инструкций).

Глава 6. Календарь планирования. График действий по планированию; определение сроков начала планирования и сдачи планов, периода действия, временных рамок планов и т.д.

Глава 7. Методы планирования. Систематический обзор инструментов и методов (например, планирование затрат по центрам финансовой ответственности в рамках гибкого расчета плановых затрат).

Глава 8. Лексикон планирования. Расположенные в алфавитном порядке объяснения центральных понятий планирования для создания единого понимания».