21. Деловое совещание: общие особенности, жанровая специфика.

Деловое совещание - форма делового общения, цель которого – коллективное  обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе и не соответствующих решениям администрации.

Причины деловых совещаний: необходимость принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказаться либо основать свою точку зрения; если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений; если для решения вопроса надо воспользоваться мнением различных групп сотрудников

Совещания: инструктивные, проблемные, оперативные(быстрые).

Документы, использующиеся на совещании: протокол, повестка дня

Роль ведущего ( директора) на совещании: открыть совещание, ознакомить участников с повесткой дня, предоставлять слово участникам, подводить итоги, следить за регламентом.

21. Участники делового совещания.

Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос.  Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации.

Типы участников: принимающий ключевые решения, по роду деятельности ( должны познакомиться с определенной информацией), контролирующие и исполняющие принятые решения.

Типы руководителя: авторитарный ( я решил), дипломатичный ( мы решили)

 При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения.

1. Позитивный. Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.

2. Всезнайка. Призвать группу участников занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.

3. Болтун. Тактично прерывать. Напоминать о регламенте.

4. Трусишка. Ставить несложные вопросы, укреплять уверенность в его силах.

5. Хладнокровный. Спросить его о работе. Привести примеры его сферы интересов.

6. Важная птица. Избегать прямой критики, применять технику «да, но…»

7. Почемучка. Адресовать его вопросы группе участников.

21. Подготовка делового совещания, его структура и особенности.

1. Определение цели и темы совещания.

Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

2. Определение повестки дня

Повестка дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию: тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии и должности докладчиков; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

3. Определение времени проведения и количества участников.

Традиционно деловые совещания (за исключением экстренных)  проводятся в определенный день недели во второй половине дня. Определить круг участников  нужно таким образом, чтобы обойтись минимальным числом сотрудников. Оптимальный вариант 6-7 человек. Конструктивное решение вопросов и проблем зависит присутствия только заинтересованных лиц. Проведение совещания лучше поручать тем сотрудникам, которые наиболее компетентны в данной теме.

4. Организация пространственной среды. 

Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации.

5. Проведение совещания: продолжительность и регламент.

Продолжительность оптимально не должна превышать 40-45 минут. Если необходимо продолжить обсуждение, то рекомендуется сделать перерыв не менее чем на 30 минут, что повышает самочувствие, внимательность. Деловое совещание должно иметь регламент выступлений.

6. Протокол совещания.

Составление официального документа, фиксирующего основные этапы совещания, фамилиии выступающих, предложения и принятые решения, необходимый компонент делового совещания.