22.Формы. Элементы управления. Создание формы

Форма обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах.

Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных.

Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления.

Элементы управления

Надпись – описание элемента управления

Поле –ввод, редактирование или просмотр записей

Кнопка – запускает макрос или выполняет назначенную ей команду Access

Поле со списком – выбор значения из списка или ввод его в поле в верхней части списка

Подчиненная форма или отчет

Переключатель, Прямоугольник, Рисунок, Список, Флажок, Линия

Группа переключателей – одновременно может быть выбран лишь один элемент в группе

Дополнительные элементы – компоненты ActiveX и другие элементы управления

Создание формы

• команда «Автоформа»;

• мастер.

С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

Мастер выводит на экран вопросы и создает форму на основании ответов пользователя.

После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора.

Подчиненная форма- форма, вставленная в другую форму. Первичная форма называется главной, а форма внутри формы называется подчиненной.

Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных отношением «один-ко-многим».

В подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме

Создание подчиненной формы

1. Открыть в режиме конструктора форму, в которую нужно добавить подчиненную форму.

2. Убедиться, что кнопка Мастера на панели элементов нажата.

3. Нажать кнопку Подчиненная форма/отчет на панели элементов.

4. В форме щелкнуть место, в которое следует поместить подчиненную форму.

5. Следовать инструкциям в диалоговых окнах мастера.

Примечание: имеется возможность одновременно создавать форму с подчиненной формой (ФормыàСоздатьàМастер формàВ первом диалоговом окне «Создание форм» выбрать необходимые поля из связанных отношением «один-ко-многим» таблиц, далее следовать инструкциям мастера).

23.Общие сведения об отчётах. Создание отчёта. Настройка отчёта. Страница доступа к данным

Отчет- эффективное средство представления данных в печатном формате. Пользователь может отобразить сведения желаемым образом (например, группировка записей по категориям, расчет итоговых значений).

Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Связь между отчетом и его источником данных создается при помощи элементов управления.

Создание отчета

Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов создавать стандартные отчеты.

Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

Настройка отчета

• Источник записей. 

• Сортировка и группировка данных.  Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете.

• Окно отчета. 

• Разделы. 

• Элементы управления.

Страница доступа к данным - файл особого типа, предназначенный для просмотра и работы через Internet или intranet с данными, хранящимися в базах данных Access или MS SQL Server.

Страницы загружаются в БД Access, но могут также создаваться и загружаться за пределами Access. Их использование для ввода данных аналогично использованию форм: имеется возможность просматривать, вводить, редактировать и удалять данные в БД. Однако страницу можно использовать за пределами БД Access, предоставляя возможность обновлять или просматривать данные через Internet или intranet.

Страница может включать данные из других источников, например из Excel.

Формы и отчеты сохраняются в файле БД с расширением .mdb, после чего их можно просматривать с помощью Access.

Страницы доступа к данным тоже обеспечивают доступ пользователя к данным и работу с ними, но, кроме этого, позволяют вести поиск и структуризацию данных в информационных сетях. Фактически страницы выступают в роли форм и отчетов Access для Internet. При работе с ними не надо преобразовывать их формат, поскольку страницы это HTML-файлы. Это позволяет легко пересылать их по электронной почте и размещать на Web-серверах. Страницы создаются с помощью Access, но работают и в браузере Internet Explorer.

По своим функциям страницы доступа к данным очень похожи на классические формы и отчеты. Процесс подготовки этих страниц практически не отличается от технологии построения формы или отчета.