5. Базы данных в ms excel

База данных в MS Excel представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы – полями. Верхняя строка списка (строка заголовка) содержит уникальные имена полей. При помощи списков решаются различные экономические, финансовые, учетные и многие другие задачи.

Работа со списком в MS Excel может осуществляться по следующим направлениям:

• сортировка – выстраивание данных в нужном порядке;

• отбор данных – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми требованиями (критериями);

• анализ данных – обработка различными средствами MS Еxcel информации, находящейся в списке или в отфильтрованных данных.

Сортировка данных

Команда ДанныеСортировка открывает окно, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки.

Отбор данных

Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существуют следующие средства:

• форма данных (команда ДанныеФорма, затем кнопка Критерии; в открывшемся окне вводятся критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад);

• автофильтр (команда ДанныеФильтрАвтофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появляются раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником. Перейти к заголовку поля. Выбрать необходимый критерий поиска или воспользоваться пользовательским автофильтром Условие);

• расширенный фильтр {позволяет одновременно или по отдельности применять операции И, ИЛИ и составлять вычисляемые критерии}.

Бывают следующие критерии поиска.

1. По точному соответствию (Математические вычисления и логические операции не используются). Например, Марка машины Ауди.

2. На основе сравнения – используют различные операции сравнения (=, >, >=, <, <=, <>). Данные операции можно применять к различным форматам данных (числа, текст, дата и др.). Например, Пробег >=100000.

3. По близкому соответствию с использованием образца – задается образец поиска, используя символы шаблона – ? или (и) * (символ вопроса "?" обозначает любой единичный знак, знак звездочка "*" обозначает последовательность любых знаков). Например, Владелец Ива*.

4. С использованием операций И и ИЛИ – поиск данных по нескольким условиям. Например, Год выпуска >=1995 И Цвет машины бел*.

5. По вычисляемому критерию (только при использовании расширенного фильтра).

помощью Расширенного фильтра.

7. Функции базы данных.

Для анализа данных из списков или баз данных используются функции базы данных (ДМИН, ДМАКС, ДСРЗНАЧ, БДСУММ, ...). КомандаВставкаФункция... Категория: Работа с базой данных позволяет выбрать одну из этих функций.

Формат функций базы данных.

БДФУНКЦИЯ(база_данных;поле;критерий)

База данных – это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.

Поле – определяет столбец, используемый функцией. Аргумент " поле" может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например "Пробег" или "Цена" в приведенном выше примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 – для первого поля, 2 – для второго поля и так далее.

Критерий – это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия (как в расширенном фильтре).

8. Access – полнофункциональная реляционная СУБД. В этой сис­теме можно пользоваться практически всеми средствами операцион­ной системы MS Windows. Применяется многодокументальный интерфейс (MDI – Multiple Dokument Interface), т. е. одновременно можно работать с несколькими таблицами, формами, отчетами, мак­росами, модулями.

Таблица является основой базы данных. В Access вся информация содержится в таблицах. Обеспечена связь между объектами.

Access имеет все необходимые средства для выполнения трех комплексных типов функций:

а) определение данных (задание структуры базы данных и их описание);

б) обработка данных;

в) управление данными (установление правил доступа)

Спец программы:

Программы «Конструктор» содержат инструментальные средства, которые упрощают составление нужных фор­м, запросов, отчетов.

Программы «Мастер» помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения закончен­ного отчета (формы, запросы).

Построитель выражен содержит список готовых выражений, оказывает пользователю помощь при определении (формировании) выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе, модуле.