1.6. Документы, их виды, структура

Информация, накопленная, подлежащая обработке, фиксируется на различных носителях. Это может быть бумага, магнитные или оптические диски и др. Их назначение:запись первичных данных;подготовка к обработке;ввод, фиксация результатов обработки.Применение вычислительной техники в системах управления обусловило деление информации на внутримашинную и внемашинную.Внемашинная информация – это та часть экономической информации, которая представлена и может быть воспринята пользователем без использования технических средств.Внутримашинная информация содержится на машинных носителях и может состоять из отдельных независимых файлов или представлять собой базу данных.Формой представления внемашинной информации являются документы.Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.Документы классифицируются по сфере деятельности, отношению к объекту управления, содержанию хозяйственных операций, назначению, способу использования, способу заполнения.По сфере деятельности документы делятся на плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, банковские и т.д.По отношению к объекту управления – на входящие, исходящие, промежуточные, архивные.По содержанию хозяйственных операций – на материальные, денежные, расчетные.По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные.По способу заполнения – на заполняемые с помощью технических средств и вручную.По отношению к машинной обработке экономической информации документы делятся на первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов.В структуру документа должны включаться следующие разделы:заголовочная часть – наименование и характеристика документа, зона для проставления кодов, постоянные реквизиты признаки;содержательная часть – где располагаются показатели;оформляющая часть – содержит подписи юридических лиц, а также дату составления.

1.7. Понятие классификации инфрмации. Системы классификации.

Под системой классификации понимается совокупность правил распределения элементов заданного множества на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия, называемыми основанием.В настоящее время наиболее распространенными являются иерархическая и фасетная (многоаспектная) системы классификации.Иерархическая система классификации предполагает деление объектов на некоторые группы, каждая из которых, в свою очередь, делится на более мелкие подгруппы, постепенно конкретизируя объект классификации. Преимуществом такой системы классификации является ее традиционность и приспособленность для внемашинной обработки информации. Недостатком – сложности при внесении изменений, из–за слабой гибкости структуры, связанной с заранее установленным порядком группировки информации.В фасетной системе объекты делятся на группировки одновременно по нескольким независимым признакам (фасетам). В качестве примера можно привести указанную выше систему классификации документов, где классификация ведется по различным классификационным признакам. К достоинствам такой системы относят гибкость структуры, легкость внесения изменений, что влечет за собой возможность автоматического кодирования информации. Недостатком фасетной системы является сложность ее применения при внемашинной обработке информации.