7.3 Корректировка базы данных

Корректировка БД включает замену , добавление, удаление данных. Если надо произвести замену, то нужно открыть таблицу в режиме таблицы и произведите замену. Затем закройте окно таблицы.Если была задана каскадная операция, то при замене в одной таблице, поисходит замена в других. Таблицы связаны между собой с обеспечением целостности, поэтому добавление данных надо произвести сначала в главной таблице, а затем в подчиненной. Если надо добавить запись, открыть таблицу в режиме таблицы. Щелк­ните в поля новой записи и ввести значение Закройте таблицу. Если при установке связи между таблицами в БД была задана каскадная операция — Кас­кадное удаление связанных записей, то достаточно произвес­ти удаление записи с данными только в главной табли­це.Откройте таблицу в режиме таблицы, сделай­те текущей запись с которую надо удалить и вве­дите командуПравка/Удалить запись. Закройте таблицу.

7.4 Работа в режиме таблицы

В режиме таблицы можно заполнять поля, перемещаться по записям,искать значение поля, заменять значения поля, сортировать записи, отбирать записи с пом. Фильтров и изменять вид таблицы. Заполнение поля. Откройте таблицу

в режиме таблицы и заполните необходимые поля заданными значениями. Перемещение по записям. Откройте таблицу.В окне таблицы имеются кнопки перехода по записям .В поле номера записи дважды щелкните мышью, после чего наберите какойн. номер записи и нажмите клавишу Ent. Сделать текущей нужную запись можно также с помощью кнопок [Первая], [Предыдущая], [Следующая], [Последняя]; прокрутить таблицу при помощи вертикальной полосы прокрут¬ки, а затем щелкнуть на требуемой записи. Поиск значений поля. В окне таблицы выделите столбец, в кот. будет происходить поиск , щелчком мыши по его заголовку и введите команду Правка/Найти Затем в окне Поиск и замена в поле "Образец" введите ис¬комую запись, нажмите кнопку [Найти далее] и закройте это окно. Замена значений поля.В окне таблицы выделите столбец, в котором будет замена, и введите команду Правка/Заменить В окне Поиск и замена в поле "Образец" введите исходную запись, в поле "Заменить на:" —замену и нажмите кнопку [Заменить]. Затем закройте это окно. Сортировка записей. В окне таблицы выделите столбец и введите команду Записи/Сортировка, затем выберите сортировку по возрастанию или убыванию. Отбор данных с помощью фильтров. С помощью фильтра по выделенному.В окне таблицы в поле щелкните на любом значении поля и введите команду. Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному. После просмотра результата фильтра можно отменить его с помощью команды Записи/Удалить фильтр. С помощью обычного фильтра .В окне таблицы введите команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр. Появится окно фильтра с вкладками Найти и Или. Затем выполните следующее: очистите бланк фильтра, введя команду Правка/Очистить бланк. щелкните в клетке столбца на вкладке Найти и из раскрыв. списка выберите необходимое значение; перейдите на вкладку Или и из раскрывающегося спис¬ка в клетке столбца выберите другое значение; введите команду Фильтр/Применить фильтр. С помощью расширенного фильтра. В окне таблицы введите команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр. Появится окно расширенного фильтра. В верхней части этого окна находится список полей таблицы, а в нижней — бланк фильтра. В этом окне выполните следующее: очистите бланк фильтра; перетащите поочередно поля фильтрации из списка полей таблицы в последовательные клетки строки "Поле" бланка фильтра; затем можно задать сортировку и условие отбора; ведите команду Фильтр/Применить фильтр. Изменение вида таблицы. Можно расширить /сузить столбец или строку. Рассмотрим расширение столбца.В окне таблицы задержать указатель мыши на правой границе названия столбца, чтобы указатель принял вид <-|-> , после чего переместите мышь вправо до нужной ширины. Можно поменять расположение столбцов. В окне таблицы щелкните по названию столбца, расположение которого будет меняется, и переместить указатель мыши влево, пока перед другим столбцом не появится "щель", после чего отпустить кнопку мыши. Можно скрыть столбец а затем его отобразить. В окне таблицы выделите столбец, который будет скрыт, и введите команду Формат/Скрыть столбцы. Для отображения скрытого столбца введите команду Формат/Показать столбцы .В окне Отображение столбцов установите флажок для скрытого поля и нажмите кнопку [Закрыть].Можно изменять тип шрифта, его размер, начертание, цвет; формат таблицы — оформление, цвета фона и линий сетки, вид линий. Выполнение задания Для установки параметров шрифта введите команду Формат/Шрифт .Для изменения формата таблицы введите команду Формат/Режим таблицы.

7.5 Возможности и типы запросов.Способы их создания.

Запрос — это требование на извлечение данных из таблиц базы, на выполнение вычислений над данными, на внесение изменений в базу данных.Запрос может служить источником данных для форм, отчетов и страниц доступа к данным.СУБД Access позволяет создавать запросы трех типов: запросы на выборку, перекрестные запросы, запросы на внесение изменений в базу данных.1.Запрос на выборку — наиболее часто используемый тип запроса. Его результатом является динамическая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована. Запрос на выборку дает возможность: включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке; выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора; осуществлять вычисления над полями базы данных; группировать записи и находить для групп записей или для всех записей итоговые значения по некоторым полям

с помощью статистических функций: Sum — сумма значений поля, Avg — среднее значение поля, Мах — максимальное из значений поля, Min — минимальное из значений поля, Count — число значений поля и др.

Разновидностью запроса на выборку является запрос с параметрами — это запрос, который при выполнении отображает в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.2.Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчетов над значениями некоторого поля в виде перекрестной таблицы. В ней значения одного или несколь¬ких столбцов слева образуют заголовки строк. Заголовки столбцов представляют собой значения определенного поля, на пересечении строк и столбцов находятся итоговые значения.3.Существуют четыре типа запросов на внесение изменений в базу данных:1) запрос на удаление — удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных, для которых задано каскадное удаление связанных записей; 2)запрос на обновление — служит для изменения значений полей таблицы;3)запрос на добавление — производит добавление записей из одной таблицы в другую;4)запрос на создание таблицы — создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц базы данных.СУБД Access позволяет создавать запросы с помощью Мастеров и Конструктора. Мастера используются для создания определенных запросов. С помощью Конструктора мож­но создать любой запрос.