9.3. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя и др.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

1.   расходы по проезду;

2.   расходы по найму жилого помещения;

3.   дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4.   иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или приказами организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров (норм), установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.

Нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета":

а) расходов по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

 

Дебет           Счет 71      «Расчеты с подотчетными лицами»                Кредит

Увеличение задолженности подотчетных лиц	Корреспондирующий счет	Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Корреспондирующий счет
Сальдо –сумма долга подотчетных лиц на начало периода Выданы ден.средства на хознужды, ком.расходы, в возмещение перерасходов п/о лиц Выданы ден.документы под отчет Положительная курсовая разница по подотчетным суммам Сальдо –сумма долга подотчетных лиц на конец периода	- 50 50 91 -	Сальдо –сумма долга подотчет-ным лицам на начало периода Приобретены мат.ценности за счет п/о сумм Использованы п/о суммы: ·         На производственные цели ·         НДС по приобретенным мат.ценностям, работам и услугам ·         На непроизводственные цели Возврат неиспользованных п/о сумм: ·         В кассу ·         Удержанием из зарплаты Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам Сальдо –сумма долга подотчетным лицам на конец периода	- 07,08,10, 41 26,44 19 91 50 70 91 -

Командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения  затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Командировочные расходы сверх норм увеличивают налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных средств предприятия.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные не начисляются страховые взносы по ЕСН.

Пример.  Инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 1500 рублей, срок командировки 3 дня. Иванов И.И. представил квитанцию за проживание в гостинице (двое суток) – 600 рублей, железнодорожные билеты 450 рублей.

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено:

За проживание в гостинице (2 суток)  - 600 рублей без НДС

Проезд – 450 рублей с учетом НДС

Суточные за три дня  - 360 (3х120 руб.) по приказу директора

Всего: 1410 рублей.

Делаем расчет по авансовому отчету

·      За проживание в гостинице

Расходы за проживание в пределах норм 300 х2 =600 руб.,  расходов за проживание сверх норм   нет,

· По проезду

НДС= 450 х 18 / 118 =69 руб., расходы по проезду 450-69=381 руб.

· Суточные:

В пределах норм – 100 х 3 =300 руб, сверх норм – 360-300 =60 руб.

Отражаем перечисленные операции на счетах:

№	Содержание	Дебет	Кредит	Сумма
1	Выдано Иванову И.И. под отчет	71	50	1500
2	Расходы по авансовому отчету в пределах норм (600+381+300=1281)	26	71	1281
3	Расходы по авансовому отчету сверх норм (из суточных - 60)	26	71	60
4	НДС по командировочным расходам (из ж/д билетов)	19	71	69
5	Начислен налог на доходы физ.лиц   по превышению суточных (60х13%=7,8)	70	68	7,8

Для целей налогообложения принимается сумма в размере 1281 руб., а превышение расходов в сумме 60 рублей присоединяется к балансовой прибыли при расчете налога на прибыль.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее 3-х дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки. (1500-1410 = 90 рублей).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

К счету могут быть открыты следующие субсчета: «Расчеты по предоставленным займам», «Расчеты по возмещению материального ущерба», «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

 

На субсчете «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты по предоставленным работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). Договор займа должен быть заключен в письменной форме.

Заемщик выдает организации обязательство о возврате полученных средств. В обязательстве указывается, что в случае увольнения заемщика по собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой дисциплины или при нецелевом использовании полученных средств заем подлежит возврату организации досрочно.

По дебету счета 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам», отражается сумма предоставленного работнику займа в корреспонденции со счетом 50, 51.

По кредиту счета 73 отражается сумма платежей, поступившая от работника-заемщика в погашение займа, в корреспонденции со счетом 70, 50, 51.

Если заем, выданный работнику, им не возвращен (или возвращен не полностью), эта задолженность подлежит списанию:

Д 91 К 73.

 

На субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым Кодексом  РФ.

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Она может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК или иными законами.

Полная материальная ответственность возлагается на работника в следующих случаях:

1) когда в соответствии с ТК на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну, в случаях, предусмотренных ФЗ;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек, или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

Работник, виновный в причинении ущерба, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

В учете операции по учету удержаний за причиненный материальный ущерб (недостачу материальных ценностей) оформляются следующими записями:

Д 94  К 01, 07, 10, 41, 43 – списывается фактическая себестоимость недостачи;

Д 94  К 19 – списывается НДС от покупной стоимости недостающих материальных ценностей;

Д 73 К 94 – отнесена недостача по фактической себестоимости материальных ценностей и сумма НДС на виновное лицо – работника организации;

Д 50 К 73 – внесена сумма недостачи виновным лицом в кассу;

Д 70 К 73 – удержана сумма недостачи из сумм оплаты труда виновного лица.

Учет расчетов по социальному страхованию и обеспечению

В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации с 1 января 2001 г. введен единый социальный налог, зачисляемый в бюджет с целью аккумулирования средств для финансирования расходов государственных внебюджетных фондов – Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования РФ и Фонда обязательного социального страхования, которые предназначены для мобилизации средств на пенсионное, социальное и медицинское обеспечение граждан. Плательщиком единого социального налога является организация как работодатель. Объектом налогообложения для исчисления суммы единого социального налога, подлежащего взносу в бюджет, являются выплаты, вознаграждения и иные доходы, начисляемые работодателем в пользу работников по всем основаниям. Источником выплаты единого социального налога являются затраты на производство продукции (работ, услуг), что означает увеличение затрат на производство на сумму исчисленного в соответствии с законодательством и начисленного налога. Сумма налога исчисляется налогоплательщиком отдельно в отношении взносов в каждый фонд и определяется как соответствующая процентная доля налоговой базы. Ставки единого социального налога в виде регрессивной шкалы установлены ст. 241 НК РФ (табл. 4.5.1). Отчетным периодом по единому социальному налогу является отчетный календарный год. Налогоплательщики уплачивают авансовые платежи по налогу ежемесячно в срок, установленный для получения средств в банке на оплату труда за истекший месяц, но не позднее 15-го числа следующего месяца. Таблица 4.5.1   Налоговаябаза накаждогоотдельногоработниканарастающим итогом сначала года ПенсионныйфондРос­сийскойФе­дерации ФондсоциальногострахованияРоссийскойФедерации Фонды обязательногомедицинского страхования Итого Федеральныйфондобязатель­ногомедицинскогострахования территориальныефондыобязательногомедицинскогострахования 1 2 3 4 5 6 До 100000 руб. 28% 4,0% 0,2% 3,4% 35,6% От 100001 руб.до 300 000 руб. 28 000 руб. + + 15,8% с суммы, пре­вышающей 100 000 руб. 4000 руб. + + 2,2% с сум­мы, превы­шающей100000руб. 200 руб. + + 0,1% с сум­мы, превы­шающей100000руб. 3400 руб. + + 1,9% с сум­мы, превышающей100000 руб. 35 600 руб. ++ 20,0% ссуммы, превышающей100000руб.   Окончание табл. 4.5.1 1 2 3 4 5 6 От 300 001 руб. до 600 000 руб. 56 600 руб. + + 7,9% с сум-мы, превы­шающей 300 000 руб. 8400 руб. + + 1,1%ссум-мы, превы­шающей 300 000 руб. 400 руб. + + 0,1% с сум­мы, превы­шающей 300 000 руб. 7200 руб.+ + 0,9% с сум­мы, превы­шающей 300 000 руб. 75 600 руб. + + 10,0% с сум­мы, превы­шающей 300 000 руб. Свыше 600 000 руб. 83 300 руб. + + 2,0% с сум­мы, превы­шающей600 000 руб. 1 1 700 руб. 700 руб. 9900 руб. 105 600 руб. ++ 2,0% с сум­мы, превы­шающей600 000 руб.   Сумма налога, зачисляемая в составе единого социального налога в части Фонда социального страхования РФ, подлежит уменьшению налогоплательщиками на произведенные ими самостоятельно расходы на цели государственного социального страхования, предусмотренные законодательством Российской Федерации (см. табл. 4.4.1, операция 3). Для учета расчетов по взносам в Фонд социального страхова­ния РФ, Пенсионный фонд РФ, фонды обязательного медицинского страхования РФ используется активно-пассивный синтети­ческий счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспече­нию», в развитие которого открываются субсчета:     69-1 «Расчеты по социальному страхованию»;     69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»;     69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию». Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» имеет следующую структуру. Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» имеет развернутое сальдо: дебетовое сальдо отражается в активе баланса в разделе «Оборотные активы» в составе краткосрочной дебиторской задолженности по статье «Прочие дебиторы», кредитовое – в пассиве баланса в разделе «Краткосрочные обязатель­ства» по отдельной статье «Задолженность перед государственными внебюджетными фондами». Начисленные суммы в вышеперечисленные фонды социаль­ного страхования и обеспечения отражаются по дебету тех счетов для учета затрат на производство, на которых была отражена на­численная оплата труда, и по кредиту счета 69 «Расчеты по соци­альному страхованию и обеспечению» и открытых в его развитие соответствующих субсчетах. Таблица 4.5.2   Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Дебет Кредит Сальдо начальное – сумма дебиторскойзадолженности по единому социальномуналогу на начало отчетно­го периода(например, сумма факти­ческивыплаченных работнику посо­бий за счетФонда социального стра­хования РФ) Перечисление единого социальногоналога в бюджет и в Пенсионный фондРФ Начисление работникам пособий за счетФонда социального страхования РФ Сальдо начальное – суммакредитор­ской задолженности поединому со­циальному налогу Начисление единого социальногона­лога по взносам в фонд:  • социального страхования  • пенсионный  • обязательного медицинскогостра­хования Оборот по дебету Оборот по кредиту Сальдо (конечное) – сумма дебитор­скойзадолженности бюджета по пе­реплатеединого социального налога или фондасоциального страхования повозмещению социальных пособий Сальдо (конечное) – суммакредиторской задолженностиорганизации перед бюджетом иПенсионным фондом   Часть сумм, начисленных в Фонд социального страхования РФ, может использоваться организацией для выплаты работникам пособий по временной нетрудоспособности и др. Эта хозяйственная операция будет отражаться по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Если организация выплатила работникам пособие по временной нетрудоспособности, в том чис­ле, например, по беременности и родам, задолженность ее перед Фондом социального страхования РФ на выплаченную сумму сокращается. По мере наступления срока уплаты авансовых платежей еди­ного социального налога организация перечисляет на соответству­ющие бюджетные счета начисленные в фонды платежи (за выче­том сумм фактически выплаченных на руки работникам за счет средств Фонда социального страхования РФ). В связи с развитием в Российской Федерации накопительной системы пенсионного обеспечения единый социальный налог в части взносов в Пенси­онный фонд уплачивается в бюджет (в размере 50% суммы начисленных в Пенсионный фонд взносов) и непосредственно в Пенсионный фонд (в размере 50% суммы начисленных в Пенсионный фонд взносов). Хозяйственная операция по перечислению единого социаль­ного налога будет отражена по дебету счета 69 «Расчеты по соци­альному страхованию и обеспечению» и соответствующих его суб­счетах: 1 «Расчеты по социальному страхованию»; 2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»; 3 «Расчеты по обязательному меди­цинскому страхованию» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета». На счетах бухгалтерского учета хозяйственные операции по расчетам с органами социального страхования и обеспечения бу­дут отражены следующими проводками (табл. 4.5.3). Таблица 4.5.3   Содержание операций Корреспондирующие счета Дебет Кредит 1 2 3 1. Начислен единый социальный налог в части взносов в:  • Фонд социального страхования РФ • Пенсионный фонд РФ • Фонд обязательногомедицин­ского страхования РФ Счетов учета затрат напроизводство:20 «Основноепроиз­водство» 25«Общепроизвод­ственныерасходы» 26 «Общехозяйст­венныерасходы» 69 «Расчеты посоциальномустрахованию иобеспечению:  • субсчет 1 «Расчетыпо социальномуобеспечению»  • субсчет 2 «Расчетыпо пенсионномуобеспечению»  • субсчет 3 «Расчетыпо обязательномумедицинскомустрахованию» 2. Начислены пособия повремен­ной нетрудоспособности засчет средств Фонда социальногострахования РФ 69 «Расчеты посоциальному страхованиюи обеспечению», субсчет 1«Расчеты по социальномуобеспечению» 70 «Расчеты спер­соналом по оплатетруда» 3. С расчетного счета перечисленыавансовые платежи единогосоциального налога в части взносовв:  • Фонд социального страхования РФ • Пенсионный фонд РФ • Фонд обязательного медицинскогострахования РФ 69 «Расчеты посоциальному страхованиюи обеспечению»:  • субсчет 1 «Расчеты посоциальномуобеспечению»  • субсчет 2 «Расче­ты попенсионномуобеспечению»  • субсчет 3 «Расче­ты пообязательно­мумедицинскомустрахованию» 51 «Расчетные счета» Окончание табл. 4.5.3 1 2 3 4. На расчетный счет организации поступили денежные средства изФонда социального страхо­ваниядля выплаты пособий по временнойнетрудоспособности 51 «Расчетные счета» 69 «Расчеты посоциальномустрахованию иобеспечению»,субсчет 1 «Расчеты посоциальномуобеспечению» 5. Из кассы организацииработни­ку выплачено пособие повре­менной нетрудоспособности 70 «Расчеты с пер­соналом по оплатетруда» 50 «Касса»   Фонд социального страхования перечисляет денежные средства на расчетный счет предприятия в случае недостаточности суммы начисленных взносов в Фонд социального страхования для выплаты пособия работнику.

МСФО (IAS) 26: "Учет и отчетность по пенсионным планам"

 

Сфера применения