14. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами осуществляются наличными денежными средствами для финансирования командировочных, представительских и хоз расходов.

Подотчетным лицом является работник организации, который получает деньги на хоз нужды.

Размер выдаваемых денежных средств определяется руководителем организации. Новый аванс может быть выдан подотчетнику, если он отчитался по ранее полученному авансу. Сроки отчетности подотчетных лиц по командировочным расчетам составляют 3 рабочих дня по возвращении из командировки, а по хоз расходам - определяются организацией самостоятельно и отражаются в учетной политике (рекомендуется утвердить месяц, тк учетный период это месяц.

Расходы подотчетных лиц должны быть подтверждены соответствующими документам: товарные чеки, проездные документы, счета гостиниц. На основании этих документов составляется авансовый отчет в котором указываются суммы полученного аванса, суммы фактических расходов и выводится остаток или перерасход.

Остаток означает, что полученный аванс полностью не израсходован и подлежит возврату в кассу.

Перерасход означает, что ранее полученного аванса работнику не хватило.

Поэтому перерасход компенсируется работнику из кассы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен активно-пассивный счет 71.

По дт 71 отражается выдача денег под отчет в качестве аванса, либо в качестве компенсации расходов подотчетного лица. (те после утверждения авансового отчета)

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру который должен быть подписан руководителем.

Основанием для выписки расходного кассового ордера является авансовый отчет проверенный и подписанный бухгалтером или приказ руководителя на выдачу денежных средств.

Дт 71 кт 50

Выдача денег в подотчет работнику в качестве аванса возможна только в том случае, если работник отчитался по ранее полученному авансу. Передача средств полученных подотчет от одного работника к другому не допускается.

Авансовые отчеты поступающие в бухгалтерию бухгалтер обязан проверить:

Проверяется арифметическое соответствие итогов и осуществляется логическая проверка.(логическая проверка - это соответствие дат проездных документов со сроком командировки).

Утвержденные авансовые отчеты (проверенные бухгалтером и подписанные руководителем) принимаются к учету :

Дт 20,26,44 кт 71 приняты к учету расходы подотчетного лица связанные с командировками, оплатой услуг наличными денежными средствами (услуги нотариуса), представительские расходы( расходы по проведению переговоров встречи делегации). Счет дт выбирается исходя из того, какого рода затраты были осуществлены и какое у них назначение.

Если подотчетное лицо приобрело товарные ценности и преобретение оформлено товарным чеком, то делается запись: дт 10,41 кт 71

Если подотчетник приобрел товарно-материальные ценности и приобретение оформлено накладной и счетом фактур, то такие тов мат ценности приходуются как поступившие от поставщика дт 10 кт 60 и дт 19 кт 60.

Погашение задолженности поставщике отражается через расчеты с подотчетными лицами дт 60 кт 71.

Сроки отчетности подотчетного лица по командировкам - в течении 3 раб дней по возвращении. По хоз расходам - уст организацией самостоятельно.

Если работник получивший деньги под отчет своевременно по ним не отчитывается, то необходимо отразить подотчетные суммы как недостачу:

Дт 71 кт 50

Дт 94 кт 71

В последствии недостача должна быть взыскана либо в судебном порядке либо удержана из зп(и зп с согласия работника, в суде - в случае его несогласия).

Дт 70 кт 94 недостающие суммы удержаны из зп

Дт 73/2 кт 94 взыскании недостающих сумм в суд порядке как средства по возмещению мат ущерба.

Дт 50 кт 73/2 ущерб возмещается в кассу

Если по авансовому отчету остаются неизрасходованные суммы то работник как правило их добровольно возвращает в кассу. Дт 50 кт 71 (составляется приходный кассовый ордер.