35.Классификация документов в пределах архивов.

Под классификацией документов в пределах архива пони­мается их группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление называется фондированием. Фондирование ча­ще всего проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение. В государственных архивах фондирова­ние проводится как самостоятельный вид работы, когда необ­ходимо устранить ошибки ранее проведенного фондирования, или как один из видов работ при усовершенствовании описей. Фондирование включает в себя определение (уточ­нение) фондовой принадлежности документов, установление их хронологических границ и формирование архивных фондов. Определение фондовой принадлежности документов за­ключается в правильном отнесении их к фонду соответст­вующего учреждения. Архивный фонд представляет собой исторически сло­жившийся комплекс документов, что предполагает наличие в нем документов, созданных как самим фондообразователем, так и документов, полученных им из других учрежде­ний. Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены. Их фондовая принадлежность опреде­ляется по адресату, оттискам регистрационных штампов, резо­люциям и пометкам о направлении документов на исполнение, содержанию документов, отражающему функции и основные направления деятельности учреждения. Также нужно иметь в виду, что большая часть входящей документации является под­линниками, которые отличаются определенной формой. Если входящим документом является копия, то на ней часто указывается адресат или же она имеет сопроводительное письмо.

Копии исходящих документов относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов. Их фондовая принадлежность устанавливается по подписям, дело­производственным пометам и содержанию документов. Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены. Определение их фондо­вой принадлежности, как правило, проводится по названию учреждения, указанного в документе, по подписи автора. Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в ко­тором они были закончены производством. В случае, когда среди документов одного архивного фонда обнаруживаются ошибочно включенные документы других фондов, они выделяются и присоединяются к фондам, к кото­рым должны принадлежать. Наиболее сложным моментом в процессе фондообразова­ния является установление хронологических границ архивного фонда. Они определяются официальными датами образования и ликвидации учреждения. Хронологические границы фонда не всегда совпадают с крайними датами документов.

При определении хронологических границ архивных фон­дов необходимо изучение факторов, влияющих на деятельность фондообразователя. К ним относятся факторы политического характера; юридического характера, результатом которых может явиться ре­организация государственного аппарата; административного характера, связанные с административно-территориальными изменениями. В случае, если объединяются два учреждения, одно из них сохраняется как фондообразователь с расширенными функ­циями, а другое прекращает свое существование как фондообразователь. В случае, если по каким-либо причинам учреждение было временно ликвидировано, а затем восстановлено с теми же функциями, оно считается единым фондообразователем, а его документы составляют единый архивный фонд.

После определения фондовой принадлежности документов и их хронологических границ каждому архивному фонду при­сваивается официальное название со­ответствующего фондообразователя со всеми его переименова­ниями в хронологической последовательности.