Пз № 5 Оформление приказов Теория

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Текст приказа состоит из двух частей:

1. Констатирующая (вводная) часть, в которой поясняется основание издания приказа. Это может быть производственная причина (производственная необходимость, подготовка каких-либо мероприятий и т.д.) или документ (необходимо указать его вид, автора, дату, номер и наименование). Обычно начинается со слов «С целью…», «На основании…», «Для…», «В связи с …». В документах, издаваемых в условиях коллегиальности, в констатирующей части обычно указывается, какой коллегиальный орган принял решение (издал постановление).

2. Распорядительная часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Формулируется в следующей последовательности: должность, Фамилия И.О. ответственного за исполнение (контроль исполнения) пункта документа, распоряжение и сроки исполнения. В последнем пункте обычно указывается лицо, ответственное за контроль исполнения документа.

Констатирующая и распорядительная часть отделяются друг от друга логической связкой – ключевым словом приказываю.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Эмблема организации НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ приказ Дата № __________ Место издания Заголовок к тексту (О чем?) Текст распорядительного документа состоит из двух частей: В первой констатирующей части поясняется цель издания документа, приводятся факты, послужившие основанием для его издания (На основании …, В связи с …, Для …) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Вторая распорядительная часть разбивается на разделы, каждый раздел излагается в следующей последовательности: должность, Фамилия И.О. ответственного за исполнение (контроль исполнения) пункта документа, распоряжение и сроки исполнения. 2. Последний раздел определяет, на кого возлагается контроль за исполнением документа (Контроль за исполнением приказа возложить на …). Наименование должности руководителя организации __________ И.О. Фамилия (подпись) С приказом ознакомлены: ____________ И.О.Фамилия «___»______20__ г. (подпись)

Как правило, при создании документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними создаются копии. Подлинники других документов (например, справочно-информационных) направляются адресату, а в делах организации, создавшей их, остаются копии (или выписки).

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставле­ния на ней реквизита 26 «Отметка о заверении копии» по полной или краткой форме. Копии бывают следующих видов:

• полная копия;

• выписка;

• отпуск.

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

• в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»;

• воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

• из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

• воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи);

• проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копия изготавливается с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите 22 «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати.

Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного пись­ма, направляется адресату. На втором экземпляре документа простав­ляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшиф­ровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

Структура выписки из приказа по основной деятельности:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ выписка из приказа Дата (приказа) № (приказа) Место издания Заголовок к тексту (О чем?) Вводная (констатирующая) часть переписывается полностью приказываю: 1. Из основной (распорядительной) части выписываются нужные пункты (нумерация пунктов должна соответствовать приказу вне зависимости от того, каким по счету пункт будет в выписке). Наименование должности руководителя организации И.О. Фамилия Верно Наименование должности лица, заверяющего выписку _______________ И.О. Фамилия Дата (подписания выписки) (подпись)