Пз № 6 Оформление служебных писем Теория

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Структура оформления письма:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	Адресат: Наименование организации-получателя (в именит. падеже) Наименование должности руководителя, которому адресован документ, И.О. Фамилия (в дат. падеже) Справочные данные об организации
Справочные данные об организации (адрес, телефон и др.)
Дата № _________ (заполняется организацией-отправителем)
На № ____________ от ___________ (заполняется организацией-получателем при получении ими письма, исключение: ответные письма, в которых организация-отправитель сама вносит дату и номер из документа, на который отвечает)
Заголовок к тексту (О чем?) Текст документа. Приложения: … на ? л. в? экз. Наименование должности __________ И.О. Фамилия (подпись)

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

Порядок выполнения

1. Оформите письмо-подтверждение по следующей ситуации:

Откуда: Центр Внедрения новых технологий «ПРОТЕК»

Куда: Директору ЗАО «Храст».

Подтверждение факта оплаты партии ТНП «8 в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты высылается копию платежного поручения от 27.12.2000 г. № 245.

Все недостающие реквизиты составить самостоятельно.

2. Оформите гарантийное письмо.

Откуда: МГУ им. М.В. Ломоносова, 119899, Москва, Ленинские горы, тел.: 939–21–13.

Куда: Институт повышения квалификации работников средств массовой информации.

Просьба выслать 5 экз. 6-го издания книги-методики: Викентьев И. Л. Приемы рекламы и public relations: 400 примеров, 200 учебных задач и 20 практических приложений. – СПб.: «ТРИЗ-ШАНС», 2002 года. Все недостающие реквизиты составить самостоятельно.

3. Ответьте на вопросы:

• Поясните особенности регистрации писем. Для чего нужна «двойная» регистрация?

• Кто должен подписывать служебные письма?

• Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении.

ОАО «РАРИТЕТ» 150525, г. Ярославль, ул. Центральная, 28 22.03.2005 № 271 ООО «Агат» Дорохову Н.К. 150010, г. Ярославль, ул. Советская, д.2, Об оплате продукции Уважаемый Николай Константинович! Настоящим письмом напоминаем, что срок оплаты продукции, полученной Вами в соответствии с договором, истекает 30 марта 2005 г. При неоплате до указанного срока полученной продукции мы будем вынуждены обратиться с иском в арбитражный суд. Подписал ___________/В.И.Воронцов/