Формирование информационной базы для принятия стратегических решений

Выявление коммуникационных проблем начинается со сбора информации о внутренней и внешней среде организации (см. табл. 1, 2, 3 в приложениях 2 и 3).

Внешняя информационная среда проявляет себя через воздействующие элементы, в частности, внешние автоматизированные базы и банки данных, правовые институты, финансовые организации, источники трудовых ресурсов.

Внутренняя информационная среда предприятия характеризуется информационными процессами, под которыми понимаются процессы сбора, накопления, хранения, актуализации, обработки, поиска, распространения и приема информации, также предполагается их материальное, организационное, кадровое и финансовое обеспечение.

Формирование информационного обеспечения стратегического управления промышленным предприятием должно осуществляться на основе системного подхода, который позволяет упорядочить и координировать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации, используя при этом индивидуальные ее свойства, выражающиеся и в многократности использования (рис. 3, приложение 4).

В предлагаемой системе на входе поступает информация, характеризующая состояние внешней и внутренней среды предприятия. В рамках первого этапа входящая информация проходит оценку значимости сначала на рациональность и ценность, а, далее на необходимый и достаточный объем, затем - на требуемое качество. Поступившая информация подвергается соответствующим оценкам, хранится, непрерывно обновляется, накапливается до необходимого объема в рамках информационной базы, основу которой составляют информационные массивы, включающие в себя учетные и внеучетные виды информации Федорова, Г.В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита: [Текст] / Г.В. Федорова. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2012. - С. 189..

После осуществления систематизации значимой информации она формируется в соответствии принятым на предприятии целям управления.

После формирования массива информации осуществляется ее отбор, в процессе которого внеучетные и учетные данные подлежат интегрированию и корректировке, приводятся к сопоставимым измерителям, находящимся в специально созданных информационных ячейках.

В результате корректировки данных появляется возможность получения реальных показателей. Далее проводится отбор необходимой информации, она обрабатывается и передается для анализа в виде системы показателей и параметров деятельности. Она служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения организационно-экономических, производственных, технологических задач, определяет при этом содержание управленческих документов и массивов Егорова, С.К. Новации в информационном обеспечении управления субъектов малого предпринимательства сферы услуг: [Текст] / С.К. Егорова // Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. - 2012. - № 21. - С. 87..

Дальнейшая автоматизированная обработка информации позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где она сгруппирована по каким-либо реквизитам. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификации и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации Бурцева, Т.В. Интегрированные системы маркетинговой информации: [Текст] / Т.В. Бурцева // Маркетинг. - 2005. № 6(85). - С. 22.. С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объема информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодирования к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов. Результатом обработки является создание унифицированной системы управленческой документации, которая включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления (процесс унификации) Яковлева, Е. Эволюция корпоративных информационных систем: [Текст] / Е. Яковлева // Финансовая газета. Региональный выпуск. - 2008. - № 36. - С. 10..

На третьем, аналитическом этапе, унифицированная система управленческой документации подвергается комплексному анализу, в рамках которого целесообразно выделить: 1) семантический (предполагает оценку и анализ ее содержательной стороны и методологий построения); 2) прагматический (анализ качества информационного обеспечения); 3) экономический (анализ с позиций затрат, связанных с построением информационных массивов); 4) синтаксический (структурный анализ - выявление закономерностей постепенного агрегирования, усреднения информации и образования документов) Современные информационные технологии систем поддержки принятия решений: Учеб. пособие: [Текст] / А.М. Баин. - М.: ФОРУМ, 2009. - С. 14..

Для функционирования информационного обеспечения стратегического управления промышленным предприятием создаются банки и базы данных и знаний. Банк данных - комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, специальные языки, программные и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопления информации, поступающей от нескольких источников, ее обновление, корректировку и многоаспектное использование в интересах управления, а также прямую связь с пользователем для получения ответов на произвольные, в том числе незапланированные запросы Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: [Текст] / А.М. Вендров. - 2-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2012. - С. 390 - 391..

База данных является хранилищем специально организованных и логически связанных данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование для одного или нескольких приложений. Она состоит из самих данных и их описания. Между данными, находящимися в базе, поддерживаются установленные связи. Для эффективного функционирования информационной системы стратегического управления предприятием базу данных целесообразно дополнять хранилищем данных, которое является специальной базой, предназначенной для накопления временных рядов тех параметров, которые непосредственно используются для принятия решений.

База знаний содержит информацию о накопленном опыте специалистов по управлению, используется при подготовке управленческих решений и является необходимым компонентом экспертных систем, обеспечивающих выработку вариантов решений в автоматизированном режиме Рекеда, В.В. Маркетинговое информационное обеспечение управления продажами: [Текст] / В.В. Рекеда // Международное научное издание Современные фундаментальные и прикладные исследования = International scientific periodical Modern fundamental and applied researches. - 2012. - № 1-4. - С. 161..

Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является представление результатов анализа собранной информации. Данная информация может быть охарактеризована как консолидированная. При получении доступа к консолидированной информации у управленцев появляется возможность прогнозирования развития ситуации во внешней и внутренней среде организации, а, следовательно, и влияния на эти процессы, что, в свою очередь, позволяет комплексно осуществлять системное управление предприятием, принимать наиболее адекватные управленческие решения, обеспечивая реализацию конкурентных преимуществ Абчук, В.А. Прогнозирование в бизнесе, менеджменте и маркетинге: [Текст] / В.А. Абчук. - 2-е изд. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2011. - С. 390 - 391..

Итак, формирование информационной базы для принятия стратегических решений в системе управления предприятием необходимо начать с анализа двух взаимодействующих составляющих - внешней и внутренней информационной среды предприятия. При этом следует учитывать особенности системы управления предприятием, которые состоят в том, что исходящие информационные потоки внешнего информационного пространства направлены, прежде всего, не только на предприятия, а в глобальное информационное пространство, включающее множество источников и приемников информации, где каждое предприятие должно самостоятельно выбирать и приобретать необходимые информационные продукты.