Информационного обеспечения стратегического управления организацией

Система стратегического управления предприятием представляет собой воздействие органов управления предприятия на комплекс хозяйственных отношений, возникающих в сфере формирования, распределения и использования совокупных ресурсов предприятия Стратегический менеджмент: Учебник: [Текст] / Л.Г. Зайцев, М.И. Соколова. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Магистр, 2012. - С. 52.. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию Ермакова, Н.С. Развитие информационной составляющей инфраструктурного обеспечения инновационного предпринимательства: [Текст] / Н.С. Ермакова // Региональная экономика: теория и практика. - 2012. - № 12. - С. 26..

Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления.

Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация. В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения. Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам - пользователям информационных систем - в соответствии с их информационными потребностями Шаньгин, В.Ф. Комплексная защита информации в корпоративных системах: учеб. пособие для вузов: [Текст] / В.Ф. Шаньгин. - М.: Форум, 2010. - С. 59..

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы Ковалева, Н.Н. Сущность механизма информационного обеспечения: [Текст] / Н.Н. Ковалева // Вопросы правоведения. - 2012. - № 1. - С. 41..

Существует два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможности эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации "жить сегодняшним днем" и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления Черников, Б.В. Управление качеством информационных систем в экономике: учеб. пособие для вузов: [Текст] / Б.В. Черников, В.В. Ильин. - М.: Форум, 2009. - С. 23.;

комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций. Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий Кузин, А.А. Информационное обеспечение управления инновационной деятельностью предприятия: [Текст] / А.А. Кузин // Экономика и управление: научно-практический журнал. - 2012. - № 1. - С. 83..

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления Липунцов, Ю.П. Управление процессами. Методы управления предприятием с использованием информационных технологий: [Текст] / Ю.П. Липунцов. 2-е изд. - М.: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2012. - С. 89.. В структуре системы управления экономическим объектом любого уровня выделяют производственно-технологическую систему (управляемую) и информационную систему (управляющую), которые находятся в неразрывной связи двух видов: прямой и обратной (рис. 1, приложение 1).

Информационная система - совокупность сведений (данных), отображающих состояние и развитие элементов производства Информационные системы в экономике: Учеб. пособие: [Текст] / Ред. А.Н. Романов, Б.Е. Одинцов. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Вузовский учебник, 2008. - С. 41.. Она является управляющей системой и относится к органам управления, которые осуществляют функции управления, устанавливают общие цели функционирования экономического объекта в целом и подцели для его подразделений. В качестве управляющей системы на предприятии выступают подразделения и службы аппарата управления: отдел кадров, бухгалтерия, планово-экономический отдел, канцелярия и т.п. Михеева, Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера: [Текст] / Е.В. Михеева, О.И. Титова. - 2-е изд. - М.: ИЦ "Академия", 2012. - С. 156..

Управляющая система в лице аппарата управления использует сведения о производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта и внешнюю информацию для выработки и принятия управленческих решений, которые передаются в управляемую систему посредством прямой связи. Прямая связь характеризуется четко ориентированной направленностью от органа управления к объектам управления и представляет собой определенные воздействия управляющей системы на управляемую Пашин, О.М. Электронный документооборот в страховой компании: [Текст] / О.М. Пашин // Финансовый менеджмент в страховой компании. - 2007. - № 4. - С. 22 - 23..

Прямая и обратная связи в системе управления предприятием реализуются в основном посредством информации, благодаря которой осуществляется воздействие управляющей системы на управляемую, и наоборот. Следовательно, комплекс процедур, связанных с регистрацией, передачей, хранением, накапливанием и обработкой информации, составляет информационный процесс управления предприятием. Но для организации и реализации информационного процесса, кроме информации, необходимы взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки, а также персонал, реализующий информационный процесс. Все эти составляющие образуют информационную систему (ИС) предприятия, предназначенную для преобразования исходной информации в результатную и пригодную для принятия управленческих решений Информационные системы в экономике: Учеб. пособие: [Текст] / Ред. Д.В. Чистов. - М.: ИНФРА-М, 2009. - С. 23..

В структуре информационной системы выделяют различные по своему назначению подсистемы, которые можно рассматривать как самостоятельные системы. По целевому назначению в решении задач управления в информационной системе выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы, которые взаимосвязаны между собой (рис. 2, приложение 1) Черникова, А.А., Дручинин, А.И., Проселкова, А.И. Показатели оценки достижения стратегических целей предприятия: [Текст] / А.А. Черникова и др. // Экономический анализ: теория и практика. - 2007. - № 3(84). - С. 56 - 57..

Функциональная часть информационной системы фактически является моделью системы управления экономическим субъектом. В ходе декомпозиции функциональная часть разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Применительно к системам управления распространенными признаками структуризации служат вид управляемого ресурса и функции управления экономическим субъектом. Однако в качестве признака декомпозиции могут быть выбраны и другие признаки. Выбор зависит от специфики объекта управления и целей создания информационной системы Автоматизированные информационные технологии в экономике: [Текст] / М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская. Под общ. ред. И.Т. Трубилина. - 2-е изд. - М.: Финансы и статистика, 2011. - С. 400 - 401..

Информационная система стратегического управления предприятием позволяет достигнуть следующие основные цели Когденко, В.Г. Аналитическое обеспечение финансового менеджмента: [Текст] / В.Г. Когденко // Экономический анализ: теория и практика. - 2008. - № 20. - С. 34 - 35.:

§ повышение качества управления за счет централизации, целостного охвата всей финансовой системы в режиме реального времени;

§ получение комплексной информации о деятельности компании;

§ повышение эффективности ключевых процессов;

§ усиление взаимодействия структурных подразделений, ориентации их на достижение единого результата;

§ повышение культуры управления компанией за счет стандартизации процессов в информационной системе для всех структурных подразделений, обеспечение их работы в едином информационном пространстве;

§ снижение операционных затрат за счет исключения дублирующих функций и нарушений планового ритма работы компании;

§ предотвращение рисков принятия неверных решений без использования искаженных данных, поступающих из разрозненных источников Васильева, О. Роль информационных управленческих систем в деятельности кампании: [Текст] / О. Васильева // Финансовая газета. Региональный выпуск. - 2008. - № 35. - С. 5..

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы. Для реализации информационного обеспечения на предприятии важно построение информационной системы. Информационная система - это система, элементами которой являются не материальные объекты, а те или иные виды информации, которые взаимодействуют и преобразуются в процессе ее функционирования. Основными функциями информационной системы являются сбор, хранение, накопление и передача данных, применяемых в процессе управления, планирования и организации производства. Формирование информационной системы стратегического управления предприятием позволяет оптимизировать процесс финансового управления и, как следствие, обеспечивает рост бизнеса компании. При помощи информационной системы управления предприятием руководитель оперирует информацией, которая была соответствующим образом составлена, обработана, проанализирована и содержит качественные и количественные данные.