Глава 17. Объемно-календарное планирование закупок

Общая последовательность планирования закупок

Процесс объемно-календарного планирования закупок состоит из нескольких стадий.

На первой стадии оцениваются общий объем потребностей в ма­териалах, необходимый для удовлетворения выбранной производ­ственной программы и планов продаж. В результате объемно-календарного планирования мы должны будем найти варианты того, какими способами мы будем этот список потребностей в материалах удовлетворять - хватит ли текущих складских остат­ков, надо ли будет закупать ТМЦ.

Далее анализируется, на сколько сформированный план потреб­ностей в материалах может быть удовлетворен за счет имеющихся в момент анализа плана складских остатков ТМЦ (зарезервиро­ванных под заказы покупателей и находящихся в свободном ос­татке). Эти объемы распределяются на перечень потребностей, определенный на второй стадии, тем самым, уменьшая объем по­требностей в материалах.

Оставшийся объем потребностей пользователю предлагается либо распределить среди существующих, но еще не выполненных зака­зов поставщикам, или оформить на этот объем новые заказы.

То есть первые две стадии относятся к формированию объема потребностей в материалах, а последняя — к оценке того, как удовлетворить сформированный объем потребностей за счет зака­зов поставщикам. Всего возможно 5 вариантов того, как удовле­творить план потребностей в материалах:

• за счет остатков ТМЦ, которые зарезервированы для заказов покупателей;

• за счет свободных остатков ТМЦ на складах;

• за счет ТМЦ, на которые выписаны документы продажи, но отгрузка еще не произведена;

• за счет существующих заказов поставщикам;

• за счет новых заказов поставщикам.

Материалы планируются с точностью до объекта номенклатуры и характеристики. Детализация назначения использования этих материалов следующая:

• Проект;

• Заказ покупателя;

• Конечная продукция.

Определение потребности ведется за некоторый период с точно­стью до даты этого периода.

Формирование потребностей в материалах

Формирование потребности в материалах необходимо для общей оценки материальных запасов требующихся для обеспечения вы­бранной производственной программы, главного календарного плана производства, плана продаж, заказов покупателей. При оценке объема потребностей используются данные о планируе­мых запасах, о спецификации изготовления продукции, о плане производства.

В системе для формирования потребности в материалах разрабо­тан гибкий инструмент, позволяющий пользователю самому задавать источники возникновения потребностей в материалах (пла­ны продаж, планы производства, заказы покупателей, посменный план производства, план закупок), а затем автоматизированным способом получать для них оценку о необходимом количестве материалов.

Независимо от способа формирования потребностей, итоговые объемы потребностей должны быть представлены с детализацией до:

• номенклатуры материала;

• характеристики материала;

• проекта;

• заказа покупателя;

• конечной продукции;

• конечной даты удовлетворения потребности (та дата, к кото­ рой должны быть материалы).

Процесс формирования потребности в материалах состоит из не­скольких стадий:

• выбор периода, за который будут анализироваться потребно­ сти в материалах;

• набор источников формирования потребностей в материалах;

• оценка уже существующих потребностей в материалах;

• корректировка имеющихся потребностей на количество мате­ риалов, необходимых для удовлетворения выбранных источ­ ников потребностей в материалах.

Выборка источников потребностей в материалах

Источниками для формирования потребностей могут выступать следующие планы:

• планы продаж;

• планы производства;

• заказы покупателей.

Рассмотрению подлежат только уточненные планы, построенные с детализацией до номенклатуры и характеристики, а не до но­менклатурной группы.

Набирая информацию из этих планов, мы определяем общий список продукции, которую мы собираемся производить своими силами, и для которой будет в дальнейшем произведен анализ необходимого количества материалов для производства. Продук­ция, которая значится в плане продаж, но которую мы не собира­емся производить, а собираемся закупать, на данной стадии не используется.

При использовании данных из нескольких планов итоговые дан­ные по совпадающим разрезам будут либо складывать, либо вы­числять максимальное значение. Метод объединения данных на­страивается пользователем.

При выборке данных из планов границы выборки выравниваются по границам периода анализа потребностей. Механизм выравни­вания границ аналогичен механизму, используемому в процеду­рах построения уточненных планов из укрупненных.

Выборка данных из планов производится с указанием фильтра по:

• сценариям планирования;

• подразделению;

• проекту.

Дата потребности определяется следующим способом:

• Для заказов покупателей дата потребности равна дате предпо­ лагаемой отгрузки, указанной в заказе, минус один день. Если дата отгрузки в заказе не указана, то дата потребности указы­ вается пользователем вручную.

• Для данных планов дата потребности определяется как по­ следняя дата выборки минус один день.

Важно! Если периодичность планирования меньше, чем период анализа потребностей, то из плана извлекается несколько значе­ний для каждого периода плана.

Например, если анализ потребности проводится за пол года, периодичность плана месяц, то из плана будет выбрано б зна­чений по каждому месяцу. Дата потребности при этом будет определена как предпоследняя дата соответствующего месяца.

В итоге получаем список:

• продукции;

• количества;

• даты потребности, к которой надо получить материалы, чтобы удовлетворить эту потребность;

• заказа покупателя, если продукция производится для целевого назначения.

Важно! Если для оценки потребностей используются данные о заказах, то в случае изменения заказов необходимо переформиро­вать данные о потребностях, источником для которых служат за­казы.

Оценка необходимого количества материалов для удовлетворения потребности в продукции

На этом шаге анализируется список продукции, полученный на предыдущей стадии. Для каждой записи применяется процедура разузлования, которая, опираясь на данные спецификации изго­товления продукции, определяет набор необходимых материалов для ее производства. Пользователь для этого может настроить параметр выбора спецификации: использовать спецификации производства продукции или использовать спецификации плани­рования. Разузлование производится до стадии конечных мате­риалов, которые не требуют производства собственными силами, а, скорее всего, будут куплены.

В результате разузлования получаем следующий набор записей о потребностях материалов для производства указанной продукции:

• номенклатура материала;

• характеристика материала;

• проект - информация наследуется из списка потребностей в продукции;

• заказ покупателя - информация наследуется из списка по­ требностей в продукции;

• продукция - информация наследуется из списка потребностей в продукции;

• дата потребности в материалах.

Анализ способов удовлетворения потребностей в материалах

Как было указано выше, всего в системе возможно 5 вариантов того, как удовлетворить план потребностей в материалах:

• за счет остатков ТМЦ, которые зарезервированы для заказов покупателей;

• за счет свободных остатков ТМЦ на складах;

• за счет ТМЦ, на которые выписаны документы, но которые еще не отгружены;

• за счет существующих заказов поставщикам;

• за счет новых заказов поставщикам.

Прежде чем рассмотреть каждый из указанных вариантов, дадим определение понятию «свободного остатка» ТМЦ на складах. Весь объем складских остатков можно разделить на две катего­рии: доступные для продажи и зарезервированные (недоступные для продажи или доступные при определенных условиях). Кате­гории зарезервированных ТМЦ могут быть следующие:

• ТМЦ, которые зарезервированы под заказ покупателя, могут быт отгружены только под этот заказ, только определенному покупателю;

• ТМЦ, на которые выписаны документы отгрузки, но фактиче­ ски эти ТМЦ еще находятся на складах предприятия;

• ТМЦ, которые поступили на склад, но которые запрещено продавать до поступления на них финансовых документов учета поступления.

Все незарезервированные ТМЦ находятся в свободном остатке.

Удовлетворение потребностей в материалах за счет имеющихся складских остатков

Итак, для анализа того, каким способом можно удовлетворить сформированную потребность в материалах, прежде всего, анали­зируются остатки ТМЦ на складах, имеющиеся на дату проведе­ния такого анализа. Рассмотрению подлежат три категории остат­ков:

• резервы ТМЦ, сделанные под заказ покупателя;

• ТМЦ, находящиеся в свободном остатке;

• ТМЦ, которые проданы, но не отгружены со склада.

Вначале анализируем ТМЦ, которые зарезервированы под заказ покупателей. Для этого ищем совпадения в списке потребностей материалов и в резервах по значениям заказов покупателей, мате­риалов, характеристик, проектов. Если по одной позиции есть несколько потребностей с разными датами, то погашение произ-

Важно! Количество зарезервированного ТМЦ из складских ос­татков может быть отнесено на покрытие потребности, только если эта потребность привязана к заказу. Потребность, которая не привязана к заказу покупателя, резервами не погашается. Для погашения такого рода потребностей используются только ТМЦ, находящиеся в свободном остатке. ТМЦ в свободном остатке мо­гут погашать также те потребности, которые определены в при­вязке к заказу покупателя, но на которые не хватило зарезервиро­ванных под эти заказы ТМЦ.

В общем случае, свободные остатки распределяются на потребно­сти по следующему приоритету:

• сначала распределение идет по датам потребностей, начиная с самых ранних;

• внутри дат распределение идет по заказам, причем приоритет имеют потребности, у которых указан заказ покупателя.

Итак, потребности, привязанные к заказу покупателя, могут быть погашены остатками ТМЦ в следующем порядке:

• зарезервированные под заказ;

• находящиеся в свободном остатке;

• проданные, но не отгруженные.

Потребности, которые не привязаны к заказу покупателя, могут быть погашены только из свободного остатка ТМЦ.

Удовлетворение потребностей за счет существующих заказов поставщикам

Те потребности в материалах, которые не получилось удовлетво­рить за счет имеющихся складских остатков, анализируются на возможность удовлетворения за счет имеющихся заказов постав­щикам. Из всех заказов поставщикам выбираются только утвер­жденные и при этом невыполненные заказы. Невыполненным заказом является заказ, по которому либо вообще не было полу­чения ТМЦ, либо было частичное получение.

Напомним, что при оформлении заказа поставщику можно ука­зать заказ покупателя, под который покупается товар. Поэтому объем ТМЦ в невыполненных заказах поставщикам можно разде­лить на объем ТМЦ с указанием заказа покупателя и без заказа покупателя.

Сначала объем потребностей с указанием заказа покупателя раз­мещается в заказах поставщикам с таким же заказом покупателя.

Потребности в материалах будут «размещаться» в заказах по­ставщикам по следующим правилам.

Если для одного заказа и материала есть несколько дат потребно­стей, то погашение производится, начиная с самой ранней воз­можной даты.

Важно! В отличие от подобного погашения потребностей склад­скими остатками ТМЦ, здесь при определении потребностей вы­бираются только те, дата которых больше даты заказа поставщи­ку

Далее объем потребностей размещается в заказах поставщикам с неуказанным заказом покупателя. В том случае если на одну и ту же дату есть потребность с указанным заказом покупателя и без заказа, приоритет имеют потребности с указанным заказом.

После такой процедуры анализа способов удовлетворения по­требностей в материалах мы получаем три списка:

• Перечень потребностей, которые так и не удалось удовлетво­ рить ни за счет существующих складских остатков, ни за счет существующих заказов поставщикам. Для удовлетворения та­ ких потребностей необходимо формировать новые заказы по­ ставщикам.

• Перечень заказов поставщикам, в которых есть ссылка на заказ покупателя, но которые так и не были связаны со списком по­ требностей. Такие заказы будут выведены пользователю как потребности с отрицательным знаком. Фактически, это означа­ ет перечень ТМЦ, потребность в которых отпала, но заказ по­ ставщику не отменен.

• Перечень заказов поставщикам, в которых нет ссылки на заказ покупателя, но которые так и не были связаны со списком по­ требностей.

Помощник для формирования заказов поставщикам

Перечень потребностей в материалах, который остался не покры­тым ни складскими остатками товаров, ни существующими зака­зами поставщикам, можно удовлетворить за счет новых заказов поставщикам. Создать заказы поставщикам можно вручную, оформив соответствующий документ, а можно воспользоваться помощником заполнения календарного плана закупок.

С его помощью можно подобрать по некоторым параметрам наи­более подходящих поставщиков. Система сама в этом случае сформирует новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят пользователем или изменен.

Для анализа подходящих поставщиков системой используются следующие параметры:

• При подборе использовать только основных поставщиков. По­ ставщик, который является основным, указывается в карточке номенклатуры.

• Надежность поставщика. Надежность поставщика определяет­ ся и ведется пользователем вручную. Надежность может быть высокой, средней, низкой.

• Доставка поставщика. Информация о возможной доставке по­ ставщика: нет доставки, платная доставка, условно бесплатная доставка, бесплатная доставка.

• Срок выполнения заказа поставщиком. У поставщика может быть определен средний срок выполнения заказов. При подбо­ ре поставщика можно указать, например, количество дней дос­ тавки и подобрать поставщиков, у которых нормативное время доставки не больше указанного.