Глава 15. Планирование продаж, производства, закупок

Общность концепции для разных видов планов

Подсистема планирования в рассматриваемой конфигурации объ­единяет в себе несколько направлений: планирование продаж, планирование производства, планирование закупок. Несмотря на то, что технология планирования для этих трех направлений раз­ная, разные требования и ограничения, сама концепция планиро­вания, общие подходы и механизмы для них едины.

В рамках этой концепции все планы (продаж, производства и за­купок) можно формально разделить на укрупненные и уточнен­ные (детализированные). Эти категории планов различаются по:

• объектам планирования;

• горизонту планирования.

Горизонтом планирования является интервал времени, на который имеет смысл планировать деятельность. Это период времени, на который необходимо устанавливать ключевые параметры дея­тельности предприятия, чтобы в дальнейшем по этим параметрам давать оценку эффективности деятельности предприятия. Для этого периода в дальнейшем будет строиться анализ отклонений фактических показателей хозяйственной деятельности предпри­ятия от плановых, будет осуществляться управление выявленны­ми отклонениями.

Горизонт планирования определяется задачами планирования (динамикой рынка и конкуренции, производственными возмож­ностями, состоянием ресурсообеспечения). В условиях постоян­ного спроса и отсутствия конкуренции продажи будут более про­гнозируемы, горизонт планирования продаж может быть довольно большим, а в случаях нестабильного спроса, когда продажи трудно прогнозировать горизонт планирования резко сокращает­ся. Чем более прогнозируемо развитие предприятия, чем более управляемыми становятся бизнес-процессы, тем больше может быть горизонт планирования.

Деление планов по горизонту планирования и периоду

Для повышения контроля над исполнением планов весь горизонт планирования делится на периоды планирования и, соответствен­но, планы детализируются по периодам. Период - минимальный интервал времени в системе планирования

Используя планы с различными периодами, можно реализовы-вать стратегию долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования.

Укрупненные планы в большей степени предназначены для отра­жения долгосрочных и среднесрочных стратегий. При составле­нии таких планов, как правило, неизвестны многие детали плана, по некоторым параметрам планирования могут быть даны только приблизительные прогнозные оценки. Например, при составле­нии плана продаж на год, еще нет данных о том, какие заказы по­ступят от покупателей, соответственно, невозможно точно ука­зать, какие товары в каком количестве будут продаваться. При составлении таких планов можно ориентироваться только на приближенные оценки исходя, например, из статистики за про­шлый год.

Уточненные планы в основном являются краткосрочными. Для уточненных планов данные носят уже менее вероятностный ха­рактер, в этих данных меньше неопределенности. Такие планы могут быть обоснованы и подкреплены фактами. Например, план продаж на ближайшую неделю может быть полностью составлен по данным фактически принятых заказов от покупателей. Отли­чия данных фактически произведенных продаж за эту неделю от плановых должны быть минимальными.

Такое деление планов по временному признаку весьма условно. Для одних предприятий планирование на год может быть долго-

срочным, а для других горизонт планирования может составлять 5 лет и планирование на год станет среднесрочным. Возможна ситуация, когда долгосрочный план продаж строится на два года, а долгосрочный план производства на год.

Среднесрочный план производства формируется на основе долго­срочного плана, задающего базовые условия среднесрочного пла­нирования и, по сути, устанавливающего основные ограничения, которые необходимо учитывать.

В контексте системы понятия долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов являются методологическими понятиями, практическое деление планов производится только на укрупнен­ные и уточненные (детализированные).

В системе варианты периодов планирования, которые можно вы­брать в документах формирования планов, жестко заданы:

• год;

• квартал;

• месяц;

• неделя;

• день.

Ввод данных в систему производится документа­ми-регистраторами. Каждый документ-регистратор может форми­ровать данные планирования только за один период.

Если необходимо задать план на полгода, то это можно сделать, например, вводом двух документов-регистраторов с периодом планирования в квартал.

Начало периода планирования привязано к календарным датам. Это означает, что под периодом планирования «месяц» понимает­ся именно календарный месяц, т.е. с 1 числа по 30 или 31, а не период времени в 30 дней с любого числа. Нельзя за один раз сформировать план, например, с 12 мая по 17 июня. Аналогично, начало любого годового плана привязывается к 01 января, начало недельного плана - к дате понедельника соответствующей неде­ли.

Деление планов по объектам планирования

Объектами планирования, в контексте текущей автоматизирован­ной системы, являются номенклатурные объекты. Для плана про­даж это - произведенная продукция и купленные для перепро­дажи товары, для плана производства — продукция и полуфабри­каты, для плана закупок — материалы и товары, и так далее. В любом случае, речь идет о планировании номенклатурных объек­тов в количественном и/или суммовом выражении.

Планирование можно вести с разной степенью детализации, для описания детализации служат следующие объекты:

• номенклатурная группа;

• номенклатура;

• характеристика номенклатуры.

То есть если неизвестны позиции номенклатуры, то планирование можно вести укрупнено по номенклатурным группам.

Номенклатурной группой является объединение однородных но­менклатурных объектов. Такое объединение может быть проведе­но по разным признакам. Пример:

• виды продукции: конфеты, мебель, гвозди и тд;

• регионы сбыта: Центральный, Сибирь и тд;

• оборачиваемость товаров: ходовые, неликвиды и т.д.

Для каждого объекта номенклатуры можно указать только одну группу принадлежности. Для разных видов планов нельзя ис­пользовать разные способы группировки номенклатуры, т.е. отне­сение номенклатуры к номенклатурным группам едино для всех видов планов. Привязка номенклатуры к номенклатурной группе жестко фиксируется в системе.

Степень детализации объектов планирования зависит от типа плана: укрупненный это план или детализированный.

Для укрупненного плана в качестве объектов планирования ис­пользуются номенклатурные группы. Для уточненного плана де-

Деление планов по объектам планирования

Объектами планирования, в контексте текущей автоматизирован­ной системы, являются номенклатурные объекты. Для плана про­даж это - произведенная продукция и купленные для перепро­дажи товары, для плана производства — продукция и полуфабри­каты, для плана закупок - материалы и товары, и так далее. В любом случае, речь идет о планировании номенклатурных объек­тов в количественном и/или суммовом выражении.

Планирование можно вести с разной степенью детализации, для описания детализации служат следующие объекты:

• номенклатурная группа;

• номенклатура;

• характеристика номенклатуры.

То есть если неизвестны позиции номенклатуры, то планирование можно вести укрупнено по номенклатурным группам.

Номенклатурной группой является объединение однородных но­менклатурных объектов. Такое объединение может быть проведе­но по разным признакам. Пример:

• виды продукции: конфеты, мебель, гвозди и тд;

• регионы сбыта: Центральный, Сибирь и т.д;

• оборачиваемость товаров: ходовые, неликвиды и т.д.

Для каждого объекта номенклатуры можно указать только одну группу принадлежности. Для разных видов планов нельзя ис­пользовать разные способы группировки номенклатуры, т.е. отне­сение номенклатуры к номенклатурным группам едино для всех видов планов. Привязка номенклатуры к номенклатурной группе жестко фиксируется в системе.

Степень детализации объектов планирования зависит от типа плана: укрупненный это план или детализированный.

Для укрупненного плана в качестве объектов планирования ис­пользуются номенклатурные группы. Для уточненного плана детализация будет проводиться до объектов номенклатуры, при этом характеристики номенклатуры для уточненного плана могут быть не указаны.

Неполное указание детализации при формировании планов озна­чает неопределенность в принятии решения, которая может трак­товаться как:

• информация, требующая уточнения, но это уточнение мы пока не готовы дать (например, запланировано 50 столов, но какого они должны быть цвета — мы еще не определились, эта ин­ формация будет уточняться);

• дополнительная детализация не требуется, нас устроит любой подходящий объект (например, запланировано 50 столов все равно какого цвета).

Выбор той или иной трактовки зависит от конкретной ситуации и определяется для каждого случая.

Долгосрочные планы обычно составляются в отношении номенк­латурных групп, когда информации для уточнения данных до но­менклатуры просто нет.

Краткосрочные планы - это уже план не о намерениях, а руково­дство к действию. Для краткосрочных планов должна быть вся информация с детализацией до номенклатуры и ее характеристик.

Количественно-суммовое планирование

Для каждого плана оценку планируемого объема можно вести в количественном и/или суммовом варианте.

Планирование по суммам бывает удобно, когда объемы отгружае­мой продукции планируются, например, исходя из заданного пла­на поступления денежных средств, а продажи ориентированы не на сбыт определенной продукции, а на получение прибыли не важно за счет какой продукции. Исключается только вариант час­тичного ведения по сумме и по количеству, т. е. если для некото­рого плана определен способ ведения и по суммам, и по количеству, то указание сумм и количества желательно для каждой пла­нируемой позиции.

Суммовое планирование ведется с выделением сумм по НДС. Это позволяет, с одной стороны, оценить общий объем планируемых платежей, с другой стороны — оценить объем планируемых нало­гов. Такие оценки используются в системе бюджетирования.

Суммы в планах указываются в валюте управленческого учета.

Дополнительные разрезы планирования

Сценарии

Сценарии для системы планирования являются неким разделите­лем и могут использоваться с точки зрения методологии для сле­дующих задач:

• учет вариантов одного плана;

С этой точки зрения, один вариант плана можно формировать исходя, например, из оптимистичных оценок, другой вариант -исходя из пессимистичных оценок. При этом структура плани­руемых объектов может совпадать, а различие будет в количест­венно-суммовой оценке. Сценарии как варианты могут приме­няться при корректировках планов, когда важно сохранить всю историю изменения плановых данных. В этом случае план копи­руется и ему присваивается новый сценарий.

• учет разных версий одного плана;

В этом случае стратегия построения плана одна, а разница между версиями будет заключаться в различной степени уточнения пла­новых данных.

• сценарности планирования.

Когда у нас есть разные стратегии планирования. Например, пла­нирование производства ориентированное на поддержание опре­деленного уровня запасов или планирование производства ориентированное на снижение уровня запасов на каждой стадии произ­водства.

Сценарий имеет ряд параметров, которые накладывают условия на формирование планов. Такими параметрами являются:

• периодичность. Этот параметр указывает на то, с каким типом периода (месяц, год, квартал, день) можно будет формировать план по этому сценарию;

• детализация планирования. Определяет, укрупненные или уточненные планы можно формировать по данному сценарию;

• возможность ведения количественного и/или суммового учета.

Указание сценария для документов планирования является обя­зательным.

Подразделения

Данные о структурном подразделении могут трактоваться по-разному в зависимости от вида плана, в котором они исполь­зуются.

Для планов продаж подразделение может означать структуру ор­ганизации, от которой будут осуществляться продажи. Если про­дажи проводят несколько структур, а планирование ведется агре­гировано по всем структурам, то в качестве подразделения можно указывать, например, «Администрация» или ничего не указывать. Информация о подразделении является необязательной инфор­мацией в подсистеме планирования.

Проекты

Дополнительный разделитель в системе планирования, предна­значенный для того, чтобы указывать, для каких проектов ведется планирование. Например, планирование может вестись для про­екта расширения ассортиментного набора продукции, или для проекта, связанного с длительным выполнением какого-либо за­каза. Это некий неформальный термин, позволяющий при необ­ходимости увеличить степень детализации планирования, напри­мер, для разделения плановых данных, скажем, по темам.

Итоги

Все виды планов (продаж, производства и закупок) имеют одина­ковую структуру. Исходя из размеров периода планирования и объектов планирования планы разделяются на укрупненные и уточненные. Размер периода жестко не задается для укрупненно­го или уточненного планирования, это, скорее, понятие методоло­гии. Различие между этими видами планов заключается в детали­зации объектов планирования. Для укрупненных планов объекта­ми являются номенклатурные группы, а для уточненных - но­менклатура и характеристики.

Планы можно задавать в количественном и/или суммовом выра­жении. Способ задания жестко привязан к сценарию, в рамках которого ведется планирование. Сценарий определяет периодич­ность планирования, является обязательным разрезом плана. По­мимо сценариев планирование может вестись в разрезе подразде­лений и проектов.

Способы занесения данных в планы

Профили распределения

Для всех видов планов действует следующий способ заполнения данными: формирование уточненных планов по данным укруп­ненных и наоборот. В описании указанных механизмов фигури­рует такое понятие, как профиль. Профиль - это функция, кото­рая описывает изменение некоторого показателя от времени. В нашем случае ось времени рассматривается как дискретная, со­стоящая из периодов. В рамках одного периода значение функции не меняется. Профиль, в свою очередь, действует на ограничен­ном интервале времени. Поэтому о профиле имеет смысл гово­рить как о функции распределения периода А по подпериодам Б, например: профиль распределения года по месяцам, профиль рас­пределения квартала по неделям и т.д. Виды периодов А и Б в системе жестко заданы: год, месяц, квартал, неделя, день. Естест­венно, что период Б должен быть всегда короче периода А.

Назовем интервалы, на которые разбивается весь период профи­ля, подпериодами. Для каждого подпериода необходимо указать вес, согласно которому будет отнесено значение распределяемого параметра на соответствующий подпериод.

Например, необходимо распределить значение некоторого пара­метра, равное 40, по профилю, в котором два подпериода: для первого подпериода задан вес 3, для второго — 5. Это означает, что для первого подпериода значение параметра отнесется как 40*3/(3+5)=15, для второго - 25. То есть, веса в описании про­филя задают базу распределения параметра.

Важно заметить, что профили привязаны к относительной оси времени, они не привязаны к датам. Профиль распределения года по кварталам - это база для распределения данных любого абст­рактного года по кварталам.

Для того чтобы задать профиль, необходимо выбрать:

• вид периода, для которого будет задаваться распределение;

• вид подпериодов;

• список подпериодов с порядковыми номерами следования;

• веса для каждого подпериода.

В отношении количества подпериодов в системе есть жесткое ог­раничение:

• для профиля годового распределения по месяцам необходимо указывать не более 12 подпериодов;

• для профиля годового распределения по кварталам необходи­ мо указывать не более 4 подпериодов;

• для профиля квартального распределения по месяцам необхо­ димо указывать не более 3 подпериодов.

Формулировка «указывать не более» означает, что, если число периодов будет меньше, то для неуказанных периодов при рас­пределении будут автоматически использоваться нулевые веса.

Формирование профилей, задающих распределение некоторых периодов по неделям, производится по следующему правилу: число периодов, указанных в профиле, должно соответствовать числу полных недель этого периода.

Неделя называется неполной, если число дней в этой неделе, при­надлежащих одному месяцу, меньше 7. Такие недели получаются, если дата начала месяца не является понедельником или конец месяца не является воскресеньем. Например, для месяца число полных недель может быть 3 или 4. Это правило будет приме­няться в дальнейшем при увязке периода профиля с датами рас­пределяемого интервала.

Поскольку количество видов периодов и подпериодов для зада­ния профилей ограничено (год, квартал, месяц, неделя, день), то и количество различных комбинаций видов периодов и подперио­дов также ограничено. Например, для задания профиля распреде­ления планов сроком в два года может потребоваться комбинация из двух профилей годового распределения или последовательное применение одного профиля годового распределения к каждому плановому году.

При применении профиля с подпериодами в день мы фактически переходим от объемного к объемно-календарному планированию.

Формирование уточненных планов из укрупненных

Этот механизм является автоматизированным распределением данных укрупненного плана по более кратким периодам (по срав­нению с периодом планирования в укрупненном плане) или ав­томатизированным уточнением объектов планирования. То есть уточнение может происходить сразу по двум направлениям:

• увеличивается детализация по периодам;

• увеличивается детализация по объектам планирования.

Ограничений на последовательность применения этих способов в системе нет, последовательность и целесообразность применения этих способов полностью зависит от предметной области, от сущ­ности объектов планирования.

Детализация по периодам

Распределение данных по периодам означает, что количество по каждому объекту укрупненного плана будет разнесено по перио­дам с применением некоторого профиля распределения. Напри­мер, данные годового плана можно разнести по месяцам и полу­чить уже месячные планы. Говоря о существовании профиля рас­пределения, мы имеем в виду, что распределение данных произ­водится не обязательно равномерно. Мы можем задать профиль вручную. Задавая профиль, можно учесть, например, сезонность продаж, неравномерную загрузку производства, неритмичность снабжения. Как правило, такое разбиение периода планирования на несколько частей - это способ увеличить число контрольных точек за исполнением плана. Система позволяет провести такое разбиение автоматически по некоторому профилю, а затем ре­зультаты скорректировать вручную, например, скорректировать данные в зависимости от числа рабочих и выходных дней, при­шедших на период.

Пример. На предприятиях нередко плановые объемы продаж за месяц разбивают равномерно по рабочим дням. Это позволяет вести оперативный план-фактный анализ, отслеживать сводные итоги по опережению или по отставанию от графика. Для этого в системе необходимо создать 7 профилей распределения месяцев по дням. Причем, для рабочих дней можно указать вес, равный единице, а для выходных и праздников — нулю. Далее применить распределение плана продаж каждого месяца по соответствующе­му профилю.

Применение профилей распределения имеет несколько ограниче­ний.

Одно из них связано с сопоставимостью периодов самого плана (периодичность плана), который собираемся распределять, и под-периодов, указанных в профиле. Ограничение состоит в том, что подпериод используемого профиля должен быть короче перио­дичности распределяемого плана. При этом иногда не важно, ка­кой вид имеет период самого профиля.

Например, возможны следующие применения профилей.

• период профиля больше периодичности плана;

Мы можем применить к месячному плану профиль распре­деления квартала по неделям. Важно, что в этом примере выполняется условие: подпериод неделя короче периодич­ности в месяц.

• период профиля равен периодичности плана;

К месячному плану можно применить профиль распределе­ния месяца по дням.

• период профиля меньше периодичности плана.

К годовому плану можно применить профиль распределе­ния квартала по месяцам и получить план по месяцам.

Если мы хотим получить из квартального плана месячные планы, используя профиль распределения годового плана по неделям, то это относится к задаче получения уточненного плана из укруп­ненного и описывается в следующем разделе.

При указании интервала для выборки плановых данных, подле­жащих распределению по профилю, в системе принято правило: интервал должен быть кратным периодичности плана. Например, если периодичность сценария плана равна месяцу, то распределе­нию подлежит интервал, кратный месяцу, например [01.03.04,

31.12.04], [01.04.04, 31.04.04]. Некорректно будет указать интервал [12.06.04, 12.07.04].

Распределение плановых данных будет проводиться последова­тельно для каждого периода, а не в сумме за все периоды рас­сматриваемого интервала. Например, если периодичность пла­на — месяц и интервал выбран в 3 месяца, то при распределении будут отдельно распределены данные 1, 2, 3 месяца, а не их общая сумма.

Необходимо согласовать интервал плановых данных, которые подлежат распределению, периодичность планов и период приме­няемого профиля.

В зависимости от разных комбинаций, возможно многократное применение процедуры распределения по профилю разных частей выбранного интервала.

Пример. Планирование ведется с периодичностью в квартал. Для плановых данных делаем выборку за период с 01.07 по 31.12. Эти данные необходимо распределить согласно профилю распределе­ния годовых оборотов по месяцам. Итого мы должны получить планы для шести месяцев. Весь выбранный интервал плановых данных укладывается в один год, поэтому распределение по про­филю возможно за одну итерацию.

Пример. Планирование ведется с периодичностью в квартал. Для плановых данных делаем выборку за период с 01.10 по 31.03. Эти данные необходимо распределить согласно профилю распределе­ния годовых оборотов по месяцам. Итого мы должны получить планы для шести месяцев. Весь выбранный интервал плановых данных НЕ укладывается в один год, поэтому распределение по профилю возможно за две итерации.

Итак, нами корректно выбран профиль распределения, задан ин­тервал дат для распределения. Теперь для интервала надо опреде­лить, как подпериоды профиля согласуются с реальными датами из интервала. Ведь сам профиль задается в относительной шкале времени без привязки к календарю, а интервал — в абсолютной. Нужно определить, для какого интервала календарных дат дейст­вует тот или иной подпериод из профиля и, соответственно, для какого интервала календарных дат какой вес указать в качестве базы распределения.

Чтобы перевести профиль из относительной шкалы в абсолютную действуют следующие правила.

1. Если периодом профиля является год, а подпериодами — кварталы или месяцы или дни, то началу первого периода соответствует всегда дата 01 января.

2. Если периодом профиля является квартал, а подпериода­ ми — месяцы или дни, то началу первого периода соответ­ ствует всегда первое число месяца - начало квартала (1 января, 1 апреля, 1 июля, 1 октября). В зависимости от то­ го, к какому кварталу относится интервал распределяемых данных, выбирается соответствующая дата начала периода профиля.

3. Если периодом профиля является месяц, а подпериода­ ми — дни, то началу первого периода соответствует всегда первое число месяца. В зависимости от того, к какому ме­ сяцу относится интервал распределяемых данных, выбира­ ется соответствующая дата начала периода профиля.

Если подпериодом профиля является неделя, то началу первого периода соответствует начало распределяемого периода. Напри­мер, если применяется профиль распределения месяца по неде­лям, но начало первого периода в профиле будет соответствовать дата начала месяца. Отсюда следует, что первая неделя, которая соответствует первому периоду в профиле распределения, может быть либо полной неделей (когда начало месяца является поне­дельником), либо неполной. То есть профиль распределения ме­сяца по неделям может содержать до 6 периодов (4 полных неде­ли и 2 неполных). Для неполных недель действует правило: вес подпериода профиля корректируется на число дней неполной не­дели.

Поэтому в описании профиля распределения месяца по не­делям имеет смысл задавать 6 подпериодов, так как в меся­це могут быть 2 неполные недели.

Аналогичным образом задается профиль распределения го­да по неделям и кварталов по неделям. Началу первого подпериода в таких профилях будет соответствовать либо начало года, либо начало квартала.

Для неполных недель вес корректируется на число дней, входящих в неполную неделю. Для нашего примера вес первой полной недели равен 6, в первую неполную неделю входит 2 дня, значит вес для первой неполной недели вы­числяется как 6*2/7=1,71. Аналогично для последней не­полной недели 3*1/7 = 0,43.

Это правило коррекции действует даже в случае, когда вес рас­пределения задан для каждой недели года. Например, нам нужно распределить месячные планы, используя профиль распределения квартала по неделям. В этом случае для каждой недели года будет указан свой вес. Однако для недель, попадающих на стык двух месяцев, вес будет вычисляться по правилу корректировок весов для неполных недель. Для нашего примера вес первой неполной недели марта будет равен не 8, а вычислен как 8*2/7=2,86.

Если для какого-либо профиля задано количество подпериодов меньше, чем следует, то веса незаданных подпериодов считаются равными нулю. Такое возможно, например, если в профиле рас­пределения недели по дням задано не 7 подпериодов, а 5. Это оз­начает, что для последних двух подпериодов значение весов равно нулю.

Такая же ситуация возникает, когда профиль распределения ме­сяца по дням задан не для 31, а для 30 подпериодов (дней). При применении такого профиля веса для 31 чисел будут равны нулю.

Наложение профиля на абсолютную шкалу времени происходит последовательно для каждого периода, входящего в профиль, до тех пор, пока не будет распланирован весь интервал данных. Это приводит к тому, что теоретически можно указывать и больше подпериодов, но календарные даты будут указаны только для тех, которые имеют смысл. Например, если периодичность данных для планирования - месяц, и для этого интервала мы используем профиль распределения «месяц по неделям», указав 8 периодов в профиле, то, последовательно определяя календарные даты для подпериодов, мы дойдем, например, до 5 подпериода, определив для него конечную дату 29 число месяца. Следующая неделя бу­дет неполной и для ее определения возьмется вес следующего (шестого) периода скорректированный на количество дней в не­полной неделе. А далее для нового месяца итерация повторится -сначала определим дату первого подпериода, потом второго и так далее. Подпериоды, начиная с 7, окажутся в профиле невостребо­ванными в механизмах планирования.

Итак, для распределения данных планирования по профилю рас­пределения необходимо выполнить действия:

• определить корректность выбранного интервала плановых дан­ ных. Интервал должен быть кратным периодичности плана.

• выбрать корректный профиль распределения. Периодичность плана должна быть больше подпериодов выбранного профиля.

• весь интервал выборки плановых данных делится на интерва­ лы равные периодичности плана и распределению подлежат данные каждого интервала.

• для каждого интервала применяется распределение по профи­ лю согласно правилам распределения. Сначала для подперио­ дов профиля определяются календарные даты начала и конца подпериода, далее для этих периодов определяются веса. Веса задают базу распределения плановых данных.

Детализация по объектам планирования

Детализация по объектам планирования заключается в распреде­лении плановых оборотов номенклатурной группы по входящим в эту группу объектам номенклатуры. Поскольку для каждой но­менклатуры возможен единственный вариант принадлежности этой номенклатуры группе, то и вес вхождения может быть опре­делен один раз. То есть для этого варианта детализации мы не можем задать разные профили распределения оборотов, этот профиль — единственный. История изменения весов вхождения номенклатуры в группу в системе не хранится.

Согласно этому профилю, будут распределяться и количествен­ные и суммовые плановые обороты группы. Заметим, что для системы не важно, в каких единицах измерения ведется количе­ственный учет номенклатуры, входящей в одну группу.

Веса задаются для каждого объекта вручную и служат базой рас­пределения оборотов. Автоматизированный способ заполнения веса, например, на основе статистики, в системе не предусмотрен. Если вес не указан, он принимается равным нулю.

Уточненные планы ведутся в разрезе номенклатуры и характери­стик номенклатуры. После формирования уточненного плана зна­чения характеристик номенклатуры останутся пустыми. Для кор­ректного оформления плана значения этих характеристик необ­ходимо будет внести вручную.

Формирование уточненных планов по данным других подсистем

Данные для формирования уточненных планов могут формиро­ваться по данным подсистемы заказов. Таким способом данные о заказах, сделанных поставщикам, могут составить основу для формирования плана закупок, а заказы покупателей - для плана продаж.

Подбор заказов пользователь производит вручную, ориентируясь, например, на дату отгрузки в заказах покупателей или на дату поступления в заказах поставщикам. Системой в этом случае будут автоматически складываться обороты по включенным зака­зам. При этом ссылка на заказы в самих планах не хранится.

Для формирования укрупненных планов с детализацией по но­менклатурным группам, заказы поставщикам и заказы покупате­лей не могут использоваться. Если это все же необходимо, то формирование такого плана возможно за две итерации:

• формирование уточненного плана по данным заказов;

• формирование укрупненного плана из уточненного, являюще­ гося результатом предыдущей итерации.

Формирование укрупненных планов из уточненных

Этот механизм является автоматизированным объединением дан­ных из уточненных планов. Причем укрупнение плана может проводиться как путем увеличения периода планирования так и укрупнением категорий планирования.

То есть укрупнение может происходить сразу по двум направле­ниям:

• уменьшением детализации по объектам планирования.

• уменьшение детализации по периодам планирования;

Ограничений на последовательность применения этих способов в системе нет, последовательность и целесообразность применения этих способов полностью зависят от предметной области, от сущ­ности объектов планирования.

Сложение оборотов планов можно проводить независимо от того, какие сценарии или какие периодичности имеют планы. Итого­вому плану мы можем присвоить новый сценарий, отличающийся от сценариев первоначальных планов, указать любую периодич­ность.

Важно! Если первоначальные данные в планах были указаны с точностью до номенклатуры, то и итоговый план сформирован с точностью до номенклатуры. Проблемой может стать только агре­гирование планов с периодичностью неделя для формирования месячного, квартального или годового планов. Связана проблема с неоднозначным отнесением данных недели, попадающей на стык месяцев или кварталов. В этом случае плановые данные по этой неделе разносятся по разным месяцам пропорционально ко­личеству дней этой недели относящимся к разным месяцам.

Пример. Мы определили, что периодичность конечного плана должна быть месяц. В этот план должны входить данные некото­рого-плана, периодичность которого неделя. Пятая неделя этого плана приходит на период [30 марта, 05 апреля]. Количество не­которой номенклатуры для этого периода 70 штук. При формиро­вании месячного плана надо это количество распределить между периодом марта и апреля. Соответственно в мартовский план по­падет 70*2/7=20 штук, а в апрельский 70*5/7=50 штук.

Укрупнение плана возможно и без увеличения периодичности.

Можно сложить планы нескольких сценариев за один период. Например, если для каждого менеджера задан план продаж на один и тот же период, но по разным сценариям, то можно получить общий план продаж сложением оборотов из планов каждого менеджера.

Уменьшение детализации по объектам планирования означает переход от планов с детализацией по номенклатуре к планам с детализацией по номенклатурным группам. Такое укрупнение происходит фактически сложением оборотов номенклатуры в разрезе своих групп. Условием корректной операции будет тот факт, что все номенклатурные позиции в рамках одной группы имеют одну единицу измерения. Иначе может произойти сложе­ние количества в штуках с количеством в метрах.

Формирование планов производства из планов продаж

Планы продаж являются основой для построения плана произ­водства. Один из принципов планирования, заложенных в систе­ме, - возможность планирования объемов материальных запасов достаточных не только для обеспечения производственной про­граммы, но и для поддержания необходимого уровня складских материальных запасов. Аналогично объемы производства могут быть спланированы исходя не только из данных заказов покупа­телей, но и из минимальных складских запасов продукции. Таким образом, производство должно не только покрыть потребности заказов покупателей, но и наработать определенный запас на ко­нец планируемого периода. За счет хранения этих данных при планировании может быть учтено, что за период возможны изме­нения уровня запасов и план производства не равен плану про­даж.

В системе существует возможность указывать планируемые ос­татки запасов на каждый день.

Оценки уровней изменений остатков могут различаться для раз­ных сценариев. При формировании планов производства из пла­нов продаж возможно указание сценария плана изменения остат­ков, отличного как от сценария продаж, так и от сценария произ­водства. Плановые остатки указываются в разрезе номенклатуры и характеристик. Причем планированию подлежат данные как по количеству, так и по суммам и по сумме НДС.

Ограничением системы является формирование уточненного пла­на производства только на основе уточненного плана продаж. То есть планы производства формируются из планов продаж без преобразования объектов планирования. Из уточненного плана производства в дальнейшем можно получить укрупненный план, однако нельзя получить укрупненный план производства на ос­новании укрупненного плана продаж.

В общем случае, механизм формирования плана производства заключается в получении оборотов по плану продаж, увеличен­ных на планируемый размер остатков на конец периода и умень­шенных на планируемый размер остатков на начало периода.

Формирование плана производства по такой схеме может выпол­няться с использованием дополнительных механизмов - таких как:

• изменение первоначальных данных продаж на поправочный коэффициент;

Это может быть использовано, в случае если необходимо оценить план производства по данным текущего плана продаж с учетом того, что в планируемом месяце ожидается увеличение продаж на 10%.

• замена значений, например, замена значений сценариев;

• смена периодичности.

В общем случае можно получать план производства с периодич­ностью, отличающейся от периодичности плана продаж и вы­бранной периодичности получения планируемых остатков.

Поправка данных на коэффициент и замена значений произво­дится до этапа преобразования данных плана продаж в план про­изводства.

Для построения плана производства на основании плана продаж необходимо выполнить следующие действия.

Выбрать периодичность получения остатков и периодичность плана производства, который необходимо построить.

В общем случае, эти периоды могут не совпадать: периодичность остатков может быть больше или меньше периодичности конеч­ного плана производства. Периодичность остатков фактически задает точность планирования, гарантируя наличие определенно­го уровня запасов в контрольных точках. Периодичность остатков также не связана с периодичностью исходных планов продаж.

Несовпадение периодичностей приводит к двухэтапному методу получения плана производства:

• на первом этапе синхронизируются периодичности пла­ на продаж и выбора остатков, план продаж корректиру­ ется на размер плановых остатков;

• на втором этапе план продаж приводится к нужной пе­ риодичности.

На следующем примере показано графически получение плана производства из планов продаж. Исходно имеем два плана про­даж с разной периодичностью - месяц и квартал. На основе этих планов необходимо получить квартальные планы производства.

Периодичность выбора остатков - месяц. Соответственно, исход­ные планы продаж нужно привести к периодичности выбора ос­татков. Для этого пользователь должен выбрать профиль распре­деления для каждого плана продаж с подпериодом, равным пе­риодичности получения остатков. Если периодичность выбора остатков больше, чем периодичность плана продаж, то использу­ется не профиль распределения, а агрегирование данных продаж. Если профиль распределения пользователем не выбран, но систе­мой производится равномерное распределение данных.

Важно заметить, что помимо распределения данных продаж: по профилю распределения, можно применять распределения ук­рупненного плана продаж по номенклатуре. В этом случае снача­ла применяется профиль распределения по периодам, а затем распределение номенклатурных групп по объектам номенклатуры.

Далее показано, как меняются плановые остатки и, соответствен­но, на какие величины нужно будет увеличить или уменьшить планы продаж.

Корректируем планы продаж на величину изменения плановых остатков. Фактически, для каждого подпериода к данным плана продаж добавляем значение планового остатка на конец подпе­риода и вычитаем значение на начало подпериода.

Осталось для каждого скорректированного плана продаж привес­ти его к заданной периодичности в квартал. Поскольку периодич­ность конечного плана производства в этом примере больше, чем периодичность получения остатков, то будет проводиться не рас­пределение по профилю, а агрегирование данных.

Оценка по ключевым ресурсам

Для быстрой оценки исполнимости планов может анализировать­ся объем потребления ключевых ресурсов, необходимых для вы­полнения данного плана. Состав таких ключевых ресурсов опре­деляется пользователем (транспорт, время работы ключевого обо­рудования, выбросы в атмосферу и т.д.) и для каждой плановой позиции может быть определен объем потребления одного или нескольких таких ключевых ресурсов. Например, если для отгру­зок 1 тонны продукции заданного наименования необходима 1 транспортная единица, то после формирования плана продаж можно рассчитать, какое количество транспортных единиц пона­добиться для реализации продукции. Если в случае нехватки транспорта мы должны будем уменьшать план продаж, то такой ресурс как транспорт будет считаться ключевым. Размер каждого ключевого ресурса пользователь определяет самостоятельно. Ключевые ресурсы на учет никак не влияют, по ним лишь опре­деляется возможность исполнимости созданного плана.

К рассмотрению в качестве ключевых ресурсов обычно принима­ются либо наиболее дефицитные ресурсы, либо ресурсы, которые описывают некоторое ограничение.

Объем необходимых ключевых ресурсов может быть рассчитан для любого сценария плана, а затем необходимые объемы могут быть сопоставлены с графиком доступности этих ресурсов. Если их окажется недостаточно, то можно предполагать неисполни­мость плана.

Оценку по ключевым ресурсам можно проводить для всех видов планов: продаж, производства, закупок.

Потребность в ключевых ресурсах устанавливается в привязке к объектам номенклатуры и носит постоянный характер. Поскольку планирование может вестись как в натуральных показателях, так и в суммовых, для каждого вида ресурса следует определить: к какому типу оценки (количественному или суммовому) плани­руемого объекта будет относиться значение ресурса. Например, потребление какого-либо ресурса может задаваться в рублях на один рубль продаж некоторой номенклатуры.

Важно! Тип базы для каждого ресурса жестко закреплен, то есть нельзя указать объем использования ресурса на количество одной номенклатуры и объем того же ресурса на сумму другой номенк­латуры. Кроме типа базы, указывается, на какой объем номенкла­туры задается ресурс. Например, можно указать, что работа стан­ка, необходимая для изготовления 50 деталей, равна 1 часу. То есть необходимый объем ресурса мы задаем в привязке не на еди­ницу номенклатуры, а на некоторый ее объем (50 штук).

Пример. При продаже каждых 10 штук некоторой продукции не­обходимо 4 упаковочных набора. И на рубль стоимости продаж приходится 0,04 руб. затрат на рекламу. Необходимо определить: какие затраты должны быть на рекламу и сколько необходимо упаковок для реализации плана продаж в 1000 штук по цене 20 руб. за штуку. Получаем, что для такой программы необходимо 100 упаковок, а затраты на рекламу должны быть не менее 800

руб.

Доступность ресурса может быть изменена в любой день, однако при анализе доступности ресурса данные о том, какое количество ресурса доступно на период планирования, будут браться на ко­нец периода. Например, если планирование имеет периодичность в месяц, то данные по доступности ресурса будут считаться актуальными на конец каждого месяца, несмотря на то, что изменение могло проходить и в течение месяца. Потребление ресурса указы­вается в привязке к некоторому периоду. Период задает время, на которое распространяется условие доступности ресурса, напри­мер, количество килограмм выбросов в атмосферу за месяц, коли­чество станков в неделю и т.д. Вид периодичности ресурса явля­ется настройкой всей системы и един для всех ресурсов, поэтому при оценке доступности ресурсов следует выбирать периоды пла­нирования, кратные периодам действия ресурсов.

Итак, для того чтобы проанализировать доступность некоторого ресурса, необходимо:

• получить объем ресурса, необходимый для выполнения плана, для каждого периода плана;

• на конец каждого периода плана получить данные о доступно­ сти ресурса. Считаем, что эти данные актуальны и применимы ко всему периоду;

• сопоставить данные о необходимом объеме с данными о дос­ тупности ресурса для каждого периода планирования.

На рисунке заштрихованные области соответствуют периодам, когда количество доступного ресурса меньше необходимого объе­ма для выполнения плана (4 и 5 периоды плана).

Фиксация сценариев-периодов

Сценарность планирования позволяет нам помимо окончательных утвержденных планов формировать и записывать в систему про­екты планов. Эти проекты планов могут иметь несколько итера­ций согласований и уточнений. Иногда появляется необходи­мость в запрете редактирования некоторого плана от изменений. В системе можно зафиксировать любой план любого сценария. Пользователем указывается дата границы фиксации, блокируется изменение данных, относящихся к периодам ранее этой даты.

Основные объекты подсистемы в конфигурации

Объекты конфигурации для формирования планов продаж, производства, закупок

Основные параметры планов и их применение определяются сце­нариями. Данные планов могут быть уточнены до подразделений, проектов и дополнительных свойств документов планирования. Кроме того, сценарии определяют периодичность связанных с ними данных планирования. Перечень сценариев планирования фиксируется в справочнике «Сценарии». Для формирования пла­нов продаж, производства, закупок в справочнике необходимо определить следующие реквизиты:

• «Детализация планирования» - указывается, будут ли в плане указываться объекты номенклатуры или план будет укрупнен­ ным с точностью только до номенклатурных групп;

• «Периодичность» - периодичность планирования (год, квартал и т.д.);

• «Учет по суммам» - признак того, что план будет формиро­ ваться в суммовом выражении, причем плановые суммы будут устанавливаться пользователем;

• «Учет по количеству» - признак того, что количество будет указываться в плане, то есть будет планируемым показателем.

Объектами планирования выступают плановые объемы продаж, производства и закупок номенклатуры или номенклатурных групп. Основная задача - ввод, хранение, корректировка и фор­мирование плановых данных.

Все операции, описанные в данном разделе, равно применимы к планированию продаж, производства и закупок. Различается только вид документа, которым производится оформление -«Планирование продаж», «Планирование производства» или «Планирование закупок».

Дальнейшее описание производится для планирования продаж.

Укрупненное и уточненное планирование продаж (производства, закупок)

Вид плана, уточненный или укрупненный, определяется настрой­ками сценария (реквизит «Детализация планирования» справоч­ника «Сценарии»). Перечень номенклатурных групп ведется в справочнике «Номенклатурные группы». Привязка объектов но­менклатуры к номенклатурным группам может быть установлена как в форме номенклатурной группы, так и в форме номенклату­ры (реквизит «Номенклатурная группа» на закладке «Дополни­тельно» справочника «Номенклатура»). В форме справочника «Номенклатурные группы» для номенклатуры, входящей в груп­пу, устанавливается вес вхождения в группу. Этот вес будет ис­пользоваться, например, при распределении планового параметра, относящегося к номенклатурной группе, среди номенклатуры группы.

Укрупненное планирование производится вводом документов по укрупненным планам, уточненное - по уточненным планам.

В общем случае первоначально вносятся данные укрупненного планирования (по укрупненному сценарию), затем на их основе формируются данные уточненного планирования. Для этого ис­пользуется два сценария и должны быть настроены вхождения номенклатуры в номенклатурные группы.

Кроме этого, вполне допустимо заполнение сразу данных уточ­ненного планирования - как «с нуля», так и по данным, уже при­сутствующим в системе.

Ввод данных. Формирование документов

Плановые данные продаж вносятся в систему документом «Пла­нирование продаж» («Планирование производства» или «Плани­рование закупок»). В документе обязательно указываются сцена­рий планирования (определяет ключевые параметры документа и вводимых данных) и дата планирования (начальная дата периода, на который вводятся данные).

В документе также устанавливаются валюта документа, тип цен, флаги включения налогов - используются при заполнении доку­мента.

Документ может быть заполнен по нескольким стратегиям запол­нения, которые устанавливаются в форме заполнения соответст­вующими реквизитами:

• «Учитывать объем продаж за период в размере (%)» - позво­ ляет заполнить план продаж данными по фактическому объе­ му продаж продукции за период. То есть за определенный пе­ риод будет выбран объем фактически проданных ценностей и от этого объема будет взят определенный процент. Если в пла­ не продаж используется сценарий с периодичностью планиро­ вания по номенклатурным группам, то данные выборки будут свернуты по номенклатурным группам, согласно вхождению номенклатуры в группу;

• «Учитывать планы продаж за период (%) в размере» - позво­ ляет заполнить план продаж по данным других планов продаж с заданным сценарием;

• «Учитывать заказы покупателей за период в размере (%)» - в план продаж попадут данные из заказов покупателей за пери­ од, причем будут учтены только те заказы покупателей, у ко­ торых плановая дата отгрузки будет находиться внутри перио­ да планирования;

• «Учитывать текущие складские остатки» - данные для плана продаж будут браться из существующих складских запасов.

Возможно указание сразу нескольких стратегий, при этом данные плана продаж будут суммой результатов, полученных по каждой стратегии расчета.

При заполнении плана продаж отдельно могут быть указаны стратегии выбора цены. Заполнение плана продаж может быть выполнено по указанным типам цен компании или контрагентов с наложением дополнительных отборов.

Контроль исполнимости планов

Для быстрого контроля исполнимости планов используется отчет «Проверка достаточности ключевых ресурсов». В отчете указывается вид планирования и проверяемый сценарий, по его данным можно определить дефицит ключевых ресурсов. Для работы отчета требуется предварительно заполнение данных по потреблению ресурсов и по их объемам доступности. Перечень ключевых ресурсов устанавливается в справочнике «Ключевые ресурсы предприятия». Значения ключевых ресурсов по которым будет определяться исполнимость плана указывается в регистре сведений «Потребность в ключевых ресурсах предпри­ятия». Значение каждого ресурса указывается для каждого вида плана. То есть в этом регистре храниться сам перечень ключевых значений с данными о том, сколько такого ресурса достаточно для выполнения плана. Фактическое наличие ресурсов на предпри­ятии на конкретную дату устанавливается в регистре сведений «Доступность ключевых ресурсов предприятия».

Копирование планов

Для формирования новых плановых данных на основании суще­ствующих данных планов или факта используется обработка «Копирование планов». В данной обработке осуществляется пе­ренос данных между различными сценариями с соответствующи­ми преобразованиями. Результатом ее работы является пакет до­кументов планирования, содержащих сформированные данные.

Переход к уточненному планированию

Для перехода от укрупненных плановых данных к уточненным планам в качестве источника данных указывается укрупненный сценарий и дополнительные фильтры при необходимости, в каче­стве получателя - конечный уточненный план (уточненный сце­нарий). При этом если для конечного плана указаны интервалы дат, проект или подразделение, отличное от аналогичных данных начального плана - будет произведена замена. При переходе от укрупненного сценария к уточненному сценарию будет произве­дено распределение оборотов номенклатурных групп по номенк­латуре. Если периодичность исходного и конечного планов раз­личаются, то дополнительно производится распределение по пе­риодам.

Сформированные документы следует при необходимости прове­рить, скорректировать и провести. Их проведение формирует данные уточненного плана.

Возможен также и обратный процесс - переход от уточненных планов к укрупненным. В этом случае исходным будет уточнен­ный сценарий, а конечным - укрупненный.

Профили распределения, которые используются для формирова­ния уточненных планов указываются в справочнике «Профили распределения по периодам».

Переход к уточненному планированию может быть осуществлен с помощью обработки «Копирование планов».

Перенос данных между планами разных типов

В обработке «Копирование планов» виды исходного и конечного планов могут различаться. Это дает возможность переносить дан­ные между планами различного назначения.

Например, для формирования плана производства по данным плана продаж следует для исходного плана указать вид плана «Продажи», а для конечного - «Производство».

При формировании плана производства из плана продаж могут быть учтены плановые остатки продукции на складах. Такие ос­татки устанавливаются в регистре сведений «Плановые остатки товаров».

Проверка данных планов

Для проверки данных используются отчеты «План продаж», «План производства», «План закупок».

План-фактный анализ

Для проведения план-фактного анализа используются отчеты «План-фактный анализ продаж», «План-фактный анализ произ­водства», «План-фактный анализ закупок».