Глава 13. Управление взаиморасчетами с подотчетными лицами

Валюта ведения взаиморасчетов с подотчетным лицом

Расчеты с подотчетным лицом по управленческому учету ведутся одновременно в валюте управленческого учета и в указанной пользователем валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом.

Валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом устанавливается в момент выдачи денежных средств подотчетному лицу и может отличаться от валюты выдачи денежных средств. Именно в этой валюте будет проводиться погашение задолженности при оформ­лении авансового отчета или при возврате денег в кассу. Если валюта взаиморасчетов отличается от валюты денежных средств, то сумма задолженности подотчетного лица будет пересчитана из валюты денежных средств по курсу взаиморасчетов, установлен­ному пользователем в документе.

Взаиморасчеты по бухгалтерскому учету с подотчетным лицом ведутся только в валюте выдачи денежных средств. То есть если денежные средства выдавались из рублевой кассы, то в рублях (задолженность проводится по счету 71.01 «Расчеты с подотчет­ным лицами»), если денежные средства выданы в другой валюте, не совпадающей с валютой регламентированного учета, то задол­женность проводится по счету 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами

Детализация взаиморасчетов с подотчетными лицами ведется с точностью до работника. Для регламентированного учета на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» для этого введено субконто «Работники организации».

Погашение задолженности оформляется либо при авансовом от­чете, либо при возврате денежных средств подотчетным лицом в кассу.

Дополнительно по управленческому учету задолженность подот­четного лица может вестись в разрезе документов, образовавших задолженность, то есть в разрезе расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. Соответственно погашать задолженность можно в разрезе документов, образовавших задолженность. Если авансовый отчет был оформлен до выдачи денежных средств, то есть работник отчитывается за потраченные собственные денеж­ные средства, то при выдаче денежных средств из кассы можно указать погашение задолженности по авансовому отчету. И, на­оборот, при оформлении авансового отчета можно указать, за ка­кие денежные средства отчитывается работник, то есть указать перечень расходных кассовых ордеров.

Основные объекты подсистемы в конфигурации

Документы для отражения операций по взаиморасчетам с подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств под отчет оформляется до­кументом «Расходный кассовый ордер». В документе указывается вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику».

Если документ не проводится по бухгалтерскому учету, то для ведения взаиморасчетов с подотчетным лицом можно указать до-

полнительно валюту взаиморасчетов, которая может отличаться от валюты выдачи денежных средств. В этой же валюте будет по­гашаться задолженность при оформлении авансового отчета.

Если документ проводится и по бухгалтерскому учету, то валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом не должна отличаться от валюты кассы (от валюты выдачи денежных средств).

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу проводится документом «Приходный кассовый ордер» с установленным ви­дом операции «Возврат денежных средств подотчетником». В до­кументе указывается сумма возврата, касса, подотчетное лицо, документ, по которому были выданы денежные средства.

Авансовый отчет работника оформляется документом «Авансо­вый отчет». В этом документе на закладке «Авансы» указывается перечень документов, по которым выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетник отчитывается.

На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетником сумм.

По бухгалтерскому учету данные, указанные в разных табличных частях, фактически определяют счет дебета, который будет зна­чится в проводке в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В зависимости от требования оформления хозяйственных опера­ций, возможны разные варианты заполнения авансового отчета:

• Если при закупке товаров, помимо погашения задолженности подотчетного лица, на эту сумму нужно скорректировать взаиморасчеты с внешними контрагентами, то заполняется за­кладка «Оплата». На этой закладке указываются все парамет­ры для проведения взаиморасчетов с внешними контрагента­ми. По бухгалтерскому учету в проводке в корреспонденции с 71 счетом будет по дебету счет расчета с контрагентами, вы­бранный на закладке «оплата». Таким способом можно отра­жать оплату подотчетным лицом купленных у поставщиков товаров. Саму поставку товаров в этом случае надо оформлять документом «Поступление товаров и услуг», который оприхо­дует товары и закроет взаиморасчеты с поставщиком. То есть заполнение закладки «оплата» позволяет провести операцию по системе взаиморасчетов.

• Если при покупке товаров или услуг подотчетным лицом опе­ рацию не требуется проводить по системе взаиморасчетов, то можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предпри­ ятия. По бухгалтерскому учету счет дебета и аналитика будет указываться на закладке •«прочие»;

• Если стоимость купленных подотчетным лицом ТМЦ требует­ ся отразить на балансе предприятия и вести по ним складской учет, то заполняется закладка «товары» или «тара», где указы­ вается перечень поступивших ТМЦ. По бухгалтерскому учету операция будет проведена по дебету счета учета поступивших ТМЦ. Важно, что в этом случае можно использовать докумен­ тооборот ордерного склада и отразить увеличение остатков то­ варов либо по ордеру, либо без ордера в самом авансовом от­ чете.

Регистр для учета расчетов с подотчетными лицами

По управленческому учету данные о взаиморасчетах с подотчет­ным лицом ведутся на регистре «Взаиморасчеты с подотчетными лицами». Измерения регистра содержат информацию:

• ФизЛицо - ссылка на подотчетное лицо, значение измерения всегда заполнено;

• Валюта - валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом, валю­ та устанавливается в каждом документе, влияющем на расчеты с подотчетными лицами, значение измерения всегда заполне­ но;

• РасчетныйДокумент - документ, образовавший задолженность подотчетного лица, например, расходный кассовый ордер или авансовый отчет, расчетный документ может быть не указан.

Значение задолженности в валюте управленческого учета записы­вается в ресурс «СуммаУпр», а в валюте расчетов с подотчетным лицом - в ресурс «СуммаВзаиморасчетов».