Глава 8. Управление заказами

Назначение

Система управления заказами содержит средства анализа заказов, призвана оказывать поддержку в принятии управленческих реше­ний при взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места на производстве и складе.

Виды заказов

В системе существует два вида заказов:

• заказ покупателей (внешних контрагентов);

• заказы поставщикам (внешним контрагентам).

Заказ покупателя - это заказ внешнего по отношению к фирме контрагента на приобретение какой-либо продукции. Заказ счита­ется исполненным, если произведена отгрузка всего заказанного количества товаров или если заказ принудительно закрыт менед­жером. Закрытие заказа означает снятие заказа с учета, несмотря на то, что не вся продукция, указанная в заказе отгружена, однако надобности в отгрузке оставшегося количества уже нет. Для вы­полнения заказа продукция может быть куплена у сторонней ор­ганизации или произведена своими силами.

На основании данных заказа можно сформировать счет на оплату. Счет для клиента будет являться основанием для оплаты заказа. Данные счета не участвуют в оценке общего объема потребности продукции, данные счета необходимы для формирования печат­ной формы. Счет может являться аналитическим разрезом систе­мы взаиморасчетов.

Заказ поставщику - это заказ фирмы внешнему контрагенту на поставку материалов для изготовления продукции и товаров для перепродажи. Заказ будет считаться исполненным, если весь заказанный поставщику товар будет получен на склады фирмы или если заказ будет принудительно закрыт менеджером. Понятие закрытого заказа поставщику аналогично понятию закрытого за­каза покупателя.

Заказ покупателя и заказ поставщику могут быть оформлены как на ведение торговых операций с контрагентами, так и на ведение операций по переработке давальческого сырья. Причем, для опе­раций переработки ведение заказов обязательно. Торговые опера­ции могут оформляться и в том случае, когда учет заказов не ве­дется.

Информационное содержание заказа

Каждый заказ, независимо от вида, содержит следующие данные по товарному составу:

• номенклатуру;

• характеристику;

• количество;

• единицу измерения.

Возвратная тара учитывается обособленно. Данные об основной заказываемой продукции и возвратной таре разделены в докумен­тах, для ввода используются две табличные части. Такое разделе­ние позволяет формировать отчеты по заказам в разрезе товаров и возвратной тары.

Информация, содержащаяся в заказах покупателей:

Дета отгрузки. Дата, к которой планируется отгрузка товара по заказу. При этом не разделяется дата, к которой должна быть произведена продукция, и дата, к кото­рой продукция должна быть отгружена. Считаем, что эти моменты времени совпадают. Дата отгрузки мо­жет не указываться. Пустая дата отгрузки имеет са­мостоятельный смысл. Она означает, что срок по­ставки товара пока неизвестен. Эта дата становится известна после оплаты заказа, или после его корректировки. Другими словами, заказ, у которого не ука­зана дата, это то, что мы должны отгрузить, но пока не понятно когда. Информация о дате отгрузки мо­жет использоваться при планировании

Дата оплаты. Дата, к которой планируется получить оплату по заказу. Если значение не указано, то это означает, что дата оплаты пока неизвестна.

Банковский счет / Касса. По указанному счету / кассе происхо­дит планирование поступления денежных средств по заказу. Имеет смысл, даже если планирование денег отключено. В этом случае выступает только для пе­чатной формы счета или заказа.

Место хранения. Склад, с которого предварительно планируется отгрузка продукции. Т.е. склад, с которого будет от­гружаться продукция, в итоге может отличаться от значения, указанного в заказе.

Организация, Контрагент, Договор. Данные, необходимые для системы взаиморасчетов. Помимо этого, в заказах по­купателей указывается цена товара, сумма, ставки НДС. Данная информация также необходима для системы взаиморасчетов.

Стоимость продукции, выпущенной под заказ

Заказ оформляется в произвольной валюте. Отдельно указывает­ся валюта взаиморасчетов. Сумма долга определяется стоимостью заказанной продукции.

Если в системе ведется учет заказов покупателей, то партионный стоимостной учет ТМЦ, использованных для изготовления зака­за, может вестись обособленно. Для этого должна быть установ­лена соответствующая настройка в договоре контрагента. Это от­носится и к товарам, и к продукции. Этот же признак использует­ся для определения обособленного учета затрат на производство и расчета себестоимости по заказам покупателей

Для заказов на переработку давальческого сырья обособленный учет ТМЦ ведется всегда, все затраты, все перемещаемые партии ТМЦ указываются с точностью до заказа.

Связь системы взаиморасчетов с контрагентами и системы заказов

Заказы покупателей, заказы поставщикам, счета могут выступать аналитическим разрезом взаиморасчетов. По этим объектам в системе взаиморасчетов могут образовываться сделки.

Зависимости возможной детализации взаиморасчетов в докумен­тах Счет на оплату и Заказ покупателя (поставщику):

Резервирование ТМЦ под заказ

Резервирование под заказ - это система распределения имею­щихся на складах объемов продукции и товаров для использова­ния в соответствующем заказе. Резервированию подлежат только имеющиеся на складах реальные объемы товаров. В некотором смысле, можно зарезервировать товары, которые еще только за­планированы к покупке, на которые оформлены заказы постав­щикам. Такой механизм называется размещением заказов покупа­телей в заказах поставщикам. Более подробно об этом механизме в следующем разделе.

Для оформления резерва необходимо определить:

• номенклатуру (с указанием характеристики);

• количество;

• склад.

Резервирование нельзя вести в целом по всем складам, резерви­рование всегда привязано к складам. Резервировать товары мож­но на любом складе. Более того, один и тот же товар в заказе мо­жет быть зарезервирован частично на одном складе, а частично на другом.

Указать все данные для резервирования можно как вручную, так и с использованием специальных механизмов авторезервирова­ния. Это касается не только установки, но и снятия резерва.

Установка резерва может быть произведена при следующих хо­зяйственных операциях:

• при оформлении заказа;

• при ручной корректировке заказа;

• при ручном изменении резерва;

• при поступлении товаров по заказу поставщику, если в этом заказе поставщику были размещены товары из заказов покупа­ теля.

Снятие резерва может проводиться в случаях:

• ручной корректировки заказа;

• ручной корректировки резерва;

• снятия просроченного резерва;

• отгрузки по заказу;

• закрытия заказа.

Если для какого-либо товара в заказе не указано, на каком складе и в каком количестве резервировать товар, то резервирование может быть произведено автоматически. Будет проанализировано наличие товара на указанном в заказе месте хранения и, в случае если товар в необходимом количестве есть в свободном остатке, система зарезервирует этот товар. При ручном резервировании в рамках одного заказа можно выбирать разные склады для уста­новки резерва.

Корректное использование подсистемы резервирования возможно только в случае, когда в конфигурации организован товарный оборот с учетом заказов и при каждом движении ТМЦ анализи­руется свободный остаток или остаток по соответствующему за­казу.

В системе можно отдельным документом корректировать сущест­вующие резервы, например, осуществить переброску резерва ме­жду складами, между заказами, снять резерв.

Срок резервирования

Резерв - это свойство складских остатков в контексте времени. Для одного момента времени товары на складах могут быть заре­зервированы, для другого — нет. Товары, не зарезервированные ни под какой заказ, называются товарами в свободном остатке.

В общем случае товары на складах могут быть зарезервированы на срок с момента оформления заказа до отгрузки заказа. Однако в ряде случаев можно указать условие на срок резервирования товара, например, в зависимости от факта оплаты этого заказа покупателем. Для каждого заказа можно установить свойство держать резерв неограниченное количество времени вне зависи­мости от оплаты заказа или по истечении определенного срока резерв по неоплаченному заказу будет снят.

Размещение заказов покупателей в заказах поставщикам

Этот механизм позволяет указывать для заказов, сделанных по­ставщикам, их назначение, т.е. для выполнения каких заказов по­купателей сделан заказ на покупку у поставщика. Этот механизм можно использовать для товаров, которые закупаются, а, соответ­ственно, и заказываются, с целью перепродажи и для материалов.

Указание заказа поставщика для обеспечения заказа покупателя называется размещением заказов покупателей в заказах постав­щикам. Размещение производится только в фактически оформ­ленных заказах поставщикам, а не в планируемых. Т.е. в системе не хранится набор заказов покупателей, требующий размещения в заказах поставщикам. Если на момент попытки размещения заказа покупателя нужный заказ поставщику не создан, то этот заказ остается не размещенным.

Механизм удобно использовать, когда заказ поставщику оформ­ляется по мере накопления потребности в этом, то есть по мере накопления определенного пакета заказов покупателей.

Это удобно использовать и для отложенного резервирования, то есть по мере того, как будет выполняться заказ поставщику, то­вар, заказанный покупателем и размещенный в этом заказе, будет переходить в разряд зарезервированного.

Как и резервирование, размещение заказов может проводиться вручную или с помощью определенных механизмов авторазмеще­ния. Вручную можно указать в заказе покупателя для каждого товара в каком заказе поставщика разместить заказанное количе­ство. Аналогично в заказе поставщику можно указать, какой заказ покупателя будет соответствовать заказываемому количеству.

Размещение заказа можно произвести и автоматическим спосо­бом. При этом система сама подберет для каждого товара в заказе подходящий заказ поставщика.

Чтобы избежать коллизии при совместном работе режимов авто­матического резервирования и автоматического размещения в системе принято правило, что вначале производится авторазме­щение заказа, а потом авторезервирование.

Возможные варианты использования этих двух режимов можно прокомментировать следующим образом:

Авторезервирование, Авторазмещение. Оптимальный, полно­стью автоматический режим. Его использование предназначено для предприятий, работающих со склада, но делающих заказы поставщикам под свои объемы реализации. В этом режиме заказ при прове­дении автоматически размещается в заказах постав­щикам, а оставшаяся часть товара в резервах на скла­дах.

Авторезервирование, Не Авторазмещение. Этот режим пред­назначен, прежде всего, для работы «со склада», то есть когда размещения заказов покупателей в заказах поставщикам не требуется. В этом случае закупка

выполняется на склад, а продажа осуществляется только со склада (по наличию). В этом режиме авто­матического размещения в заказах не происходит. Однако в этом режиме возможно ручное размещение в заказах поставщикам. Таким образом, другой сто­роной этого режима является явный приоритет раз­мещения в заказах перед резервированием, то есть только то, что не размещено, резервируется автома­тически.

Не Авторезервирование, Авторазмещение. Этот режим пред­назначен в основном для работы «под заказ». Т.е. то­вар автоматически не резервируется на складе, а раз­мещается в имеющихся заказах, в которых это воз­можно. Тогда товар резервируется только при посту­плении товара от поставщика. Однако если на складе есть товар, устраивающий клиента, то его можно за­резервировать. Таким образом, другой стороной этого режима является явный приоритет резервирования, перед размещением в заказах, то есть только то, что не зарезервировано, размещается автоматически

Не Авторезервирование, Не Авторазмещение. Это полностью ручной режим, который означает, что никакие авто­матические механизмы не изменяют состояние его резервов и размещения. Предназначен для случаев, когда пользователь хочет вручную самостоятельно вести резервы и размещение заказов, и его не устраи­вают предлагаемые автоматические режимы.

Операции с заказами

Помимо описанных операций над заказами, можно проводить следующие действия:

Распределение заказа по складам. В этой операции для позиций заказа указывается исходное место хранения резерва и конечное. Если заданы оба параметра, то это будет означать изменение места хранения резерва. Если за­дано исходное место хранения, но не задано конеч­ное, то резерв будет снят с исходного места храненияи переведен в свободный остаток. Если указано толь­ко конечное место хранения, то по этому месту хра­нения будет оформлен резерв за счет свободного ос­татка.

Распределение заказа по заказам поставщикам. Режим, анало­гичный предыдущему, но относящийся к системе размещения заказа покупателя в заказах поставщи­кам. Вместо мест хранения фигурируют заказы по­ставщикам. Аналогичным образом для заказов по­ставщикам можно изменить заказы покупателя, кото­рые в них размещены.

Распределение заказов по складам и по заказам поставщикам. Операция включает в себя возможности предыдущих двух операций. Основное назначение этого режима -иметь возможность перекидывать товар с размещения в заказе на резерв и с резерва в размещение в заказе. Т.е. в качестве исходных значений может быть указан склад резервирования, а в качестве новых - заказ, и наоборот.

Списание по заказу. Списание ТМЦ, учитываемых в рамках за­каза при их порче.

Перемещение ТМЦ. Возможно несколько вариантов этой опера­ции: перемещение со склада на склад товаров по ука­занному внешнему заказу.

Корректировка резерва. Можно проводить резервирование това­ров и корректировку резерва вручную.

Отгрузка по заказу. Операция, позволяющая выполнить внеш­ний заказ. При этой операции со складов списывают­ся заказанные контрагентом ТМЦ. Причем, списание идет сначала, исходя из зарезервированного объема продукции под этот заказ, а потом из свободного ос­татка. Если ТМЦ для одного заказа зарезервированы на разных складах, то из заказа можно оформить сра­зу пачку документов на отгрузку с этих складов. При оформлении отгрузок есть возможность указать от­куда отгружать ТМЦ - списывать ли объем зарезервированных под заказ ТМЦ или списать из свободно­го остатка.

Поступление по заказу. Операция, позволяющая выполнить за­казы поставщикам и фиксирующая факт поступления ТМЦ на склады организации.

Списание материалов в производство под заказ. Операция по­зволяет списать в производство материалы, которые были зарезервированы под заказ с целью использо­вать их для изготовления продукции под этот заказ. Если ранее резерв не был оформлен на материалы, то списываются материалы из свободного остатка, они автоматически резервируются при списании в произ­водство под заказ.

Закрытие заказа. Операция, позволяющая снять заказы покупа­телей или поставщиков с учета. Снятие с учета невы­полненной части заказа, оплаты и всех резервов про­изводится автоматически. Может использоваться в случае расторжения сделки или в случае, когда счи­тается, что заказ выполнен, даже если по данным уче­та он не сошелся «в ноль». Например, был оформлен заказ на поступление вагона зерна (древесины и т.п.). В вагон не влезло незначительное количество зака­занного товара. В этом случае последующая оплата делается на сумму реально поступившего товара. Ос­татки заказанного, но не доставленного товара по за­казу просто списываются, как не требующие выпол­нения.

Основные объекты подсистемы в конфигурации

Для оформления заказов покупателей и заказов поставщикам в системе предназначены документы «Заказ покупателя», «Заказ поставщику». Если заказ является заказом на торговые операции, то вид операции в документе выбирается равным «продажа, ко­миссия», если заказа на переработку давальческого сырья, то вид операции будет «переработка».

Для раздельного учета партий ТМЦ, зарезервированных под за­каз и раздельного учета затрат в договоре контрагента должна быть включена настройка «Обособленный учет товаров по зака­зам покупателей». Для учета затрат по заказам на переработку установка данного параметра не влияет на учет.

Для автоматического резервирования ТМЦ в заказах должен быть включен флажок «Авторезервирование». Для автоматиче­ского размещения заказов покупателей в заказа поставщикам -флажок «Авторазмещение».

Резервирование поступивших ТМЦ может быть выполнено при поступлении (документ «Поступление товаров и услуг», «Авансо­вый отчет»). В этом случае в документах поступление указывает­ся соответствующий заказ покупателя.

Для корректировки заказов предназначены документы «Коррек­тировка заказа покупателя», «Корректировка заказа поставщику».

В случае, когда заказ выполнен не полностью, и перспективы его выполнения нет, он может быть закрыт вручную. Для этого суще­ствуют документы «Закрытие заказов покупателей», «Закрытие заказов поставщикам».

Заказ покупателя можно разместить вручную в заказах постав­щику с помощью документа «Размещение заказа поставщику».

Для ручного резервирование товаров на складах, а также коррек­тировки существующих резервов предназначен документ «Резер­вирование товаров».

На основании заказа покупателю может быть выписан счет, оформляется операция документом «Счет на оплату покупателю».

При получении счета на оплату от поставщика этот счет может быть зафиксирован документом «Счет на оплату поставщика».

Для анализа заказов существует ряд отчетов:

• «Заказы покупателей» - в отчете показываются все незавер­шенные на дату оформления отчета заказы покупателей. То есть показываются те заказы, по которым необходимо произ­вести отгрузку товаров;

«Заказы поставщикам» - в отчете показываются все незавер­шенные на дату оформления отчета заказы поставщикам;

«Ведомость по заказам покупателей» - показывается полная информация по выполнению заказов покупателей за опреде­ленный период в части отгрузки товаров. В отчете выводятся только количественные показатели. Аналогичный отчет реали­зованы для оценки состояния заказов поставщикам ;

«Анализ заказов покупателей» - отчет предназначен для ана­лиза состояния открытых заказов покупателей на определен­ный момент времени. В отчете показывается состояние отгруз­ки и оплаты по заказам. Аналогичный отчет реализованы для оценки состояния заказов поставщикам;

«Анализ причин закрытия заказов» - отчет предназначен для анализа причин закрытия заказов покупателей и заказов по­ставщикам, эти причины устанавливаются в документах за­крытия заказов.