22. Автотекст создаётся на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляются в документ.

Для ввода Автотекста

1. Установить курсор на месте вставки;

2. Выбрать команду Вставка \ Автозамена \ вкладка Автотекст.

На вкладке Автотекст в группе Имя элемента выделить нужный элемент в списке и нажать кнопку Вставить. Или ввести новый текст в поле над списком и нажать Добавить.

Автозамена позволяет при вводе одни слова менять на другие. Эффективно используется при вводе длинных названий организаций, их адресов, символов которых нет на клавиатуре, слов в которых допускаются ошибки и т.п

На вкладке Автозамена в поле Заменить ввести слова для замены, а в поле На: ввести символы на которые необходимо заменять при вводе слова и нажать на кнопку Добавить в словарь.

Слияние документов

Для подготовки большого количества копий одного документа, которые будут отличаться только отдельными деталями, например, именем и адресом получателя имеется возможность организовать слияние документов.

Для выполнения этой процедуры необходимо иметь:

• Главный (основной) документ, содержащий постоянную информацию (любой стандартный текст);

• Документ – источник данных, для хранения переменной информации (база данных или таблица, состоящая из однотипных записей).

Пользователь создаёт общую часть письма и специальный адресный файл из однотипных записей с именами, адресами.

Фамилия – F1, Имя – F2, Отчество – F3, адрес – F4.

Каждая запись включает в себя определённое число полей.

Например, необходимо разослать письма абитуриентам, сдавшим успешно экзамен и поступившим в ВУЗ.

Главный документ – шаблон

F1^F2^F3^F4^

Уважаемый г. F1^F2^F3^,

Сообщаем, что Вы зачислены на первый курс ПГАТИ на отделение Многоканальной электросвязи.

Председатель приёмной

комиссии, профессор

Мишин Д.В.

Орлов Александр Михайлович

Самара; Садовая-220, кв. 15

Уважаемый г. Орлов Александр Михайлович, сообщаем, что Вы зачислены на первый курс ПГАТИ на отделение Многоканальной электросвязи.

Председатель приёмной комиссии, профессор

Мишин Д.В.

Документ – источник

F1^ Орлов

F2^ Александр

F3^ Михайлович

F4^ Самара; Садовая-220, кв.15

F1^ Иванов

F2^ Евгений

F3^ Иванович

F4^ Самара; Тополей- 15. кв. 4

F1^ Семёнов

……

Готовится общая часть письма и адресный файл всех зачисленных абитуриентов. В верхней части письма специальными операторами – это F1^, F2^, F3^, F4^ следует указать, где и какие поля из адресного файла должны быть помещены для каждого получателя. В результате Word автоматически напечатает все письма, содержащие помимо основной части адрес и данные каждого зачисленного абитуриента.

Выполняется слияние с помощью команды Сервис \ Слияние.

Дополнительные возможности WinWord Создание таблиц и работа с ними

Любая таблица состоит из нескольких столбцов и нескольких строк. Основной элемент таблицы – ячейка.

MS Word предусматривается два способы создания таблицы:

1. Преобразование в таблицу существующего текста. Для этого: выделить преобразуемый текст и вызвать команду Преобразовать в таблицу в меню Таблица;

2. Создание пустой таблицы с последующим заполнением её ячеек:

• С помощью команд меню Таблица;

• С помощью кнопки Вставить таблицу на панели инструментов Стандартная;

• С помощью мастера Таблиц и панели инструментов Таблицы и границы .

Редактирование таблицы

Сочетания клавиш	Перемещение курсора
Tab, 	на ячейку вправо
Shift + Tab, 	на ячейку влево