1.3.4. Электронные таблицы

Табличный процессор – категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Среди табличных процессоров наиболее распространенными являются различные версии Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, SuperCalc, OpenOffice Calc.

Табличный процессор MS Excel – программа, предназначенная для хранения и обработки числовой и текстовой информации. С ее помощью можно решать экономические, математические, инженерно-расчетные задачи, проводить статистическую обработку данных, а также отражать числовую информацию в виде графиков и диаграмм.

Файл в MS Excel представляет собой рабочую книгу, содержащую до 256 листов.

Каждый лист состоит из набора строк и столбцов. Строки и столбцы идентифицируются. Идентификаторами строк являются числа в интервале от 1 до 65536, а в качестве заголовка столбцов используются буквы латинского алфавита от A до ZZ. Пересечение строк и столбцов образует ячейку. Каждая ячейка имеет свой определенный адрес, который складывается из сочетания названий столбца и строки. Например, А2, С50, ZX1 и т.д.

В Microsoft Excel поддерживаются три типа данных:

– текстовые данные;

– числовые константы;

– формулы.

Текст – это любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Числовые константы, использующиеся в Microsoft Excel, можно разделить на целые, вещественные, дату и время. Для записи числовых констант можно использовать различные форматы. После ввода числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.

Для изменения формата ячейки используется команда «Формат – ячейки».

Формулы представляют собой последовательность значений, ссылок на ячейки, имен, функций или операторов и вычисляют новое значение на основе существующих. Начинаются они всегда со знака равенства (=).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим (Сервис – Параметры – вкладка Вид), тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к перерасчету значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями, и тем самым к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

В Excel можно автоматизировать процесс заполнения данных, используя маркер автозаполнения. Для того, чтобы воспользоваться маркером атозаполнения необходимо установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Указатель мыши примет форму крестика. Перетаскивание маркера заполнения позволяет «размножить» содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в строке или столбце. При этом программа Excel способна автоматически продолжать последовательности дней недели, названия месяцев, полных дат и произвольных чисел. Можно задать закон изменения последовательности значений, тогда разность между двумя выделенными ячейками при автозаполнении будет означать шаг изменения последовательности.

Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа. Ссылками указываются ячейки, значения которых нужно использовать в формуле. С их помощью можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах листа, а также применять значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Кроме этого, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах или даже в другой книге, либо на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками.

В Excel существует три вида ссылок:

– относительные;

– абсолютные;

– смешанные.

По умолчанию при обращении к ячейке в формуле используется относительная ссылка.

Например, A1, ZС45.

При перемещении или копировании формулы относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения.

Если при копировании формулы необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной ссылкой. В абсолютной ссылке, при указании номера ячейки, перед именем столбца и перед номером строки ставиться знак «$».

Например, $A$1, $B$12 и т.п.

Кроме этого, можно использовать смешанные ссылки, например, A$1 или $A1. Часть ссылки, не содержащая знак «$», будет обновляться при копировании, а другая часть, со знаком «$», останется без изменения.

На данные расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться как на единое целое. Такая группа выбранных ячеек называется диапазоном. Для выбора прямоугольной области необходимо перевести указатель мыши в один из углов выбираемой области и, удерживая левую кнопку мыши, протянуть указатель в противоположный угол области. Для выбора целых строк и столбцов можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области. Щелчок на кнопке в верхнем левом углу области позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать несмежные диапазоны. Группа смежных ячеек разделяется двоеточием, несмежных – точкой с запятой. Например: A1:C18, A1;C18.

С помощью специальной настройки программы командой «Сервис – Параметры» – вкладка «Общие», можно использовать другой тип обозначения ячеек таблицы, например R1C12, при котором латинская буква R означает строку, а С – столбец.

Для выполнения вычислений на листах книги можно использовать стандартные функции Microsoft Excel. Чтобы использовать функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку листа. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор величин, операторов и функций. Если функция стоит в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Функция – это переменная величина, значение которой зависит от аргументов. Для задания функции используется «Мастер функций» из меню «Вставка». Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список аргументов, отдельные аргументы разделяются в списке знаком «;».

Скобки используются для обозначения начала и конца списка аргументов. Они должны быть парными. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов, значений ошибок или ссылок. Задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными.

Существует несколько категорий функций, которые используются в зависимости от поставленной задачи.

Например, для итоговых вычислений используются функции категории Статистические. Например: СУММ, Макс, СРЗНАЧ. Логические функции используются в случаях, когда необходимо выполнить те или иные действия в зависимости от выполнения каких-либо условий. В Excel имеются следующие логические функции: ЕСЛИ, И, ИЛИ, ИСТИНА, ЛОЖЬ, НЕ.

Excel выводит в ячейку значение ошибок, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки (таблица 3).

Таблица 3

Коды ошибок Microsoft Excel

В Excel предусмотрена возможность графического представления данных в виде диаграмм.

Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или поместить ее на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи, размещение диаграммы. Мастер диаграмм может быть вызван из меню «Вставка», также на основной панели имеется пиктограмма для вызова Мастера диаграмм.

Если вносятся изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму.

Гистограмма применяется для отображения дискретного изменения одной или нескольких величин в разных точках.

Круговая диаграмма служит для сравнения нескольких величин в одной точке.

В Excel имеется возможность обработки списков данных. Список – это множество строк листа имеющих фиксированную упорядоченную структуру. Все ячейки в данном столбце содержат один и тот же тип данных. Верхняя строка списка содержит имена (названия) столбцов.

Со списком можно выполнять различного вида обработку. Работа со списком выполняется с помощью пункта меню «Данные».

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов.

Чтобы выбрать из списка часть данных, удовлетворяющих некоторым условиям, применяют фильтр. В Microsoft Excel доступны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр (команды «Данные – Фильтр – Автофильтр» и «Данные – Фильтр – Расширенный фильтр»).