Системы электронного документооборота (эд)

Электронный документооборот – система манипулирования служебными электронными документами в стандартизированной форме и на основе принятых в системе регламентов.

Документ в электронной форме отражает данные допускающие преобразования в такую форму, которая будет однозначно воспринята человеком. Электронный документ хранится на машинном носителе. Основными требованиями к системе электронного документооборота являются:

1. соответствие стандартам форм документов

2. распределённость обработки

3. масштабируемость – возможность расширения системы

4. модульность построения – наличие логически выделенных независимых частей системы для выполнения закреплённых за ними функций

5. открытость системы – возможность интеграции с другими программами

6. переносимость а другие аппаратные платформы.

Система электронного документооборота организуется:

1. Организация электронных документов в виде файлов на машинном носителе

2. Управление электронными документами

3. Передача электронных документов по компьютерной сети

4. Групповая работа над электронными документами

5. Управление потоком работ при сложных алгоритмах работы с документами

Основные процедуры управления электронными документами следующие:

1. Создание электронных документов – реализуется с помощью различных текстовых редакторов, издательских систем, редакторов изображений, получаемых от сканеров и другие программные продукты

2. Хранение электронных документов – реализуется с помощью систем управления базами данных

3. Система манипулирования электронными документами – здесь можно создавать различные системы хранения документов, работать с версиями документов, осуществлять контроль исполнения документов, электронно распространять документы, сохранять историю работы с документами, тиражировать документы, вести архивы и ограничивать доступ к документам.

Существуют универсальные и специализированные системы управления документами. В отличие от универсальных, специализированные позволяют создавать, рецензировать, редактировать и подготавливать документы к распространению. Так же они сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним. Такие системы обеспечиваю многоуровневое хранение документов на различных носителях и миграцию документов с одного уровня на другой. Такие системы имеют обширную библиотеку, электронную почту, систему телеконференций, доску объявлений электронный ежедневник, для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями. Примером является система “Директрум”.

В подобных технологиях реализуется групповая работа с документами. Такая технология поддерживает сетевой доступ к файлам и базам данных, электронную почту, пересылку файлов, просмотр и интерпретация с использованием гипертекстовой технологии. При этом обеспечивается накопление документов в почтовых ящиках исполнителей, использование электронно-цифровых подписей, одновременная работа с электронным документами.

Технология хранилищ данных (ХД)

Это предметно-ориентированные интегрированные, привязанные ко времени и неизменяемые данные, для поддержки процесса принятия управленческих решений. Основные свойства хранилищ данных:

1. Свойства предметно - ориентированности – данные в ХД организованы вокруг существенных аспектов прикладной деятельности

2. Интегрированность – информация в ХД представлена в виде целостной структуры, которая обеспечивает возможности анализа данных

3. Привязка ко времени – атрибут времени присутствует в ХД в реальном виде

4. Неизменяемость – данные, попав ХД никогда не изменяются, а только пополняются новыми данными из оперативных систем, где данные постоянно меняются.

В общем виде структуру хранилищ данных можно представить в следующем виде: