Особенности аналитического учета денег в кассе

• Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой книге. Порядок ведения кассовой книги установлен Центральным банком, а форма регист­ра — постановлением Госкомстата от 18.08.98. №88 (в ред. от 03.05.2000)

• Предприятие может иметь только одну кассовую книгу, движение денежных средств в операционных кассах отражается в книгах касси­ров-операционистов

• Если касса предприятия проводит операции с иностранной ва­лютой, то записи в ней делаются в рублях в пересчете по официальному курсу на дату выдачи или получения средств и одновременно в ва­люте операции, для учета которой открываются аналитические счета, регистрами по которым может служить кассовая книга. В последнем случае предприятие, будет вести книги по каждому типу валюты

• Кассир обязан делать записи в кассовой книге сразу после каж­дого приема и выдачи денег с указанием документа, на основании которого выполнена операция

• По окончании каждого дня кассир обязан подвести итоги по приходу и расходу денежных средств за день, определить остаток денег в кассе на следующее число и пере­дать в бухгалтерию отчет кассира. Отчет кассира представляет собой отрезную часть, являющуюся полной копией кассовой книги с приложенными к нему приход­ными и расходными кассовыми документами

• Контроль ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера

Основанием для записи кассовых операций на счетах синтетического учета служит отчет кассира с приложенными к нему первичными документами

Первичные документы по учету кассовых операций:

1) Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе

2) Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

3) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

4) Кассовая книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

5) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Учет денежных средств на счете 50 «Касса»

Все кассовые операции отражаются по счету 50 «Касса». По де­бету отражаются все поступления в кассу, а по креди­ту — выдачи из нее. Счет 50 «Касса» ведется по трем субсчетам: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы».

Счет 50-1 «Касса организации»

На первом субсчете отражается движение денег в главной кас­се предприятия. Основным источником их поступления в кассу служит снятие наличных денег по чекам с банковских счетов. При проверке данной операции необходимо убедиться, что в корешке чека, приходном ордере и отчете кассира указана идентичная сум­ма, и сравнить ее с банковской выпиской по счету. Поступление наличных денежных средств в кассу с банковских счетов отража­ется по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 51 «Расчетные сче­та» или 52 «Валютные счета», если средства снимаются в ино­странной валюте.

В предприятиях, ведущих расчеты с населением (предприятия торговли, общественного питания, бытового обслуживания, транспорта), основная часть наличных денег поступает в кассу в виде наличной выручки, которая проводится по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 90 «Продажи». Помимо поступлений со счетов в банках, наличные денежные средства вносятся в кассу подотчетными лицами, рабочими и слу­жащими, покупателями и другими контрагентами.

Наличная выручка и остатки денежных средств в кассе сверх установленных лимитов сдаются в банк. Если деньги передаются кассиром предприятия непосредственно в кассу банка, то списа­ние денег проводится по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета», если возвращается валюта. Если выручка пере­дается инкассаторам или сдается на почту для перевода на счет, то дебетуется счет 57 «Переводы в пути»

Счет 50-2 «Операционная касса»

На субсчете 50-2 «Операционная касса» отражаются поступле­ние денежных средств в операционные кассы и их сдача в главную кассу или инкассаторам. Выдача денег из главной кассы в опера­ционные и возврат их фиксируется в книге учета принятых и вы­данных кассиром денежных средств (типовая форма № КО-5). При выдаче главным кассиром денежных средств в операционные кассы субсчет 50-2 «Операционная касса» дебетуется с кредита субсчета 50-1 «Касса организации», при сдаче средств в главную кассу составляется обратная запись

Счет 50-3 «Денежные документы»

Денежными документами называют приобретенные предприятием и находящиеся в его кассе различные расчетные, транспортные, почтовые и прочие документы, которые могут быть проданы или по которым возможно получение определенных услуг. Например, почтовые марки, марки госпошлины, проездные транспортные документы, путевки в дома отдыха и санатории, талоны и чеки предприятий общественного пи­тания и иные аналогичные им документы. Не относятся к денежным документам хранящиеся в кассах предприятий ценные бума­ги, учитываемые как финансовые вложения), материальные ценности (талоны на бензин, коносаменты, варранты, складские свидетельства), бланки стро­гой отчетности, учитываемые за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности».Денежные документы принимаются к учету и отражаются в балансе по фактическим затратам на их приобретение, а не по номиналу, в отличие от других де­нежных средств.

Денежные документы принимаются и выдаются кассиром по приходным и расходным кассовым ордерам и отражаются в книге учета движения денежных документов. Книгу учета можно вести на бланках или аналогично кассовой книге.

Бухгалтерия ведет учет движения денежных документов на основании отчета кассира, в качестве которого служат вторые экземпляры страниц книги учета движения денеж­ных документов.

Поступление денежных документов в кассу отражается по дебе­ту счета 50-3 «Денежные документы» с кредита следующих счетов:

• 50-1 «Касса организации» — при приобретении денежных до­кументов за наличный расчет;

• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при сдаче в кассу до­кументов, приобретенных сотрудниками предприятия; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при по­лучении денежных документов по безналичному расчету, например при получении билетов от транспортного агентства.

Денежные документы выдаются из кассы под отчет на команди­ровки, на хозяйственные расходы, например для оформления доку­ментов, требующих наклейки марок государственной пошлины, при отправке почтовой корреспонденции, или продаются за наличный расчет работникам предприятия, например путевки, билеты. Выдача денежных документов под отчет отражается по кредиту счета 50-3 «Денежные документы» и дебету счетов:

• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при выдаче докумен­тов под отчет, например билетов на проезд к месту командировки,

• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при воз­врате денежных документов, приобретенных по безналичному расчету, например при возврате билетов транспортному агентству,

• 26 «Общехозяйственные расходы» — при использовании де­нежных документов на нужды предприятия: отправка почтовой корреспонденции и т. п.;

• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при выда­че путевок работникам. При этом если путевки оплачиваются ра­ботниками только частично, то часть их стоимости, покрываемая предприятием, относится с кредита счета 50-3 «Денежные доку­менты» в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».